APTCC – Associação Portuguesa de Terapias Comportamental e Cognitiva

A APTCC – Associação Portuguesa de Terapias Comportamental e Cognitiva, utiliza o Gestix desde 2006.

É um software fácil de instalar em qualquer sistema, Windows, Mac ou Linux, e só é preciso instalar no computador principal, os outros postos de trabalho funcionam com o programa através de um simples Browser, mesmo em ipad, iphone e smartphones. A versão Cloud é ainda mais simples, basta um acesso à Internet para trabalhar a partir de qualquer dispositivo.

Hoje a equipa administrativa da APTCC recebe um especialista Gestix às 18:48 para resolver um problema que acabou resolvido às 20:20.

O Gestix Enterprise na APTCC
O Gestix Enterprise na APTCC

Um Windows XP com Gestix a faturar há 8 anos precisou de uma intervenção no local.

Não fazia backups do Gestix (dava uma mensagem a dizer que o ficheiro estava vazio), e por vezes ia abaixo quando fazia o SAFT.

Foram feitas duas cópias de segurança no menu Admin do Gestix antes de ser desinstalado o MySQL antigo (versão anterior a 4.1) e instalada a versão corrente, e o problema ficou resolvido.

O Gestix é o único software Cloud a funcionar tanto online como instalado localmente desde 2004 – 10 anos!

Personalização da Fatura e Ajuste de Impressão

Para alterar o formato da fatura ou fazer ajustes para melhor qualidade de impressão, abra o menu Admin | Logotipo.

com a recente introdução do QR-Code nas faturas, pode ser necessário ajustar a Margem Superior, e o Tamanho do Texto.

Ecrã da opção Logotipo (menu Admin)
  • Modelo de Impresso – influencia o formato da fatura
  • Modalidade de Logotipo – influencia o tipo de logotipo ou identificação da empresa em texto
  • Cópias por Página – utilizar sempre 1 Cópia/Página exceto com modelos desenvolvidos por encomenda
  • Formato das Datas – define a forma como as datas são apresentadas
  • Formato dos números – define o formato dos números (em Portugal utilizar sempre a vírgula como separador decimal.
  • Margem Superior – permite ajustar a margem de topo da fatura
  • Tamanho Texto – permite ajustar o tamanho da letra na fatura

Escolha as opções para obter o melhor resultado na pré-visualização e na impressão. Depois, para aplicar a todos os documentos, clique no botão Modificar Todos

Using your Gestix in global trading – example: Aviation Parts

The purpose of this article is to show how to configure Gestix in order to process quotes, orders, and subsequent invoices optimized for global trading.

gestix-for-aeronautics-order

This is a personalized version of Gestix’s “US” invoice layout that uses the Industry-specific option “Ship date by item” to enable entering the ship date for each item, and the “Article Options Set 1” as the table of “Parts Condition Codes”. All these parameters are found in the Admin menu.

Choosing the Industry-specific option “Ship date by item”.

gestix-for-aeronautics-01

Activating Article’s Options Grid. Fill the first data field with “Conditions” and leave the other field empty)

gestix-for-aeronautics-02

Entering Part Conditions Codes:

gestix-for-aeronautics-03

Configuring the order and similar documents to use the personalized version of the invoice layout (doc_template_aero.html)

gestix-for-aeronautics-template

 

After likewise checking all other involved document series, as needed, the configuration is complete.

Now, the every-day kind of tasks. Before entering the order into the system, lets checking the item file:

gestix-for-aeronautics-partnumber

And go on to entering the quote:

gestix-for-aeronautics-quote-draft

 

Then, the order and finally the invoice.

gestix-for-aeronautics-invoice

Send the PDF directly by email if you wish,

Invoice layout "Aviation Parts"
Invoice layout “Aviation Parts”

For more information call us at tel. (00 351) 213 477 410 or mail us through sales@gestix.com. Thank you.

