Limite de Crédito por Valor e por Prazo – avisa operador caso o cliente esteja em incumprimento dos limites definidos, também em Propostas e Encomendas
Ao elaborar Fatura, permite selecionar o Cliente por morada ou outros dados: preencher os campos com os dados disponíveis e pressionar o botão “Procurar”
Faturação, etc, função Procurar: nova opção “Todos Exceto Anulados” no filtro por Estado do Documento
Permitir a geração de Referência Multibanco após a emissão do documento
Gestão de Produção: ao consultar a ficha de um Artigo, mostrar lista de eventuais produtos compostos de cuja composição faça parte
Gestão de Projetos: após selecionar o Projeto ao elaborar Fatura, mostrar o conteúdo do campo Observações ou parte deste
Fornecedores, Listagem de Compras, incluir informação da Ordem de Compra e do prazo de entrega concretizado
Faturação Automática oferece nova opção de faturação recorrende: “Quadrimestre” (período de quatro meses)
API de Faturação Loja Online com gestão de Números de Série/IMEI e Lotes
Comunicação à AT do ficheiro SAF-T para efeitos de teste da validade do ficheiro
Utilização de impressora POS (fatura/recibo em talão) habilitada em todas as edições Gestix
Mais opções na procura de Artigos por código e descrição, com dicas
Problemas Transitórios Corrigidos
Artigos, ao importar CSV, avisar utilizador quando o código do artigo é demasiado longo e não possa ser corrigido automaticamente
Listagem de Artigos por Data de Criação ou Modificação, ordenar também pela mesma coluna
API, corrigido erro esporádico na paginação do método GET invoices
Permitir a geração de Referência Multibanco após a emissão do documento
Clientes, Extrato de Conta em CSV, o saldo anterior não estava correto
Clientes, Ficha de Cliente, Conta: incluir o título do documento além do código da série
Ao inserir Taxa SIRCA na fatura não mostrar motivo de isenção de IVA
Relativo a Atualizações Anteriores
Novos Códigos de Motivo de Isenção de IVA a partir de 18 de Abril de 2023
A Lei n.º 17/2023, de 14 de abril, respeitante à isenção de IVA sobre determinados géneros alimentícios, entra em vigor a 18 de abril de 2023 e vigorará até 31 de outubro de 2023.
M26 – Isenção de IVA com direito à dedução no cabaz alimentar
Os novos códigos de motivo de isenção já estão disponíveis para utilização em todas as edições Gestix Cloud e por descarga online para soluções instaladas “on premises”.
O registo do cliente pode ser feito no menu Clientes, antecipadamente, ou no menu Faturação, ao fazer a Fatura.
No menu Clientes é possível aceder e editar todos os dados gerais e pessoais da entidade, bem como eventuais notas e observações.
Registo de Tarefas no menu Tarefas
Após o registo do cliente no Gestix podem ser registadas tarefas ou ações, que consistem numa descrição, data de início da tarefa (Data Limite), e data opcional para alerta do utilizador.
Registar uma Tarefa (Realizada ou Agendada)
Escolher Tarefas no menu lateral
clicar no botão + para adicionar
É apresentada uma ficha de Tarefa para preenchimento manual.
Dados da Tarefa
Originada– Utilizador e Data de registo da Tarefa
P/Utilizador – Utilizador a quem a Tarefa se destina
Data Limite – Data em que a Tarefa é realizada (por omissão é a data de de registo da Tarefa)
Cliente – ao qual a Tarefa fica associada
Tipo de Tarefa – Um dos tipos definidos pelo Utilizador no menu Tarefas ^ Tipos de Tarefa
Descrição – da Tarefa realizada ou a realizar
Tarefa Completada – deixar em branco no caso de agendamento de Tarefa, marcar com visto se ou quando a Tarefa estiver concluída
Notas – pode ser usado para registar informação sobre a tarefa ou ação realizada
Situação (texto)– descrição livre sobre a situação em que a Tarefa se encontra
Situação (data) – data em que a situação da Tarefa é avaliada
Alertar Em – colocar um visto quando for pretendido o alerta do utilizador bem como a respetiva data/hora no campo adjacente
Próximo Contacto – data de caráter informativo, opcional
Ao clicar Cliente é mostrada a lista dos clientes recentemente acessados. Clicar em Procurar para poder pesquisar por nome ou outros dados.
