Integração Gestix ERP e Trustpilot

Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.

“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”

TrustPilot

Requisitos

  • Gestix Enterprise Edition
  • Trustpilot Account

Funcionamento

Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.

O seu cliente é convidado por email a dar o seu feedback sobre o produto ou serviço
Imagem mostra exemplo do email recebibo pelo cliente a pedir-lhe o feedback

O que fazer para integrar Gestix e Truspilot

  1. Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
  2. Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)

Contacte info@gestix.com

Gestix API Documentation for version 1.0.2

A new Gestix API version has been released.

The currently supported endpoints list follows.

  1. /helo get Authentication
  2. /status get Get status information
  3. /documents get Lists Documents
  4. /invoices get Lists Invoices
  5. /invoices post Adds a document of the specified document set to the system
  6. /orders get Lists Orders
  7. /orders post Adds a document of the specified document set to the system
  8. /receipts get Lists Receipts
  9. /receipts post Adds a document of the specified document set to the system
  10. /transfer_orders get Lists Stock Transfer
  11. /transfer_orders post Adds a document of the specified document set to the system
  12. /purchases get Lists Purchases
  13. /purchases post Adds a document of the specified document set to the system
  14. /purchase_orders get Lists Purchase Orders
  15. /purchase_orders post Adds a document of the specified document set to the system
  16. /customers get Lists Customer
  17. /customers post Adds a Customer to the system
  18. /customers put Updates a Customer on to the system
  19. /suppliers get Lists Supplier
  20. /suppliers post Adds a Supplier to the system
  21. /suppliers put Updates a Supplier on to the system
  22. /articles get List products
  23. /articles post Adds a product to the system
  24. /articles put Updates a product on to the system
  25. /serial_numbers get Lists serial numbers
  26. /transactions get Lists transactions
  27. /locations get Lists locations
  28. /categories get Lists categories
  29. /families get Lists product families

The full API’s documentation can be downloaded from the Webshop menu of the Gestix ERP back office. A human-readable version is provied on PDF while the protocolar OAS 3.0 specification is available in JSON script.

Atualizar o preço de venda ao lançar a Compra de Fornecedor no Gestix ERP

Ao lançar ou editar as compras de fornecedor no Gestix ERP é agora possível retificar a margem mínima definida para o artigo e atualizar o Preço de Venda do artigo.

O cálculo é feito a partir do preço de compra e da margem mínima de lucro bruto pela seguinte fórmula:

preço = custo / (1 – margem / 100)

Exemplo:

Custo: 100,00
Margem: 50%
Preço = 100 / (1 – 50/100) = 100 / 0,5
Preço = 200,00

Primeiro, no menu Artigos, criar a ficha para os artigos envolvidos na compra.

Seguidamente, no menu Compras | Novo, após introduzir as linhas pode editar a margem mínima e o preço de venda de cada um dos Artigos envolvidos.

Editar a Margem Mínima de Lucro Bruto em cada linha com Artigo, bem como o respetivo preço final de venda atualizado.

  1. Clicar no campo Margem Mínima do artigo a corrigir para editar o respetivo valor. O preço de venda deverá ser automaticamente atualizado
  2. Edite o preço de venda caso necessário
  3. Clique na disquete junto para gravar as alterações na ficha do artigo

A ficha do artigo é atualizada no momento em que clica na disquete.

Apenas é afetada a lista de preços definida como Padrão / Por omissão.

Análise ABC de Clientes (Curva ABC)

Na Faturação do seu Gestix encontra agora uma nova listagem, designada ABC Vendas, a qual lista os clientes ordenados por montante acumulado de vendas no período selecionado.

Esta listagem serve para identificar os clientes que mais contribuem para a faturação total num dado período.

Introduza as datas correspondentes ao período que deseja abranger e deixe o campo Cliente em branco para a análise ABC de Clientes.

Exemplo de resultado num teste envolvendo poucos clientes.