 

 

Como fazer um recibo para entidade em regime IVA de Caixa

Quando o comprador opta pelo regime IVA de Caixa (VAT on Cash) na ficha do cliente escolher a classe “IVA de Caixa”
O recibo a cliente nestas condições, a ser emitido na data do recebimento, deve incluir:
– a identificação e os itens das faturas abrangidas
– a tabela de incidências de IVA
– a indicação “IVA Regime de Caixa”

Como fazer um destes recibos no Gestix?

Na ficha do cliente, verifique que a Classe da entidade é Regime IVA de Caixa.

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-1

Faça o recibo

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-2

Escolha a entidade

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-3

Na área de informação do cliente confirme que está assinalado “Regime IVA de Caixa”

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-4

Clique no botão Doc. Origem e escolha a fatura.

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-5

Grave o recibo

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-6

Verifique que o impresso contém os elementos necessários:

 

regime-iva-de-caixa-vat-on-cash-accounting-7

 

 

Criar um utilizador ou alterar definições

 

Criar novo utilizador ou alterar definições do atuais

 Este procedimento apenas poderá ser efetuado com um utilizador  com permissões de administrador no seu Gestix. 

No menu Admin | Utilizadores poderá adicionar utilizadores ou até alterar os atuais.

novo_utilizador

 

Finalize clicando no botão gravar e ficara utilizador habilitado. 

Para alterar o utilizador, na conta clique botão editar (lapis) 

alterar_utilizador

Edite as alterações e no fim grave.

Caso queira eliminar um utilizador bastará clicar no botão eliminar (X  a vermelho)

Imprimir códigos de barras com o Gestix Business 2014

Gestix permite imprimir etiquetas com código de barras, descrição e preço do artigo em folhas de etiquetas autocolantes de 1×1 a 14×4 etiquetas por página.

Este método utiliza um tipo de letra especial (Barcode Font) que deve ser instalado* no posto de trabalho onde se vai imprimir as etiquetas.

Produção das etiquetas

Preparar os artigos: verifique nas fichas que o campo código de barras está devidamente preenchido. Pode utilizar o leitor de códigos de barras para não ter de digitar os códigos.

Códigos de Barras nos artigos
Códigos de Barras nos artigos

No menu Artigos, selecione o mapa Códigos de Barras e escolha o formato pretendido.

Definir o formato das folhas de etiquetas autocolantes
Definir o formato das folhas de etiquetas autocolantes

Ao pressionar Prosseguir pode indicar o número de etiquetas a imprimir de cada referência.

Indicar o número de etiquetas a imprimir para cada artigo
Indicar o número de etiquetas a imprimir para cada artigo

Pressione o botão Imprimir para visionar o resultado antes de imprimir.

gestix-barcodes-4

Pressione novamente o botão Imprimir para escolher a impressora e imprimir o resultado.

*Instalação do tipo de letra “Barcode Font”

A primeira vez que é utilizado este sistema é necessário instalar o tipo de letra de código de barras. Existem versões pagas e versões gratuitas, o utilizador deve selecionar este componente em função das suas necessidades.

Descarregue o tipo de letra de códigos de barras disponibilizado pelo seu fornecedor (neste exemplo, a IDAutomation), e instale-o no computador que está a utilizar. Só é necessário instalar uma vez. Se não ficar logo disponível, reinicie o computador.

Para instalar, abra o ficheiro do tipo de letra descarregado, e clique em Instalar.

Instalar o tipo de letra Código de Barras
Instalar o tipo de letra Código de Barras

(Se necessário, consulte o manual do seu computador/posto de trabalho para informação sobre se suporta o tipo de letra e como o instalar).

Depois, abra o Gestix e edite o parâmetro usr_barcodefont colocando no campo Valor o nome do tipo de letra instalado.

Definir no Gestix o parâmetro usr_barcodefont
Definir no Gestix o parâmetro usr_barcodefont

O Gestix fica então pronto para gerar os códigos de barras da forma anteriormente descrita.