Ao clicar em Procurar é aberta uma janela que permite inserir o número do cliente (ID) ou parte do nome. Ao clicar na “lupa” é atualizada a lista com os eventuais resultados.
Para o utilizador ser alertado sobre a tarefa, ao entrar no seu Gestix, colocar um pisco no campo Alertar Em e selecionar a data do aviso.
Após inseridos os dados da Tarefa, clicar em Gravar. A adição de anexos a uma Tarefa (imagens, documentos) fica acessível após gravada.
O menu Tarefas apresenta a lista de Tarefas bem como alguns campos para filtrar a informação a apresentar.
Lista de Tarefas – Filtros
Utilizador – permite mostrar apenas Tarefas referentes a um dado utilizador, ou a todos
Tarefa Completada – Permite mostrar apenas Tarefas concluídas (opção Sim), apenas Tarefas agendadas (opção Não), ou todas.
Tipo de Tarefa – permite mostrar apenas Tarefas de uma dada tipologia, ou de todas.
Data Entre / E – permite restringir a lista de Tarefas às registadas ou devidas no período entre as duas datas inseridas (inclusive).
Filtro – permite inserir um texto a procurar na Descrição da Tarefa
Atualizar – aplica os filtros e apresenta a lista de Tarefas que satisfazem todas as condições
Consultar ou Editar Tarefa
No menu Tarefas, para consultar, editar ou eliminar uma Tarefa, primeiro verificar os Filtros e clicar Atualizar para mostrar a tarefa na lista, seguidamente clicar na Tarefa para aceder ao dados da mesma.
Os dados da Tarefa podem ser editados, sendo necessário depois clicar em Gravar (no topo do ecrã). Para eliminar a Tarefa clicar em Apagar.
Para adicionar um Anexo à Tarefa clicar no botão Escolher Ficheiro e selecionar a imagem ou PDF a arquivar no seu Gestix Cloud. Após inserido, poderá repetir o processo para adicionar mais anexos.
A lista de Anexos é apresentada com um olho e um X. O olho permite visualizar ou descarregar o anexo, o X permite remover o ficheiro do servidor.
Configuração inicial dos Tipos de Tarefa
Antes de começar a inserir Tarefas é conveniente aceder ao menu Tipos de Tarefa no topo do menu Tarefas (listagem), e adicionar as tipologias relevantes para a atividade. Os Tipos de Tarefa restantes, que não façam sentido, devem ser eliminadas.
Para adicionar um Tipo de Tarefa, clicar no botão + Para consultar, editar ou eliminar, clicar na lista de Tipos de Tarefa e acionar uma das opções do menu no topo do ecrã.
Atributos de Clientes (tags)
Atributos são campos definidos pelo Utilizador para ajudar a classificar o Cliente e extrair relatórios. Antes de começar a registar dados de Clientes no sistema é conveniente rever a configuração criada automaticamente pela aplicação.
O menu Atributos, no topo, permite configurar este setor da aplicação. Entre os Atributos definidos, aqueles que tiver a opção “Disponível para Critério de Listagem” são apresentados no menu Clientes para restringir a listagem de acordo com a seleção de cada atributo.
Para tal, no menu Clientes ^ Atributos, inserir as Tags que façam sentido para a atividade, como por exemplo, “Dono”, “Tratador”, “Associação”, “Cães”, “Gatos”, “Roedores”, etc.
Clicar no + para adicionar atributos.
Nome Atributo – o texto breve da “Tag”
Tipo – de visibilidade deste Atributo na aplicação
Informação – complementa dados do cliente
Disponível no POS – complementa dados do cliente e fica disponível no Ponto de Venda para ser editado pelo operador
Disponível para Critério de Listagem – complementa os dados do cliente e fica disponível para filtrar a listagem de cliente por um ou mais Atributos em simultâneo.
Marcado Por Defeito – colocar um visto caso se pretenda que este Atributo seja automaticamente ativado ao criar uma ficha de cliente
Clicar na lista para consultar, alterar ou eliminar o item.
Ao entrar na ficha do item é mostrado o menu no topo que permitem alterar, eliminar ou duplicar o Atributo.
É recomendado eliminar os atributos criados automaticamente pela aplicação e que não façam sentido para a atividade.