Exigência de Fatura Eletrónica na Administração Pública (FEAP)

Com a aproximação de mais uma data, a de 1 de Julho de 2022, para a suposta legitimidade da exigência de Fatura Eletrónica da Administração Pública (FEAP), esclarecemos que continuamos a disponibilizar em opção a FEAP às entidades que queiram implementar, com base nas normas vigentes.

Sobre a legitimidade da exigência de FEAP por parte das entidades públicas, lamentavelmente não temos mais informação além do histórico de sucessivos adiamentos da entrada em vigor da lei por parte da autoridade competente.

A nossa solução é disponibilizada em parceria com a Saphety e envolve:

  • Consultoria/Formação para esclarecimento de questões administrativas e opções possíveis para diferentes níveis de implementação com menor ou maior automação) 
  • Implementação do tipo de solução adequado à Empresa
  • Assistência ao utilizador em questões FE e manutenção do serviço

Caso a empresa deseje implementar a FEAP apenas se for obrigatório, é de aguardar novidades da AT. Caso pretenda avançar já, recomendamos a nossa consultoria a partir da qual avaliaremos todos os requisitos e prestaremos esclarecimentos.

Comunicado da Ordem dos Contabilistas Certificados

https://www.occ.pt/pt/noticias/assinatura-digital-qualificada/

Excerto:

Assinatura digital qualificada
17-10-2021

Determinada entidade emite faturas através de um software e grava essas faturas em pdf. Posteriormente, sem as rubricar ou assinar, envia aos nossos clientes via e-mail. A assinatura digital qualificada é uma exigência para as faturas eletrónicas. Um documento pdf é uma fatura eletrónica?
A software house informou esta entidade que todas as faturas que fossem enviadas eletronicamente, ou seja, por e simplesmente não terem sido impressas e assinadas mas sim retiradas do programa e enviadas por email aos clientes, são consideradas faturas eletrónicas e por isso têm que passar a ter uma assinatura digital qualificada para as tornar legais. Uma fatura retirada do programa da faturação, gravada no computador em formato PDF e enviada por e-mail, necessita ou não desta assinatura digital qualificada?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se à validação de faturas, nomeadamente no que respeita à assinatura eletrónica qualificada, bem como no que se refere à possibilidade de poderem ser aceites faturas em formato PDF.
As obrigações de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos sujeitos passivos de IVA decorrem do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro e do Código do IVA.
Os sujeitos passivos podem processar as suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:
– Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;
– Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal das Finanças);
– E, ainda, através de outros meios eletrónicos.
Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA e artigo 12.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Os artigos 12.º a 14.º e 28.º a 30.º todos do Decreto-Lei n.º 28/2019, regulam as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas emitidas por via eletrónica.
As faturas emitidas por via eletrónica, para além de terem que conter todos os elementos obrigatórios previstos no artigo 36.º e 40.º do CIVA, devem ainda ser emitidas através de sistemas que garantam a autenticidade da origem, com a comprovação da identidade do fornecedor ou prestador ou do emitente da fatura e da integridade do conteúdo, estabelecendo-se tecnicamente a impossibilidade de alteração do conteúdo da fatura, conforme previsto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
– Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
– Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014
– Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do ‘Acordo tipo EDI europeu’, aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
Nos termos do artigo 13.º do Decreto-lei n.º 28/2019, além dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:
– A validação cronológica das mensagens emitidas;
– O não repúdio da origem e receção das mensagens;
– A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
– Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão.
Nos termos do art.º 14.º do mesmo diploma, note que os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica, devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária.
Até 31/12/2020, a emissão de faturas por via eletrónica pode continuar a ser efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado.
Contudo, o Despacho n.º 437/2020-XXII do SEAF, de 09/11, veio permitir que, até 31 de março de 2021, devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal. Posteriormente, o Despacho n.º 260/2021-XXII, de 27/07, veio alargar essa possibilidade até 31 de dezembro de 2021.
Assim, só a partir de 1 de janeiro de 2022 é que será obrigatória a emissão de faturação eletrónica, com assinatura qualificada, selo eletrónico qualificado ou sistema EDI.
A partir de 1 de janeiro de 2022, a emissão de faturas por via eletrónica requer que seja efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, emitidos mediante a aquisição de certificado a uma entidade privada devidamente credenciada para o efeito pelo organismo estatal de tutela (Gabinete Nacional de Segurança).
Conforme previsto no n.º 10 do artigo 36.º do CIVA, para além do cumprimento destas formalidades técnicas na emissão da fatura por via eletrónica, esta apenas pode ser emitida quando o adquirente ou destinatário aceite previamente receber a fatura nesse formato eletrónico.
Como resulta destes procedimentos para as faturas eletrónicas, os sujeitos passivos podem emitir e enviar as suas faturas de forma desmaterializada, mediante determinadas condições ali previstas acordadas entre as partes.
Desta forma, os procedimentos de emissão de faturação por via eletrónica a emitir a adquirentes do setor privado (sujeitos passivos ou consumidores finais) não são obrigatórios, sendo uma mera opção a adotar pelos sujeitos passivos, desde que cumpridos os referidos requisitos legais mencionados.
Tal como acima referido, os procedimentos de assinatura eletrónica avançada estão previstos legalmente no Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, e anteriormente no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, que foi substituído pelas normas do referido regulamento comunitário.
Já os procedimentos para implementação da assinatura eletrónica qualificada são de natureza informática e legal, estando fora do âmbito de resposta do departamento de consultoria da Ordem dos Contabilistas Certificados.
Finalmente, em relação ao Certificado Digital de Fatura Eletrónica, informa-se que estão em curso alterações legislativas nesta matéria, nomeadamente através da Portaria n.º 305/2020, de 29/12, que veio regulamentar a disponibilização de mecanismos de assinatura eletrónica qualificada, com certificação dos atributos empresariais, utilizando a infraestrutura existente na administração pública, nomeadamente os meios disponíveis no sítio autenticacao.gov.pt, o sítio oficial dos meios de identificação eletrónica, assinatura eletrónica e autenticação segura do Estado. Assim, por exemplo, através da portaria referida, possibilita -se a utilização dos atributos empresariais do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) para a assinatura de faturas eletrónicas.