Outras soluções

Soluções alternativas para produzir etiquetas personalizadas de códigos de barras: adquirir uma impressora específica, a qual geralmente vem com programas para compor e imprimir as etiquetas, importando os dados por folha de cálculo ou de outra forma.

Definir um Plano Anual no Gestix Budget

O Gestix Budget associa as transações financeiras (recebimentos, pagamentos) a rubricas (ou categorias) do Plano Financeiro que o utilizador define no menu Budget.

bdbudget-pt1

No menu Rubricas, se não existir um plano para um dado ano, não aparece a possibilidade de selecionar esse ano no topo da página.

budget-pt2

Ao entrar o novo ano, se já trabalhou com o Gestix Budget no ano anterior, pode iniciar o Plano Anual a partir do Plano do ano anterior. Nesse caso é recomendado selecionar o ano anterior e efetuar a operação Rubricas / Check Structure acessível através de links no final da página.

budget-pt6

Neste exemplo, assumimos que estamos em 2015 e temos um plano finceiro de 2014 cuja estrutura pretendemos conservar. Vamos assim escolher a opção de criar o plano de 2015 por cópia do plano de 2014.

Abra o menu Plano do Ano e selecione o ano que pretende criar (neste exemplo selecionamos 2015)

budget-pt3

São então apresentadas as opções disponíveis para criar o plano do ano selecionado.

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Selecionamos o ano cujo plano pretendemos reutilizar e clicamos no botão junto para concretizar. Após uns instantes, é apresentado o resultado, um plano em branco.

budget-pt5

Se não tem plano anterior, ou simplesmente pretende criar um plano novo, pode usar o Plano de Exemplo.

Criar Plano Financeiro
Criar Plano Financeiro

Este plano simples, define um número reduzido de rubricas para receitas e para despesas.

gestix-budget-exemplo-2

Pode ser preenchido facilmente com as verbas anuais e é feita a distribuição dos valores pelos meses do ano, ou mês a mês.

Inserir a Previsão no Plano Financeiro
Inserir a Previsão no Plano Financeiro

A apresentação em milhares de Unidades Monetárias facilita a leitura de mapas com números grandes.

O Plano Financeiro em milhares de Euros
O Plano Financeiro em milhares de Euros

Por fim, no menu Preferências, pode atribuir uma rubrica do seu plano a cada uma das séries de faturação/compras que regista no sistema.

gestix-budget-exemplo-3

Como reiniciar os numeradores de faturas?

Se pretende alterar a sequência de numeração das faturas ou outros documentos, antes de emitir um documento no novo ano, pode alterar o numerador (campo Próx. Número) de cada uma das séries de documentos que utiliza.

Se o utilizador não fizer nenhuma alteração, o Gestix mantém a numeração na sequência anterior, sem nunca repetir o número do documento.

Se o utilizador pretender iniciar o numerador no início do ano, recomenda-se que o faça precedendo o número por um prefixo de ano, como por exemplo:

2014-0001, ou 20140001.

No menu Admin | Doc. Faturação, editar cada uma das séries

Numeradores de Faturas/etc

Definir o número do próximo documento

Reiniciar o numerador de uma série de faturação
Reiniciar o numerador de uma série de faturação

Fazer o mesmo para cada uma das séries pretendidas

Numeradores reiniciados para 2014
Numeradores reiniciados para 2014

 

Ao fazer a próxima fatura, o novo número será apresentado

Novo ano, novo número de fatura
Novo ano, novo número de fatura

Se a sua empresa estiver sediada em Portugal, devido a constragimentos do site da AT, é recomendado incluir o prefixo do ano, pois o site das Finanças está a rejeitar documentos que tenham número exatamente igual ao de um documento que já tenha sido comunicado em nome dessa entidade. Dessa forma se recomeçar as faturas do número 1 e já tiver comunicado faturas com a mesma numeração, o ficheiro será rejeitado pelo site das Finanças.

Comunicado da ASSOFT
Comunicado da ASSOFT