Questões Frequentes/Pertinentes no Gestix

Sumário das questões respondidas neste artigo, estão por ordem para que possa ir diretamente para a questão pretendida.

  • Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
  • Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
  • Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
  • A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
  • Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
  • Como criar faturas para clientes pontuais?
  • É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
  • Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
  • O texto do corpo dos emails é configurável?

Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?

Pode fazer pesquisas rápidas através do menu Supervisor > Dashboard, colocando o que pretende pesquisar, no exemplo em baixo vamos pesquisar um número de série.

Como alterar a senha de acesso ao Gestix?

Para alterar a senha de acesso ao seu Gestix, no menu Definições > Admin > Utilizadores, carregar no “olho” > Alterar, inserir a senha pretendida, confirme a senha e grave no fim.

Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?

A resposta é não, por lei não necessita de começar uma nova numeração, pode continuar a sequência que estava a usar. Mas no caso de querer começar uma nova sequência também o pode fazer siga os passos em baixo.

No menu Vendas, escolha a opção Faturação

Use o botão Séries de Documentos

Use o botão + para criar uma nova Série de Documentos

Das séries pré-definidas, escolha a pretendida, no exemplo em baixo, vamos criar uma nova Série de Faturas (carregue na pretendida).

Preencha os campos necessários, tendo em atenção ao terceiro campo onde deverá introduzir o próximo número da série, no exemplo em baixo a próxima fatura terá o número 1 e seguirá essa sequência. Se pretender que a sua série tenha outra numeração deve colocar o número pretendido, por exemplo 202401, este será no numero da primeira fatura que passar e a segunda será 202402 e assim sucessivamente.

A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?

A maneira mais simples de corrigir a taxa de IVA nas suas faturas é na própria fatura conforme imagem em baixo.

Para evitar estar sempre a ter que escolher a percentagem de IVA nas suas faturas, pode pré-definir a opção de IVA que seja adequada para o seu negócio.

No menu Admin, opção taxas de IVA, carregar na opção que mais se adequa ao seu negócio e carregue em alterar no topo da página.

Selecione Pré-definido e grave.

Agora todas as faturas têm a mesma taxa de IVA (pré-definida), podendo ser modificada diretamente na fatura para situações pontuais.

Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas

Séries de documentos não ativas ou não disponíveis, estas séries não estão disponíveis para pesquisa ou para operar. Desta forma é necessário que a série pretendida volte a estar disponível. Siga os passos em baixo.

Para consultar ou imprimir documentos das séries que se encontrem inativas, selecionar “Séries de Documentos” no topo da pagina de Faturação, selecionar a série pretendida, selecionar “Alterar” no topo da pagina, no campo “Disponível” selecionar “Somente Leitura” e gravar, esta série passará a estar disponível no menu Faturação. Para imprimir um documento ou imprimir em massa, selecione a série pretendida, selecionar as datas pretendidas, clicar em Impressão em Massa se for esse o caso e imprimir. Para que a série volte a ficar oculta, siga o primeiro passo, e altere novamente no campo Disponível para Não Disponível.

Depois de gravar, esta série de documentos estará disponível apenas para consulta, ou seja, não podem ser gerados documentos nesta série mas pode imprimir ou consultar qualquer documento emitido nesta série.

Como criar faturas para clientes pontuais?

Para efeitos de emissão de documento a um cliente pontual, se o cliente desejar que os seus dados estejam presentes na fatura/recibo, pode inserir esses dados deixando o NIF em branco, colocando no campo país da morada do cliente, o país respetivo. 

Caso o cliente pontual não deseje ou não precise que seus dados constem na fatura/recibo, podem ser deixados em branco, não inscrevendo qualquer valor no campo NIF. 

É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?

Uma fatura depois de gerada não pode ser alterada, o que poderá fazer é criar fatura  Pro Forma, o que lhe permite corrigir ou alterar os dados na altura de faturar. Como por exemplo descrição, quantidades entre outros

Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?

