Gestão Clínica Simplificada

O Gestix é fácil de adaptar à gestão da clínica.

O registo do cliente pode ser feito no menu Clientes, antecipadamente, ou no menu Faturação, ao fazer a Fatura.

No menu Clientes é possível aceder e editar todos os dados gerais e pessoais da entidade, bem como eventuais notas e observações.

Registo de Tarefas no menu Tarefas

Após o registo do cliente no Gestix podem ser registadas tarefas ou ações, que consistem numa descrição, data de início da tarefa (Data Limite), e data opcional para alerta do utilizador.

Registar uma Tarefa (Realizada ou Agendada)

  • Escolher Tarefas no menu lateral
  • clicar no botão + para adicionar

É apresentada uma ficha de Tarefa para preenchimento manual.

Dados da Tarefa

  • Originada – Utilizador e Data de registo da Tarefa
  • P/Utilizador – Utilizador a quem a Tarefa se destina
  • Data Limite – Data em que a Tarefa é realizada (por omissão é a data de de registo da Tarefa)
  • Cliente – ao qual a Tarefa fica associada
  • Tipo de Tarefa – Um dos tipos definidos pelo Utilizador no menu Tarefas ^ Tipos de Tarefa
  • Descrição – da Tarefa realizada ou a realizar
  • Tarefa Completada – deixar em branco no caso de agendamento de Tarefa, marcar com visto se ou quando a Tarefa estiver concluída
  • Notas – pode ser usado para registar informação sobre a tarefa ou ação realizada
  • Situação (texto) – descrição livre sobre a situação em que a Tarefa se encontra
  • Situação (data) data em que a situação da Tarefa é avaliada
  • Alertar Em – colocar um visto quando for pretendido o alerta do utilizador bem como a respetiva data/hora no campo adjacente
  • Próximo Contacto – data de caráter informativo, opcional

Ao clicar Cliente é mostrada a lista dos clientes recentemente acessados. Clicar em Procurar para poder pesquisar por nome ou outros dados.


Ao clicar em Procurar é aberta uma janela que permite inserir o número do cliente (ID) ou parte do nome. Ao clicar na “lupa” é atualizada a lista com os eventuais resultados.

Para o utilizador ser alertado sobre a tarefa, ao entrar no seu Gestix, colocar um pisco no campo Alertar Em e selecionar a data do aviso.

Após inseridos os dados da Tarefa, clicar em Gravar. A adição de anexos a uma Tarefa (imagens, documentos) fica acessível após gravada.

O menu Tarefas apresenta a lista de Tarefas bem como alguns campos para filtrar a informação a apresentar.

Lista de Tarefas – Filtros

  • Utilizador – permite mostrar apenas Tarefas referentes a um dado utilizador, ou a todos
  • Tarefa Completada – Permite mostrar apenas Tarefas concluídas (opção Sim), apenas Tarefas agendadas (opção Não), ou todas.
  • Tipo de Tarefa – permite mostrar apenas Tarefas de uma dada tipologia, ou de todas.
  • Data Entre / E – permite restringir a lista de Tarefas às registadas ou devidas no período entre as duas datas inseridas (inclusive).
  • Filtro – permite inserir um texto a procurar na Descrição da Tarefa
  • Atualizar – aplica os filtros e apresenta a lista de Tarefas que satisfazem todas as condições

Consultar ou Editar Tarefa

No menu Tarefas, para consultar, editar ou eliminar uma Tarefa, primeiro verificar os Filtros e clicar Atualizar para mostrar a tarefa na lista, seguidamente clicar na Tarefa para aceder ao dados da mesma.

Os dados da Tarefa podem ser editados, sendo necessário depois clicar em Gravar (no topo do ecrã). Para eliminar a Tarefa clicar em Apagar.

Para adicionar um Anexo à Tarefa clicar no botão Escolher Ficheiro e selecionar a imagem ou PDF a arquivar no seu Gestix Cloud. Após inserido, poderá repetir o processo para adicionar mais anexos.

A lista de Anexos é apresentada com um olho e um X. O olho permite visualizar ou descarregar o anexo, o X permite remover o ficheiro do servidor.

Configuração inicial dos Tipos de Tarefa

Antes de começar a inserir Tarefas é conveniente aceder ao menu Tipos de Tarefa no topo do menu Tarefas (listagem), e adicionar as tipologias relevantes para a atividade. Os Tipos de Tarefa restantes, que não façam sentido, devem ser eliminadas.

Para adicionar um Tipo de Tarefa, clicar no botão +
Para consultar, editar ou eliminar, clicar na lista de Tipos de Tarefa e acionar uma das opções do menu no topo do ecrã.

Atributos de Clientes (tags)

Atributos são campos definidos pelo Utilizador para ajudar a classificar o Cliente e extrair relatórios. Antes de começar a registar dados de Clientes no sistema é conveniente rever a configuração criada automaticamente pela aplicação.

O menu Atributos, no topo, permite configurar este setor da aplicação.
Entre os Atributos definidos, aqueles que tiver a opção “Disponível para Critério de Listagem” são apresentados no menu Clientes para restringir a listagem de acordo com a seleção de cada atributo.