Contacto: info@gestix.com

A assinatura digital generalizada poderá ser uma solução da AT para agilizar o processo, porém a legislação não é conclusiva à data da publicação deste artigo.

Arquivo Eletrónico ou Arquivo Físico

Como fazer para deixar de utilizar o Gestix como programa de Faturação, como por exemplo no fecho da empresa?

Após término da utilização do Gestix pode optar por:

  • Extrair os dados para arquivo físico (papel) ou eletrónico (Excel/CSV, XML) e terminar o serviço Gestix Cloud
  • Conservar o acesso integral ao seu Gestix Cloud em Modo de Consulta por um valor anual inferior

O modelo de funcionamento do Gestix não obriga à manutenção de arquivo eletrónico online, sendo apenas obrigatório conservar cópias impressas da faturação emitida bem como todos os documentos fiscais relevantes.

Em geral, recomenda-se a extração e arquivo do ficheiro SAF-T de cada ano bem como o ficheiro SAF-T de cada mês, relativamente ao período de exploração do Gestix.

Após término do serviço, é disponibilizada cópia da base de dados em ficheiro SQL e o serviço é seguidamente abatido. Esta cópia é essencial para aceder à informação porém não é suficiente: para consultar a informação posteriormente, requer sempre um serviço Gestix Cloud ou Download para poder ser recuperada em caso de necessidade.

Fazer uma Fatura em USD no Gestix

Se é a primeira vez que vai trabalhar com uma dada moeda, pode ter que adicionar essa moeda no menu Moedas, como se mostra nos passos seguintes.