Pode colocar vários email na ficha do cliente, um para cada Pessoa de Contacto, escolhendo no Campo por baixo de “Posição”, a opção pretendida para receber mail conforme o tipo de conteúdo.

Exemplo:

  • Encomendas – recebe documentos enviados por email do tipo propostas, pro-formas e encomendas
  • Faturação – recebe faturas e recibos
  • Pedidos de pagamento – recebe pedidos de pagamentos
  • Todos – recebe todos os documentos

O texto do corpo dos emails é configurável?

Sim, pode configurar o texto que é enviado para cada grupo de email, por exemplo, um texto para o email relativo a Faturação, outro texto para emails relativos a Pedidos de Pagamento, pode até ter textos em diferentes idiomas.

Pode personalizar o email no menu Admin > Texto, pode alterar textos já existentes, carregando sobre a linha do texto pretendido e usar a opção Alterar no cimo da página.

Pode também criar novos textos, menu Admin > Texto > Novo, tendo em atenção que no campo Relatório deverá introduzir o nome da série de documentos á qual se destina o email. No exemplo em baixo vamos criar um texto novo para faturação.

Séries De Documentos

As séries de documentos são bastante flexíveis em relação à sua criação, pode criar quantas séries necessitar para o seu negócio, escolher qual sequência de numeração, entre outros.

  • Como criar uma nova série de documentos.
  • Como alterar uma série de documentos.
  • Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
  • Cancelar uma série de documento.

Como Criar uma Série de Documentos

A criação de séries de documentos é igual independentemente do género de documentos. No menu Faturação pode criar séries de documentos para faturação, guias de transporte, recibos entre outros. No menu Compras, pode criar séries de documentos de compra, como por exemplo faturas de compra, fatura/recibo entre outros.

O primeiro passo na criação de uma série de documentos é escolher o menu onde se quer criar a série de documentos pretendida. No exemplo em baixo vamos criar uma nova série no menu Faturação.

No menu faturação

Selecionar a opção Séries de Documentos no topo da pagina.

Carregue na opção Novo conforme imagem em baixo.

Neste passo irá ver uma listagem dos tipos de documentos disponíveis, escolha o pretendido, neste exemplo vamos criar uma fatura.

Depois de selecionar o documento pretendido, vamos parametrizar conforme as nossas necessidades. Tenha em atenção a sequência da numeração, pois esta é sequencial.

Na opção imprimir selecionar a opção Incluir Carga/Descarga se este documento for para o acompanhamento legal de mercadorias, conforme imagem em baixo e grave no final.

Neste momento a série de documento criada irá aparecer no menu faturação.

Como alterar uma série de documentos.

Alteração da disponibilidade de séries de documentos.

Seguir os passos em cima, na opção disponível escolher a opção pretendida.

  • Opção Sim – série disponível
  • Opção Sim, com Refª MB – série disponível com opção de gerar Refª MB
  • Opção Somente Leitura – série indisponível para a emissão de documentos, mas disponível para consulta
  • Opção Não Disponível – série indisponível para a emissão de documentos e consulta.

Cancelar uma série de documento.

É apenas possível apagar uma série de documentos apenas quando ainda não há documentos gerados, neste caso, carregue em séries de documentos > selecione a série pretendida e carregue em apagar, conforme imagem em baixo.

Para apagar uma série de documentos em que haja documentos gerados, como foi dito anteriormente, não é possível, o que recomendamos é que altere a disponibilidade desta série para indisponível, desta forma esta série não estará presente no menu nem estará disponível para consulta.

Gestix No Comércio De Equipamentos

Soluções para Máquinas e Equipamentos

Direcionado para representantes ou instaladores e prestadores de assistência técnica a máquinas e equipamentos sujeitos a controlo de prazos de garantia quer perante clientes como fornecedores

Pensado para as empresas que importam ou revendem, instalam e prestam assistência técnica a equipamentos abrangidos por prazos de garantia perante os clientes, bem como da parte dos fornecedores, proporciona a gestão fácil da base instalada, ao longo dos anos, por cliente e por produto, além de permitir a assemblagem de várias partes num produto final único, sem deixar de contemplar a discriminação dos componentes para efeitos de controlo de RMA (peças deficientes) quer da parte de clientes quer a fornecedores.

  • Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes e fornecedores já existentes por ficheiro CSV,
  • Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
  • Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
  • Criação de produtos compostos
1 – Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes já existentes por ficheiro CSV

Pode criar fichas de clientes e fornecedores de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes ou fornecedores, ou se o número de clientes ou fornecedores já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes ou fornecedores.

O procedimento para a criação de fichas de cliente e fichas de fornecedores é o mesmo, apenas diferindo o menu, conforme imagens em baixo.

Para a criação de clientes, no menu Contas, escolha a opção Clientes
Para a criação de fornecedores, no menu Aprovisionamento, escolha a opção Fornecedores

Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.

Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.

Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a sua importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carregue em Seguinte como mostra a imagem em cima.

Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo

Para mais informações relativas à criação de fichas de clientes e fornecedores, carregue aqui.

2 – Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV

Assim como no ponto anterior, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.

No menu Produtos, escolha a opção Artigos

Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.

Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.

No menu Produtos, selecionar a opção Multi-Armazém

Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +

Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fim da pagina.

Para uma informação mais detalhada em como criar grupos de desconto para clientes e fornecedores carregue aqui.

3 – Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade

Independentemente do tipo de artigos que comercialize, no Gestix tem a facilidade de gerir os seus artigos através de números de série, lotes com ou sem data de validade. Para isso quando cria um artigo selecione o tipo de rastreamento que pretende,

Depois de gravar, o modo de rastreamento ficará ativo e a partir desse momento poderá fazer o rastreamento de artigo através do menu Supervisor > Dashboard.

No exemplo em baixo vamos criar um artigo com rastreio através de lote com data de validade.

Agora que o artigo está criado, vamos fazer uma entrada de stock inicial

No menu Produtos, opção Multi Armazém

Carregue no sinal + para uma nova entrada de stock

Como na figura em baixo, pode escolher o armazém pretendido. Carregue no botão Artigo para selecionar o artigo pretendido, introduza a quantidade e o preço unitário (opcional) e grave a linha, pode acrescentar quantas linhas e artigos desejar.

o proximo passo será criar o lote e datas de validade, depois de gravar a linha do artigo (imagem em cima), conforme imagem em baixo, terá de introduzir o lote do artigo e neste caso a date de validade carregue em Validar Lote para gravar no final da linha, grave no final no topo ou fim da pagina

Depois do artigo estar criado pode comprar e vender, o processo é igual em ambos os casos apenas diferindo o menu em que trabalha,

Para comprar, no menu Aprovisionamento escolha a opção Compras
Para vender, no menu Vendas, escolha a opção Faturação

No exemplo em baixo, vamos vender um artigo que tenha a opção de rastreamento de Número de Lote com data de validade, para comprar os passos são os mesmos

Vamos usar uma Fatura/Recibo para este exemplo, carregue no sinal + para criar novo.

Depois de escolher o artigo e gravar como mostra na imagem em cima, vai ter a opção de escolher o lote pretendido conforme imagem em baixo, no final grave.

Depois de gravar, a operação está completa fica registado o lote utilizado, este pode ser pesquisado rapidamente através do menu Dashboard.

4 – Criação de produtos compostos

O Gestix oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.

1º – Kit/Pacote (Agregado)

A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.

Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.

O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.

2º – Ordem de Produção

A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.

Para informação detalhada em como proceder em ambos os casos click aqui.

Como é Facil Mudar para Gestix

Neste artigos vamos falar de como é fácil de transitar do software que está a utilizar, para o Gestix, e não importa se é uma pequena ou grande empresa.

Vamos ver de como é fácil e como proceder nos seguintes tópicos, pode usar este artigo como um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.