Consulta de Tarefas no menu Clientes
É possível aceder às Tarefas a partir da ficha do Cliente. Após selecionada a ficha do Cliente, o separador Tarefas permite aceder às Tarefas daquela entidade.
Notas
Está disponível API (Interface de Programação Aplicacional) para integração com aplicações ou dispositivos externos, permitindo a automação do registo de Tarefas/Agendamentos, entre outros.
As alterações ao nível da tabela de motivos de isenção de IVA, descritas no seguinte quadro, estão refletidas no Gestix ERP de forma a permitr ao Utilizador justificar as transações isentas de IVA de acordo com a prescrição legal aplicável.
Cortesia Paulo Marques (https://paulomarques-saberfazer-fazersaber.blogs.sapo.pt/), via Odélia Alves (C. C.)
Em caso de dúvida sobre o código exato a adotar em cada caso, o Utilizador deverá contactar o seu Contabilista Certificado ou a Autoridade Fiscal.
No menu Gestix Admin | Taxas de IVA, o detalhe da taxa 0 (Isento de IVA) deixa de ser editável (empresas sediadas em Portugal), apresentando sempre a tabela atualizada dos motivos de isenção de IVA cuja menção na fatura é obrigatória.
Serviços prestados via eletrónica a sujeitos passivos fora da União Europeia (e não só)
Apesar da operação não ser tributada em território nacional, subsiste a obrigação, por parte de prestador de serviços, de emissão de factura, sob a forma legal, com menção dos elementos a que se refere o n.º 5 do artigo 36.º do CIVA, designadamente do motivo justificativo da não aplicação de imposto, mediante aposição do seguinte: “Operação não localizada no território nacional ao abrigo da al. a), do n.º 6 do artigo 6.º do CIVA, à contrario”.
M40 IVA Autoliquidação Art. 6º n.º 6 alínea a) do CIVA, a contrário
Transmissões Intracomunitárias de Bens (não por via eletrónica)
” a operação só estará isenta ao abrigo da alínea a) do art.° 14° do RITI se o sujeito passivo, conforme esclarecido no Ofício-Circulado n° 30009, de 1999.12.10, estiver na posse de qualquer um dos meios de prova ali elencados. “
Em Faturação, ao consultar um Esboço ou Documento Recente, clicar em +/Novo Documento não respeitava a Série selecionada;
Arredondamento no cálculo de totais do SAFT corrigido;
Gestão de Pagamentos por Conta do Utente no SAFT corrigida;
Correção de falha na validação de endereços de email com o símbolo +
Outros melhoramentos e correções em função de comentários recebidos dos utilizadores, como por exemplo, ATCUD em Folha de Obra, Fatura à Consignação e Nota de Débito, e imperfeições nos menus de temas escuros.
Porque surge o erro “Série Inválida”?
Quando a série contém carateres inválidos no Código, por exemplo, o Gestix não a consegue registar, sendo necessário criar uma nova série em substituição da anterior.
Posso alterar a numeração em 2023?
Se pretender começar a numeração num número diferente de 1, pode editar a série e colocar o número pretendido no campo Próx. Número. É válido qualquer número, dentro do espaço disponível para escrever.
Estado da Série de Documentos
O estado das Séries de Faturação pode ser consultado na opção Séries de Documentos apresentada no topo dos menus de Faturação e Encomendas: https://blog.gestixsoftware.com/2022/12/gestao-de-series-de-numeracao-mais-facil/
Série com Número de Documento inválido: deve ser criada uma nova – o número não deve conter traços, barras ou quaisquer outros carateres além de dígitos 0 a 9.
Preparada: a comunicação é automática antes da próxima emissão do documento
Ativa: a série já tem ATCUD ou não está sujeita ao ATCUD.
Informar o utilizador que deve inserir as credenciais do Utilizador AT no menu Admin > Credenciais AT, caso seja necessário (empresas portuguesas), incluindo link para o guia passo-a-passo.
Ao anular fatura, lembrar o utilizador de que não deve anular a fatura se vai fazer nota de crédito.
Pesquisa de Artigos e Verificação de Consistência mais rápida, com mensagens claras relativamente às situações encontradas
Resolvido problema que poderia causar instabilidade na consulta e impressão de notas de crédito
Casos reportados ainda em desenvolvimento:
problemas no envio de mails com documento anexo;
problemas com SAF-T de unidade de cuidados continuados com cobrança de Pagamentos Em Nome e Por Conta do Utente; problemas em SAF-T com (diferença de 3 euros em 3,3 milhões no total calculado)
diversas situações transitórias durante o upgrade;
Na nova versão do Gestix pode aceder rapidamente à configuração das séries em uso no menu em que está a trabalhar, através do separador Séries de Documentos.