Adicionar a Moeda no Menu Moedas

Clicar no botão + para adicionar uma moeda, neste caso USD.
Após clicar em + devem ser introduzidos os dados relativos à moeda em causa.

A taxa de conversão de USD para EUR deve ser introduzida inicialmente e atualizada sempre que necessário. No exemplo utilizou-se o valor seguinte: 1,0 EUR = 1,1266 USD.

No fim clicar na disquete para juntar a nova moeda à lista.

Podem ser adicionadas tantas moedas quanto necessário.

A Moeda Base continuará a ser aquela que foi definida na configuração do programa, assinalada a negrito na lista do menu Moedas. A Moeda Base não pode ser alterada e a sua Taxa de Conversão é sempre unitária.

Emitir uma Fatura em USD

Para emitir uma fatura em USD, proceder como se mostra nos passos seguintes, por exemplo.

O contra-valor na Moeda Base é apresentado junto ao Total.

Novidades Gestix 2022

  • Atualização do Preço Geral do Artigo no lançamento da Compra (Enterprise Edition)
  • SAFT – Mais fácil de interligar com software Contabilidade
  • Tax Free Shop – mais fácil processar a devolução de IVA a cliente estrangeiro (Recibo de Nota de Crédito com IVA e Fatura/Recibo sem IVA)
  • API – novas funcionalidades de gestão de stock e armazéns disponíveis para integração com dispositivos e aplicações externas
  • CRM – Registo de Tarefas em massa para clientes de acordo com critérios variados sobre vendas, dívida e atividade
  • Gestão de Stocks – carregamento de inventário por ficheiro CSV mais resiliente no caso de falta de dados em algumas colunas do ficheiro
  • Ponto de Venda Tátil – corrigido eventual atraso na data da primeira fatura do dia em operação 24/24h
  • Maior segurança na verificação dos dados introduzidos face às normas fiscais em vigor

Pagamento de Devolução de IVA

Quando é feita uma venda a cliente estrangeiro com IVA incluído e posteriormente aquele reclama a devolução do IVA no balcão Tax Free, o procedimento mais conveniente para a regularização dos documentos fiscais envolvidos é o seguinte:

  • Emissão de Nota de Crédito/Devolução da Fatura original com IVA
  • Emissão de nova Fatura sem IVA
  • Emissão de Recibo de Pagamento de Devolução de IVA ao Cliente – o valor negativo do recibo corresponde ao valor devolvido ao comprador.

Uma vez que as regras aplicáveis ao software de faturação certificado impedem o recibo normal de assumir valores negativos, esta operação requer a criação de uma série específica para o efeito.

Criar Série para Pagamento de Devolução de IVA

No menu Admin | Documentos Financeiros, adicionar uma série de recibos com a opção Comportamento do IVA a indicar “Devolução de IVA”.

Após validar os restantes detalhes da nova Série grave-a e está pronta para ser utilizada a partir do menu Faturação.

Fiscalidade e Certificação do Software

Consulte sempre o seu contabilista ou o serviço das Finanças para saber exatamente quais as imposições legais que se aplicam à sua faturação.
Certificados
As várias edições Sistemas Gestix são certificadas pela AT desde 2010. Este estatuto é comprovado pela consulta da lista de software certificado no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira, onde constam com os respetivos números de certificados 0394/DGCI a 0397/DGCI.

Certificação de Software de Faturação

  • 0394/DGCI – edições Gestix Enterprise são vocacionadas para Pequenas e Médias Empresas (PME) de Distribuição, Manufatura, Produção, Tecnologia, e Serviços
  • 0395/DGCI – edições Gestix Business cobrem as necessidades de micro e pequenas empresas bem como Serviços Profissionais
  • 0396/DGCI – edições Gestix POS estão orientadas para a gestão integrada de Pontos de Venda de hipermercados e redes de lojas de Retalho.
  • 0397/DGCI – edições Gestix Life focam-se nas áreas Farmacêutica, Saúde, Hospitalidade, Cuidados Continuados, Hoteleira.