1 – Personalização fatura/documentos fiscais, logotipo

2 – Criação de fichas de clientes com ou sem saldos iniciais, importação por CSV, vertente CRM, tarefas

3 – Criação de fichas de fornecedores, aludindo à semelhança que tem com cliente

4 – Criação de fichas de artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV

5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor

Vamos falar de como é fácil e como proceder nos tópicos em cima, este artigo é um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.

Pode e deve ir alternando entre os tópicos conforme for mais conveniente para si, não precisando seguir o artigo do principio até ao fim.

1 . Personalização Fatura/Documentos Fiscais e Logótipo

O primeiro passo será importar o logótipo ou imagem pretendida

No menu Definições escolher opção Admin

Nas opções do menu da barra lateral carregar na opção Logótipo

Para importar imagem usar a opção Escolher Ficheiro

Depois de importar a imagem pretendida para o logotipo, carregue em atualizar e pode ver de imediato de como ficará o aspeto dos seus documentos, existem vazios parâmetros que pode definir para que os documento fiquem personalizados às suas necessidades, também tem a possibilidade de manter as mesmas definições para todos os documentos, bastando carregar no botão “Modificar Todos” como pode ver na imagem em baixo.

No menu Definições, opção Admin, Definições, é neste menu que pode definir os parâmetros de como quer que o seu Gestix funcione. Pode definir os Detalhes da Empresa Titular, Formato dos Números, Impostos, Documentos de Vendas, Documentos de compras, Inventário, Segurança, Impressão de Faturas e não se esqueça de gravar tudo no fim.

Pode usar as opções de escolha no lado esquerdo do ecrã, para ir diretamente para a opção pretendida

2 . Criação de Fichas de Clientes

Pode criar fichas de clientes de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes, ou se a sua lista de clientes já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes, desde o mais básico como nome, morada, telefone; até ao mais complexo como saldo inicial, dia de pagamento entre outros.

No menu Contas, opção Clientes

Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.

Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.

Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.

Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo

O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.

No menu da barra lateral CRM, tem a opção de criar e gerir tarefas que pode criar e atribuir a clientes, como reuniões, fecho de vendas, apresentações entre outras. Pode gerir o seu dia a dia através da agenda que se encontra no mesmo meu (CRM)

3 – Criação de fichas de fornecedores e atribuição do Saldo Inicial

À semelhança do ponto anterior, a criação de fichas de fornecedores possibilita a importação de ficheiro CSV com toda a informação dos seus fornecedores, ou criar fichas de fornecedores individualmente. Em geral, o processo é o mesmo ao da criação de fichas de clientes como pode ver em baixo.

No menu Aprovisionamento escolha a opção Fornecedores

Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de fornecedores em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de fornecedores individualmente.

Para importar o ficheiro com a informação dos seus fornecedores carregue na opção “Importar Ficheiro”.

Tal como no ponto anterior, pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.

Para criar manualmente as fichas de fornecedores, carregue no botão +, que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo

O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.

4 – Criação de fichas de artigos e carregamento do Stock Inicial

Assim como nos pontos anteriores, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.

No menu Produtos, escolha a opção Artigos

Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.

Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.

No menu Produtos, usar a opção Multi-Armazém

Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +

Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fundo da pagina.

5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor

No Gestix pode criar categorias para os seus artigos, dando oportunidade de segregar artigos por essas mesmas categorias.

No menu Produtos, escolha a opção artigos

Carregue no botão Categorias no topo do ecrã

Carregue no botão + para criar uma nova categoria

Preencha os dados necessários e não se esqueça de gravar no fim

Depois de criar as categorias para os seus artigos como demonstra em cima, o passo seguinte é a criação de grupos de desconto que pretende.

Pode criar grupos de desconto tanto para clientes como para fornecedores, sendo o processo idêntico, apenas tem de ter em atenção se está no menu Clientes ou Fornecedores.

carregue na opção Grupos de Desconto, use o sinal + para criar um grupo de desconto novo. Preencha os campos necessários e grave no fim

No exemplo em baixo, criamos dois grupos de desconto, Altas Compras e Baixas Compras, conforme mostra a imagem em baixo.

