With the Gestix ERP you can easilly issue a payment receipt for part of an invoice.
Here we go through the steps to process a customer payment, from the Invoicing menu, whereas a similar procedure would be performed for processing payments made to suppliers from the Purchasing menu.
Open the Invoicing menu and click Receipt, New.
Here we’re clicking the Search button to choose the customer from a pop-up list.
Then we click the button labeled Document to select the invoices being paid, then we click over Select All to add those invoices to the receipt.
Since the customer is paying the amount of GBP 446,52 and the selected invoices total is greater than this, we want to edit the amount paid for, say, the last of the three invoices. Click the little pencil button labeled Edit at the left hand side of the line.
Now let’s enter the correct amount and click the little button labeled Save next to the Paid Amt field.
Click the Save button at the top of the document, and it’s ready to print or send by email.
For more information please check the Gestix website at http://gestix.com
A margem de lucro no Gestix ERP é calculada de acordo com as seguintes fórmulas.
Margem de lucro por unidade ($) = Preço de venda por unidade – Custo por unidade ($)
Margem (%) = Margem por unidade ($) / Preço unitário de venda ($) * 100%
Assim, se por exemplo um produto custa 10 euros e é vendido por 15, a margem unitária é de 5 euros, logo a margem em percentagem é 5/15*100% = 33,3% de margem aprox.
É possível configurar as definições do Gestix por forma a emitir um aviso ao utilizador quando ao detetar uma possível venda do artigo abaixo da margem de lucro mínima, definida ao nível do artigo.
No menu Admin | Definições, a secção Processamento de Itens do Stock dá três opções: 1) Ignorar a margem de lucro definida na ficha (definido por omissão), 2) avisar quando margem mínima é violada, e 3) impedir que a margem mínima seja violada.
Menu Admin | Definições | Processamento de Itens do Stock
Fórmula para folha de cálculo:
Cáculo da Margem de Lucro Unitária, tal como definida no Gestix ERP
Para definir o número de casas decimais utilizado nos preços unitários entre 0 e 5, editar as definições da moeda:
No menu Moeda ou Multi-moeda, clicar na moeda a editar.
Clicar no lápis.
Fazer a alteração no campo Decimais Preços Unitários, colocar o número de casas pretendido.
A cópia de segurança do Gestix extrai um ficheiro para o seu computador com uma cópia dos dados armazenados no momento. Esse ficheiro é do tipo GBK (Gestix Backup) e pode ser comprimido e arquivado em qualquer tipo de arquivo.
Como fazer uma cópia de segurança no Gestix
Abra o menu Admin / Cópia de Segurança
Clique no botão Criar Cópia de Segurança e aguarde uns minutos até que complete a descarrega do ficheiro.
O ficheiro é descarregado para o computador ou tablete,, para tal devendo existir espaço de armazenamento livre para o volume do ficheiro.
Dependendo do browser e sistema operativo utilizado, a manipulação do ficheiro difere. Porém, as operações mais comuns são comprimir o ficheiro e arquivar, ou descomprimir e utilizar o ficheiro.
Como obter no Gestix o mapa de existências em formato compatível CSV
Numa aplicação Gestix munida de gestão de stocks (com menu Artigos), adquirida depois de Janeiro de 2015 ou atualizada por subscrição do plano anual de atualizações/cloud, é disponibilizado o mapa de inventário em formato CSV compatível com o site eFatura.
Em geral, em todas as edições Gestix que tenham Stocks, é possível tirar o inventário à data atual do sistema.
Inventário à data atual no Gestix Business
No Gestix Enterprise é possível definir a data em que se pretende o inventário calculado.
Inventário a qualquer data no Gestix Enterprise
Para trabalhar e acertar os stocks recomenda-se a utilização de um dos novos Gestix Enterprise com capacidade para acertar stocks por folha de cálculo e gerar as entradas/saídas com os respetivos acertos.
Uma vez acertadas as existências utilizar o mapa Inventário por Armazém ou Inventário por Data se disponível na sua aplicação.
Inventário (Positivos) pronto a exportar para CSV
A o botão destacado Inventário produz a versão CSV dos valores mostrados.
Descarregar o ficheiro CSV do inventário no Gestix
Carregar o ficheiro CSV no eFatura
Permitir a conversão para XML deixando gravar a conversão num ficheiro local cujo nome não é importante.
Indicação do CSV validado no site das Finanças e-Fatura
Referências
Detalhes do ficheiro CSV do exemplo
Referências
Comunicação de inventários de existências
Já se encontra disponível o formato do ficheiro para comunicação de inventários de existências.Mais informação: Aqui
Informação prestada ao Comerciante pela AT:
Enviar Ficheiro Inventário
Sr. Comerciante, deve utilizar esta funcionalidade para comunicar o seu inventário, submetendo um ou mais ficheiros.
Se pretender comunicar o Inventário enviando mais que um ficheiro, deverá proceder à submissão de todos os ficheiros em simultâneo.
O envio, em data posterior, de um novo ficheiro, anulará a declaração efectuada anteriormente.
Caso indique mais do que um ficheiro, ou no caso de estar a enviar ficheiro em formato CSV, todos os dados serão extraídos automaticamente para um ficheiro único. Apenas esse ficheiro único será enviado para a AT.