Pioneiro na Certificação

A Westix TI acompanha desde sempre e de forma exemplar os desafios exigidos pela regulação do software de faturação, a Westix foi dos primeiros a obter a certificação do seu software, como atesta a numeração dos certificados. Integra as sucessivas exigências legais em Portugal, Moçambique e Angola de forma que em 2008 tem a primeira versão do SAF-T, em 2010 garante a Certificação DGCI/AT das várias linhas de produtos Gestix (sob números 394, 395, 396 e 397) e disponibiliza atempadamente upgrades fiscais aos seus clientes ainda antes da entrada em vigor das respetivas leis.

A entrada em vigor em 2014 da obrigação de comunicação eltrónica das guias de transporte antes do início do trânsito das mercadorias, levou à recente implementação da transmissão eletrónica de documentos, em tempo real e por ficheiro.

Obrigatoriedade
A utilização de software de facturação certificado é obrigatória em Portugal, Moçambique, Angola, entre outros países. Muitas empresas que anteriormente podiam utilizar, por exemplo, máquinas registadoras e programas de faturação não certificados, já não o podem fazer, sendo obrigadas a utilizar exclusivamente programa de facturação certificado de acordo com as regras em vigor.

Como é assegurada a conformidade do software Gestix
A conformidade do software Gestix com as regras em vigor é assegurada através de atualizações periódicas disponibilizadas aos clientes detentores do plano anual de suporte em dia. Estas atualizações são automáticas nas soluções Cloud e por download nas soluções Download, instaladas no equipamento do cliente.

Países isentos de certificação do software
Apenas em países onde não é obrigatória a utilização de software de faturação certificado, o Gestix permite ao utilizador escolher o modo de funcionamento do programa, antes de introduzir quaisquer dados no sistema. Por exemplo, é possível a uma empresa de Cabo Verde trabalhar com o programa de forma a poder efetuar correção em documentos após registados.

Funcionalidades e características regulamentares

Disponibiliza ficheiro SAF-T/PT
Suporta regime de IVA específico “Bens 2ª Mão/Obras Arte”
Suporta transações com clientes em regime de IVA de Caixa
Todos os documentos fiscais e logísticos são assinados digitalmente
Os documentos com relevância fiscal não são passíveis de alteração depois registados
Os documentos em fase de esboço não podem ser impressos
Os documentos não podem conter valores negativos nas linhas
As notas de crédito e similares devem conter o motivo para o crédito
Transações a taxa IVA diferente da normal devem ser justificadas com a menção do “preceito legal aplicável à exceção”
A emissão de fatura simplificada permite a omissão dos dados fiscais do adquirente porém está limitada a 100 000 euros
Os documentos logísticos devem ser comunicados à Autoridade Tributária antes do início do transporte
A emissão de documentos fiscais e logísticos requer a menção do nome, morada e número fiscal do adquirente, exceto no caso da Fatura Simplificada.
Todos os documentos emitidos que não sejam considerados faturas (orçamentos, propostas, etc.) devem conter o texto “Este documento não serve de factura”, não podendo este texto ser retirado do modelo de impresso pelo utilizador.
As faturas simplificadas (os antigos talões de venda) onde não esteja identificado o nº de contribuinte do adquirente têm um tracejado a inutilizar o local de identificação do adquirente, ou em alternativa o texto «Consumidor final».
Documentos produzidos noutras aplicações que não sejam assinados digitalmente não podem ser importados para o Gestix como faturas, mas são importados primeiro para documentos pro-forma e depois feita a faturação automática destes documentos, com as faturas já produzidas no Gestix, com a respetiva assinatura digital.
O Gestix é autónomo para gerar quer manualmente quer de forma automática todo o tipo de documentos de faturação com assinatura digital. Não admite portanto a importação de documentos de faturação para efeitos de SAF-T.
Os documentos efectuados manualmente em impresso de tipografia devem sempre ser registados no programa certificado e exportados para o respectivo SAF-T com um texto específico no campo HashControl. Os clientes que pretendam utilizar este método devem adquirir o módulo respetivo em contrato pontual.
O acesso de operadores ao programa é controlado por login e password, seja a partir da base de dados de utilizadores interna, seja a partir do diretório da entidade utilizadora.
O histórico interno de operações do Gestix, identifica o operador, a data e a hora em que a emissão ou anulação de um documento foi feita, abrangendo ainda alterações de fichas de cliente, artigo, fornecedor, entre outros.
Que obrigações fiscais se aplicam à sua empresa
Consulte sempre o serviço das Finanças ou o seu contabilista para saber concretamente como cumprir as disposições legais que se aplicam à sua empresa.