O próximo passo é atribuir a percentagem de desconto por cada grupo de desconto relativa a cada categoria de artigo.

No menu Artigos, use a opção Tabela de Descontos no topo da pagina e carregue em alterar.

Agora defina a percentagem de desconto que pretende, introduzindo os valores na tabela conforme imagem em baixo, gravando no final.

Pode agora selecionar o grupo de desconto na ficha do cliente/fornecedor.

É possível inserir muitas outras informações relevantes, seja manualmente seja através da importação de dados. Por exemplo, é possível importar transações de clientes e de fornecedores, com movimento de contas correntes e de inventário a partir de ficheiros CSV.

Para mais informações não hesite em nos contactar – https://www.gestix.com/#about-us

O Gestix na Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets

Solução para Tecnológicas

Destina-se a todas as lojas e empresas que comercializam e reparam equipamentos tecnológicos novos e recondicionados, com atendimento direto ao público e ou venda online.

Na gestão de venda e reparação de dispositivos tecnológicos geralmente ocorrem quatro tipos de situações:

  • Venda de equipamentos novos, com garantia controlada por Número de Série (ou IMEI)
  • Retoma de equipamentos para recondicionar e revender como semi-novos (estes produtos também carecem de controlo individual para efeitos de garantia)
  • Venda de equipamentos recondicionados ao público sob o Regime de IVA de Usados
  • Reparação de Equipamentos em garantia ou não

Estas situações estão previstas no sistema por forma a acelerar a resposta ao cliente. As duvidas e pedidos de esclarecimento do cliente face a avarias ou eventuais garantias são facilmente pesquisáveis a partir do Dashboard.

Com Gestix pode controlar e gerir o seu inventário, comprar e vender os seus produtos através de números de série ou IMEI.

Depois de configurar o seu perfil, (carregue aqui para configuração) a empresa pode efetuar retomas, comprar a fornecedores equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.

Quando compra um artigo usado ou faz uma retoma que irá ser controlado por Número de Série ou IMEI para venda, o processo é simples:

No menu lateral, opção Artigos, pode criar um artigo novo ou importar uma listagem em ficheiro CSV de produtos já existentes, e fazer as alterações necessárias. Na ficha do artigo marcar a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, esta opção deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas figuras em baixo:

Usar o botão + para criar novo artigo

Agora que os seus artigos já estão parametrizados.

Vamos ver como comprar um artigo unico usado e vender-lo como artigo recondicionado. Selecione Compras no menu Aprovisionamento:

No menu Compras pode criar uma nova série de documentos à sua medida ou quantas precisar, ou então, pode usar as séries predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o número de série ou IMEI para que possa ter a opção de gerir este equipamento através de número de série ou IMEI do artigo que está a comprar, não se esqueça de validar o N/S, no final é só gravar.

O número de série é registado no documento para o seu controlo e para informação do vendedor.

Nesta altura, este artigo começa a estar controlado através da informação inserida (Número de série e/ou IMEI). O rastreamento deste artigo pode ser feito de maneira rápida através da opção Dashboard no menu da barra lateral, bastando apenas introduzir a informação de rastreamento introduzida na compra do equipamento pretendido.

Para venda de artigos, como no passo anterior, no menu Faturação poderá criada uma nova Série de Documentos, ou pode usar as predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o Número de Série ou IMEI para o artigo que está a vender, pode usar o botão “Procurar N/S” ou introduzir manualmente.

A fatura/Recibo está criado (para controlo inclui o Número de Série). Para o caso de o artigo ser vendido com garantia, poderá adicionar os detalhes da garantia no campo “Notas/Comentários”. Este documento passa a fazer parte do rastreamento deste artigo que para sua conveniência poderá ser consultado no menu Dashboard a qualquer momento.