Para tal, no menu Clientes ^ Atributos, inserir as Tags que façam sentido para a atividade, como por exemplo, “Dono”, “Tratador”, “Associação”, “Cães”, “Gatos”, “Roedores”, etc.

Clicar no + para adicionar atributos.

  • Nome Atributo – o texto breve da “Tag”
  • Tipo – de visibilidade deste Atributo na aplicação
    • Informação – complementa dados do cliente
    • Disponível no POS – complementa dados do cliente e fica disponível no Ponto de Venda para ser editado pelo operador
    • Disponível para Critério de Listagem – complementa os dados do cliente e fica disponível para filtrar a listagem de cliente por um ou mais Atributos em simultâneo.
  • Marcado Por Defeito – colocar um visto caso se pretenda que este Atributo seja automaticamente ativado ao criar uma ficha de cliente

Clicar na lista para consultar, alterar ou eliminar o item.

Ao entrar na ficha do item é mostrado o menu no topo que permitem alterar, eliminar ou duplicar o Atributo.

É recomendado eliminar os atributos criados automaticamente pela aplicação e que não façam sentido para a atividade.

Consulta de Tarefas no menu Clientes

É possível aceder às Tarefas a partir da ficha do Cliente. Após selecionada a ficha do Cliente, o separador Tarefas permite aceder às Tarefas daquela entidade.

Notas

  • Está disponível API (Interface de Programação Aplicacional) para integração com aplicações ou dispositivos externos, permitindo a automação do registo de Tarefas/Agendamentos, entre outros.
  • A adição de Anexos é uma funcionalidade opcional.

Tabela de Motivos de Isenção de IVA 2023

As alterações ao nível da tabela de motivos de isenção de IVA, descritas no seguinte quadro, estão refletidas no Gestix ERP de forma a permitr ao Utilizador justificar as transações isentas de IVA de acordo com a prescrição legal aplicável.

https://paulomarques-saberfazer-fazersaber.blogs.sapo.pt/novos-motivos-de-isencao-ou-de-nao-71514

Cortesia Paulo Marques (https://paulomarques-saberfazer-fazersaber.blogs.sapo.pt/), via Odélia Alves (C. C.)

Em caso de dúvida sobre o código exato a adotar em cada caso, o Utilizador deverá contactar o seu Contabilista Certificado ou a Autoridade Fiscal.

No menu Gestix Admin | Taxas de IVA, o detalhe da taxa 0 (Isento de IVA) deixa de ser editável (empresas sediadas em Portugal), apresentando sempre a tabela atualizada dos motivos de isenção de IVA cuja menção na fatura é obrigatória.

Upgrade Gestix 7.0 – atualização

  • Em Faturação, ao consultar um Esboço ou Documento Recente, clicar em +/Novo Documento não respeitava a Série selecionada;
  • Arredondamento no cálculo de totais do SAFT corrigido;
  • Gestão de Pagamentos por Conta do Utente no SAFT corrigida;
  • Correção de falha na validação de endereços de email com o símbolo +
  • Outros melhoramentos e correções em função de comentários recebidos dos utilizadores, como por exemplo, ATCUD em Folha de Obra, Fatura à Consignação e Nota de Débito, e imperfeições nos menus de temas escuros.

Porque surge o erro “Série Inválida”?

Quando a série contém carateres inválidos no Código, por exemplo, o Gestix não a consegue registar, sendo necessário criar uma nova série em substituição da anterior.

Posso alterar a numeração em 2023?

Se pretender começar a numeração num número diferente de 1, pode editar a série e colocar o número pretendido no campo Próx. Número. É válido qualquer número, dentro do espaço disponível para escrever.

Estado da Série de Documentos

O estado das Séries de Faturação pode ser consultado na opção Séries de Documentos apresentada no topo dos menus de Faturação e Encomendas: https://blog.gestixsoftware.com/2022/12/gestao-de-series-de-numeracao-mais-facil/

  • Série com Número de Documento inválido: deve ser criada uma nova – o número não deve conter traços, barras ou quaisquer outros carateres além de dígitos 0 a 9.
  • Preparada: a comunicação é automática antes da próxima emissão do documento
  • Ativa: a série já tem ATCUD ou não está sujeita ao ATCUD.

Upgrade progressivo Gestix ERP 7

Informar o utilizador que deve inserir as credenciais do Utilizador AT no menu Admin > Credenciais AT, caso seja necessário (empresas portuguesas), incluindo link para o guia passo-a-passo.

Ao anular fatura, lembrar o utilizador de que não deve anular a fatura se vai fazer nota de crédito.

Pesquisa de Artigos e Verificação de Consistência mais rápida, com mensagens claras relativamente às situações encontradas

Resolvido problema que poderia causar instabilidade na consulta e impressão de notas de crédito

Casos reportados ainda em desenvolvimento:

  • problemas no envio de mails com documento anexo;
  • problemas com SAF-T de unidade de cuidados continuados com cobrança de Pagamentos Em Nome e Por Conta do Utente; problemas em SAF-T com (diferença de 3 euros em 3,3 milhões no total calculado)
  • diversas situações transitórias durante o upgrade;

Configurar Fatura em A5

Se as suas faturas tem poucas linhas pode imprimir original e cópia na mesma folha A4.