Um novo botão Ecrã permite alternar entre vista agregada e com separadores.
A lista das séries disponíveis no menu dá acesso aos elementos da série com um clique. O botão + permite criar uma nova série de numeração.
A informação na ficha da Série de Numeração está disposta em dois separadores, Geral e Imprimir.
No separador Geral é incluída informação sobre o estado da série relativamente à validação pela Autoridade Tributária (AT).
Séries em utilização antes da obrigatoriedade de comunicação à AT serão comunicadas na primeira utilização após o upgrade do software Gestix de forma a obter o código de validação necessário à impressão do ATCUD, obrigatória a partir de Janeiro de 2023.
De forma a permitir ao Gestix a comunicar a numeração da séries de faturação de forma automática, bem como documentos de transporte caso sejam utilizados, é necessário primeiro, no site da AT, criar um utilizador e respetiva senha, com as seguintes Operações Autorizadas:
WDT – Documentos de Transporte
WSE – Séries de Faturação
Criar Utilizador no site da Autoridade Tributária
Aceda à sua área de contribuinte no site da Autoridade Tributária
Depois de autenticado encontre a opção Todos os Serviços ou Mapa do Site e navegue até à secção Autenticação de Contribuintes.
Abra o link “Gestão de Utilizadores”
Clique Criar Novo Utilizador e preencha os dados pedidos. No nome do utilizador insira o seu NIF seguido de /1, por exemplo 123451234/1
Navegue através das opções e atribua autorização nas operações WDT e WSE.
Depois clique em Submeter – tome nota do nome de utilizador e da senha (serão necessários no passo seguinte, já no sistema Gestix).
Inserir as Credenciais AT no Gestix
No seu Gestix, inserir no menu Admin > Credenciais AT o nome de utilizador e senha atribuídos no site da AT no passo anterior.
Entre Admin | Credenciais AT e clique no ícone “lápis” para editar os dados.
Após concluída a configuração dos dados do utilizador AT no menu Credenciais AT do seu Gestix, as funcionalidades que requerem acesso ao portal da AT ficarão disponíveis aos operadores do Gestix.
Para testar a configuração, no menu principal do Gestix entre em Faturação ^ Séries de Documentos, e clique em Verificar Webservice.
Deverão ser apresentadas as séries já comunicadas ou a mensagem de que não existem séries comunicadas ainda.
A comunicação manual das séries de faturação antes da sua utilização é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2023.
O suporte ao cumprimento desta obrigação e a inclusão do código ATCUD nas faturas está contemplado numa atualização do software Gestix, a realizar em breve.
Não sendo necessária nenhuma ação prévia da parte do utilizador para a ativação desta funcionalidade, será incluída informação sobre o procedimento a seguir antes de utilizar pela primeira vez uma série de faturação (faturas e documentos de retificação, suas variantes).
Portugal a Programar
Num ano que concentrou várias iniciativas legislativas com impacto no software de faturação, as dúvidas relativas à viabilidade da automatização da comunicação das séries de faturação foram ultrapassadas.
A comunicação prévia das séries de faturação à AT, sem a qual não será possível emitir faturação a partir de Janeiro de 2023.
A comunicação das séries por Webservice requer apenas que a criação por parte da entidade utilizadora, de sub-utilizador registado no portal AT, na área Gestão de Utilizadores, à imagem do que acontecia já na comunicação de documentos de transporte. Neste caso, deverá ser atribuída ao utilizador autorização “WSE – Series Communication and Management by Webservice” no portal financeiro, sendo as credenciais obtidas inseridas no menu de administração do Gestix.
Mais informação será divulgada atempadamente aos clientes, pelos canais habituais, assim que a nova versão esteja disponível nos servidores (Gestix Cloud) e por download (Gestix On Premises).
O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
Agregar Artigos sob uma Referência
Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.
Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Transformar Produto a Granel em Unidades
Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.
Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.
Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.
Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços
Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.
O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.
Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:
Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:
A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).
Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:
Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.
A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir
O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.
E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.
O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:
O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.
Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655