COMPRA DE ARTIGOS A FORNECEDORES

Se compra artigos a fornecedores o processo também é muito fácil e rápido, deve proceder como demonstrado em cima, apenas tem que inserir todos os Números de Série dos artigos que recebeu. Relembramos de que a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas imagens seguintes:

Como anteriormente todos os movimentos dos números de série nesta compra podem ser rastreados através do menu Dashboard, pode também pesquisar por artigo.

Pode também consultar todos os números de série para um determinado artigo. No menu Artigos, selecionar o artigo pretendido e usar o botão Rastreio de Produto.

Aqui pode filtrar por artigos existentes, vendidos, todos os artigos e por armazém, pode também ver os documentos de entrada em stock associados a cada número de série.

REPARAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

No menu Vendas, Selecionar a opção Central de Reparações

O primeiro passo será criar uma ordem de serviço, onde se regista os detalhes da reparação e do artigo a reparar incluindo o Número de Série.

Na criação da Ordem de Serviço, use o botão Texto para introduzir o artigo toda a informação que desejar, também pode utilizar o campo Notas / Relatório Técnico para relatar ou descrever qualquer informação desejada ao longo do processo de reparação bem como o relatório técnico para a reparação do artigo, no campo Situação, neste passo, deve selecionar a opção Verificar, o que poderá significar que a avaria está ou irá se verificada pelo técnico. Grave no fim.

Depois de gravar pode verificar em que situação estão todas as reparações em curso, usando a opção “Em Curso” no menu no topo da pagina Central de Reparações, conforme imagem em baixo, pode também verificar relatórios disponíveis podendo facilmente gerir e informar clientes sobre o curso das reparações em sistema.

Na imagem em baixo, pode verificar que apenas existem três reparações em curso, todas na situação “Verificar”

À medida que a reparação dos artigos for sendo atualizada, pode ir alterando a situação do estado em que se encontra a reparação. Tem à sua disposição cinco situações previstas que pode utilizar conforme os seus procedimentos.

Sempre que a situação de reparação for atualizada ordem de serviço, também será automaticamente atualizada na opção “Em Curso” conforme imagem em baixo.

Para finalizar o orçamento tem de incluir um relatório técnico, gravar e de seguida tem a opção de imprimir ou enviar por email ao cliente:

Quando o orçamento for aprovado pelo cliente, modificar a Situação da Ordem de Serviço para Reparar e Grave. Depois de gravar no topo da página tem a opção de criar uma Folha De Obras para efetuar a reparação.

Depois de gravar, quando a reparação estiver finalizada, pode faturar na opção Fatura que se encontra no topo da página e desta forma o processo fica completo.

Configuração para Venda de Usados e Recondicionados

Regime de Margem de Lucro

Venda artigos tecnológicos como Smart Phones, Smart Watches, entre outros, usados e ou recondicionados.

Siga as parametrizações em baixo

No menu Admin

Selecionar Definições

Selecionar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão

Depois de configurar o seu perfil, a empresa pode efetuar retomas, comprar grandes quantidades de equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.

Ver o artigo sobre Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets, Solução para Tecnológicas.

Faturação para venda de dispositivos tecnológicos: rastreamento/pesquisa através de número de telemóvel ou IMEI

Com o Gestix Enterprise solução para Tecnologias, pode através do número de telemóvel, IMEI ou outros detalhes, pesquisar e ter acesso imediato ao registo do cliente, detalhes de faturação e toda a informação relacionada.

No menu Supervisor, opção Dashboard, inserir o número de telemóvel ou IMEI para ver todos os registos relacionados

Para poder inserir o IMEI juntamente com o número de serie quando faz uma venda, tem que primeiramente configurar o seu Gestix.

No menu Admin, opção Definições, na área Processamento de Itens do Stock, Números de Série.

Na Opção Números de Série, escolha uma das opções disponíveis, fazendo que o Gestix se comporte de maneira diferente relativamente à duplicação de números de série e números de série que não estão disponíveis em stock.