Configurar o tamanho de letra com o valor 9 ou 10, no menu Admin / Logotipo.

Atenção: a configuração do tamanho de letra afeta todos os documentos.

Depois, no menu Faturação > Séries de Documentos, edite a série que pretende imprimir em A5 e ajustes as definições no separador Imprimir:

  • Cópias/Pág.: 2
  • Linhas/Pág.: 4

Grave e experimente produzir um PDF A4. Este deverá conter o Original e Duplicado da fatura.

Gestão de Séries de Numeração mais fácil

Na nova versão do Gestix pode aceder rapidamente à configuração das séries em uso no menu em que está a trabalhar, através do separador Séries de Documentos.

Um novo botão Ecrã permite alternar entre vista agregada e com separadores.

A lista das séries disponíveis no menu dá acesso aos elementos da série com um clique. O botão + permite criar uma nova série de numeração.

A informação na ficha da Série de Numeração está disposta em dois separadores, Geral e Imprimir.

No separador Geral é incluída informação sobre o estado da série relativamente à validação pela Autoridade Tributária (AT).

Séries em utilização antes da obrigatoriedade de comunicação à AT serão comunicadas na primeira utilização após o upgrade do software Gestix de forma a obter o código de validação necessário à impressão do ATCUD, obrigatória a partir de Janeiro de 2023.

Criar Utilizador no site da Autoridade Tributária

Aceda ao site da AT em https://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/home.action;
Faça login com os seus dados habituais e depois no painel central escolha a opção “Os seus Serviços”

documentos_utilizador_AT_1

Na lista de opções que aparecem, escolha a opção “Outros Serviços”

documentos_utilizador_AT_2

Na lista de opções, escolha a opção “Gestão de Utilizadores”

documentos_utilizador_AT_3

Encontrará a listagem de utilizadores com autorização para aceder aos serviços da AT.

Se ainda não tiver nenhum utilizador, escolha a opção “Criar um novo Utilizador”

Assegure-se que é atribuída autorização nas seguintes opões

Finalmente, no seu Gestix, insira o Utilizador e a Palavra passe do utilizador autorizado no passo anterior, no menu Admin | Credenciais AT.

Após concluída a configuração dos dados do utilizador AT no menu Credenciais AT do seu Gestix, as funcionalidades que requerem acesso ao portal da AT ficarão disponíveis aos operadores do Gestix.

Comunicação de Séries de Faturas | ATCUD

Atualização de Software Gestix ERP Cloud

A comunicação manual das séries de faturação antes da sua utilização é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2023.

O suporte ao cumprimento desta obrigação e a inclusão do código ATCUD nas faturas está contemplado numa atualização do software Gestix, a realizar em breve.

Não sendo necessária nenhuma ação prévia da parte do utilizador para a ativação desta funcionalidade, será incluída informação sobre o procedimento a seguir antes de utilizar pela primeira vez uma série de faturação (faturas e documentos de retificação, suas variantes).

Portugal a Programar

Num ano que concentrou várias iniciativas legislativas com impacto no software de faturação, as dúvidas relativas à viabilidade da automatização da comunicação das séries de faturação foram ultrapassadas.

A comunicação prévia das séries de faturação à AT, sem a qual não será possível emitir faturação a partir de Janeiro de 2023.

A comunicação das séries por Webservice requer apenas que a criação por parte da entidade utilizadora, de sub-utilizador registado no portal AT, na área Gestão de Utilizadores, à imagem do que acontecia já na comunicação de documentos de transporte. Neste caso, deverá ser atribuída ao utilizador autorização “WSE – Series Communication and Management by Webservice” no portal financeiro, sendo as credenciais obtidas inseridas no menu de administração do Gestix.

Mais informação será divulgada atempadamente aos clientes, pelos canais habituais, assim que a nova versão esteja disponível nos servidores (Gestix Cloud) e por download (Gestix On Premises).

Ordens de Produção e Produtos Compostos

O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.

Kit/Pacote (Agregado)

A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.

Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.

O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.

Agregar Artigos sob uma Referência

Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.

Ordem de Produção

A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.

Transformar Produto a Granel em Unidades

Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.

A ficha para o produto final é do tipo Produto.

As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.

Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.

Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.

Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.

Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços

Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.

A ficha para o produto final é do tipo Produto.

As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.

A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.

O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.

Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:

Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:

A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).

Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:

Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.

A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir

O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.

E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.

O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:

O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.

Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655

Integração Gestix ERP e Trustpilot

Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.

“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”

TrustPilot

Requisitos

  • Gestix Enterprise Edition
  • Trustpilot Account

Funcionamento

Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.

O seu cliente é convidado por email a dar o seu feedback sobre o produto ou serviço
Imagem mostra exemplo do email recebibo pelo cliente a pedir-lhe o feedback

O que fazer para integrar Gestix e Truspilot

  1. Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
  2. Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)

Contacte info@gestix.com