As empresas sem existências e obrigadas por a lei a comunicar o Inventário, deverão seleccionar a opção ‘Não possuo existências‘.
(…)
Caso pretenda apenas validar o ficheiro utilize a opção ‘Validar‘, tendo em conta que o ficheiro não será enviado para processamento na AT.
Ecrã onde o comerciante pode validar e submeter o(s) ficheiro(s) CSV quer extraídos em aplicação informática quer preenchidos manualmente.
Uma contagem física do inventário, no final do ano fiscal, pode ser importada para o Gestix por folha de cálculo. Desta forma é possível corrigir stock e extrair a listagem de inventário a comunicar à AT.
2. A Entrada em Armazém resultante da Importação CSV
A importação do ficheiro da contagem (CSV) dá lugar ao registo de um documento de entrada em armazém, com as quantidades em stock por referência de artigo, referenciado como “Importação”. A data deste documento, que pode ser editada pelo utilizador, deve ser a do primeiro dia do ano a que respeita a contagem.
Gestix entrada de stock importaçao via CSV
3. Desconsiderar os movimentos de stock anteriores…
O parâmetro usr_stock_date permite definir a data da contagem inicial, antes da qual o sistema desconsidera os movimentos de stock para efeitos de inventário.
Quando se deseja fazer os stocks corresponder aos valores da contagem, ignorando todas as entradas e saídas anteriores, é possível com recurso a este parâmetro de configuração do Gestix ERP.
Por exemplo, para ignorar movimentos anteriores a 31 de Dezembro de 2014, registar o valor 2014-12-31 no parâmetro usr_stock_date e proceder conforme se indica nos passos seguintes.
recomeçar inventario a partir de data
4. Recalcular o inventário através da Verificação de Consistência
A operação Verificação de Consistência, acessível a partir do menu Admin, permite consolidar os valores do inventário e dos preços médios de custo, com base nos movimentos registados no sistema e na configuração do mesmo.
São eliminadas eventuais inconsistências fruto de alteração de documentos de entrada/fornecedor, ou da sua introdução fora de ordem cronológica, entre outras fontes comuns, ou excecionais, de inconsistência nos valores de custo médio ponderado.
verificação da consistência
Para fazer a verificação geral das existências clicar o botão Verificar todos os items.
Nota: esta operação deve ser realizada apenas quando nenhum outro utilizador está a operar o sistema.
Finalmente poderá ser extraída a listagem de inventário que reflete os movimentos registados na base de dados conforme à configuração do sistema.
O Gestix Enterprise oferece uma forma simples e versátil para gestão de projetos, obras e avenças com aplicações variadas.
Cada projeto concentra as transações de cliente e de fornecedor determinadas pelo gestor e permite gerir a orçamentação, faturação e entregas, bem como extrair estatísticas da execução do projeto.
Os projetos “Em Curso” podem ser associados a documentos de cliente e de fornecedor, quer no momento da sua criação, quer posteriormente, editando o campo projeto na consulta do documento.
A data de início e de fim do projeto permitem definir o período válido para movimentação desses projetos. Um projeto com data de início em branco não pode ser associado a um documento. Da mesma forma, o projeto não fica disponível se a data de fim estiver preenchida e for anterior à data corrente.
A forma mais prática de importar o ficheiro de artigos com a contagem de inventário é preparar a informação disponível no formato do ficheiro exemplo obtido no Gestix.
Na edição Gestix Business é possível importar as existências iniciais. É gerado um documento Entrada de Stock, o qual é editável a partir do menu Armazém, com uma linha para cada artigo com existências. Assim, após a importação do ficheiro é ainda possível editar as quantidades para efetuar qualquer acerto.
Na edição Gestix Enterprise, é também possível acertar as existências de artigos com movimento. O sistema gera uma Entrada de Stock ou uma Saída de Stock de forma a que, conjugada com a existência anterior do artigo, resulte no stock especificado na folha de cálculo.
1. No menu Artigos | Importar Ficheiro, descarregar o ficheiro exemplo
Nota: É importante fazer uma cópia de segurança imediatamente antes de importar os dados pois só assim é possível desfazer uma importação de dados caso o resultado final não seja o pretendido.
2. Abrir a folha de cálculo e preparar os dados a importar seguindo o formato do ficheiro.
Nota: caso existam várias listas de preços definidas no menu Artigos, o preço unitário é carregado na que estiver definida por defeito.
3. Testar a importação do ficheiro
4. Processar a importação do ficheiro. Os artigos que eventualmente já existam serão atualizados.
5. Os artigos importados registam um movimento de stock correspondente à quantidade indicada no campo Existência na importação de dados.
Symptom: Gestix is working before the computer is shut down however. Once the computer is restarted, Gestix stops with the following message.
Gestix complains about the database system
(It seems there is a problem with the database server. If the program was just working and you don’t know why this is happening, try reloading the page in a couple minutes. If the problem persists ask your system’s administrator attention to the problem.)
Although the MySQL Startup item seems to no longer work on OS-X 10.10, it’s possible to start it from the command line.
1. Open Finder | Applications | Utilities | Terminal