Escolha a opção para:

Sem duplicados; No rupture para fazer que o Gestix rejeite números de série duplicados e para garantir de que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.

Com duplicados; no rupture para fazer que o Gestix permita números de série duplicados e garantir que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.

Sem duplicados; Allow rupture para permitir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, mas não permite a duplicação de números de série.

Com duplicados; Allow rupture para garantir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, permitindo a duplicação de números de série

Neste exemplo vamos usar a opção Sem duplicados; Allow rupture para que apenas tenhamos que usar o número de série e IMEI quando formos vender.

Escolha a opção pretendida e grave (no fim da pagina).

No menu Produtos, opção Artigos pode pode entrar na ficha dos artigos e alterar o Rastreio de Produto para Número de Série.

Vamos fazer uma venda.

Criar uma nova Fatura/Recibo, escolha o artigo pretendido, coloque o Número de Série e o IMEI

Na fatura está identificado o dispositivo vendido para o cliente

Como automatizar a Faturação Recorrente

Um dos problemas mais comuns no que respeita à faturação das empresas, é o tempo e os recursos necessários, que são despendidos durante o período de faturamento.

Com o Gestix é possível poupar tempo e libertar recursos nestes períodos tão importantes para a sua empresa, para que estes possam ser canalizados para outras tarefas que possivelmente sejam mais úteis para o dia a dia da sua organização.

A Faturação Recorrente no Gestix assenta naquilo a que chamamos Contrato de Cliente, o qual define o período com que se repete a emissão da fatura e o valor a faturar, entre outros elementos.

O processo é simples e rápido e as longas horas passadas ao computador a passar faturas vai ser uma coisa do passado.

Se nunca utilizou a Faturação Recorrente no Gestix, tudo começa por:

Criar um novo cliente, no menu “Clientes”, clicar no sinal +

Preencher os campos de informação referentes ao novo Cliente

Segundo passo é a criação de um novo Contrato, no menu “Faturação Automática”, clicar no sinal +

Preencher os campos relativos ao novo Contrato e Gravar

Terceiro passo, depois do contrato estar criado, para faturar, use o menu “Faturação Automática”, opção Pendente de Faturação, escolher o período de faturação pretendido e clicar em Atualizar

Todos os contratos pendentes de faturação para o período selecionado estarão visíveis conforme figura em baixo

Neste passo pode consultar as faturas individualmente, selecionar todas as faturas ou apenas as que desejar.

Para gerar as faturas pretendidas clicar em Gerar

Clicar em Gravar

Neste momento a fatura é gerada, poderá ser imprimida, enviada por email e / ou gravada no seu PC

Impressão de Faturas em Massa,

Para poupar tempo e recursos, é possível fazer uma Impressão em Massa, onde todas as faturas selecionadas serão impressas de uma só vez.

Menu “Faturação”, selecionar o período de faturação, selecionar Pendente e clicar em “Impressão em Massa”

Recibo de Adiantamento no Gestix

As normas fiscais em vigor em matéria de IVA obrigam agora à emissão de Fatura de Adiantamento com relevância fiscal, a qual pode ser simplesmente uma Fatura/Recibo para simplificar o processo.

Podem ser registados vários Adiantamentos, ficando os valores devidamente registados em conta-corrente até ao momento da emissão da fatura final.

Ao fazer a fatura final, o valor a incluir nesta fatura deverá ser o total sem descontar os adiantamentos.

Após fazer a fatura final, fazer a nota de crédito da fatura/recibo do adiantamento. Para tal, basta consultar a fatura do adiantamento e clicar no topo, na opção Crédito/Devolução.

Finalmente, após gravar a nota de crédito, fazer o recibo da diferença a pagar.

A conta corrente do cliente deverá de imediato refletir a situação atual, em que o saldo relativo ao conjunto das faturas e nota de créditos envolvidos na transação é zero.