Em Portugal, Angola e Moçambique, e um crescente número de países, a lei obriga as entidades que emitam facturas ou recibos que o façam por meio de software certificado, salvo excepções previstas para grupos específicos. Por exemplo, em Portugal a entidade pode usar recibos manuais se não atingir 100 mil euros de faturação bruta anual. Nos países onde existe obrigatoriedade de utilização de software de faturação certificado é proíbida a utilização de software não certificado.

A lei portuguesa prevê pesadas sanções para quem não cumprir com o requisito de utilização de software de facturação certificado. Para esse efeito o Artigo 155º do OE-2012 altera o Regime Geral das Infracções Tributárias (Lei 15/2001 de 15 de Junho). Foi alterado o nº 2 do artigo 128º deste regime, passando a definir o seguinte: 2 — A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de facturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre € 375 e € 18750.

A tendência é para a utilização de software certificado ser rapidamente generalizada. No entanto, atualmente aplicam-se algumas exceções à obrigatoriedade de utilizar software certificado.

Consulte sempre o serviço das Finanças ou o seu contabilista para saber concretamente como cumprir as disposições legais que se aplicam à sua empresa.

Informe-se sobre eventuais benefícios fiscais na aquisição de software
Nos paises em que é tornada obrigatória a utilização de software certificado na faturação das empresas, geralmente são dados benefícios diversos a título de incentivo à modernização do sistema informático. Tal aconteceu em Portugal com o orçamento de estado de 2012, em que foram anunciados incentivos para as empresas que se vêem obrigadas a actualizar os seus programas de facturação.

Consulte o seu contabilista sobre a eventual aplicação de benefícios ao seu caso.

Fiscal
O Gestix precisa de alguma operação de Fecho de Ano?
A passagem de ano no Gestix é automática. Logo que se emita faturação do novo ano deixa de ser possível faturar no ano anterior
Como medida de precaução, é fortemente recomendado ir ao menu Admin / Cópia de Segurança e efetuar uma cópia de segurança.
Com uma cópia de segurança feita antes de efectuados registos críticos, se um operador comete um erro terá a opção de restaurar a base de dados para o estado anterior ao engano.
O que preciso de fazer quando muda a taxa do IVA ou VAT?
No Gestix, quando ocorrem alterações da taxa do IVA, o processo é feito de forma fácil no menu Admin / Taxas de IVA
A alteração das taxas de cada escalão é automática e respeita as datas de validade de cada taxa, sem perturbar o funcionamento do sistema.
Faturação de uma guia sem preços
Uma guia registada com items a preço zero, ao ser faturada via Doc.Origem, atribui automaticamente os preços de tabela à fatura, e atualiza os preços na guia.
O Gestix Business STD não possuindo menus específicos para estas operações, pode criar duas séries de documentos de fornecedor baseadas em Compra a Dinheiro: uma Pag. Salários, outra Pag. Finanças.
Utilizando fichas de fornecedor para a entidade Finanças e para cada empregado, pode assim manter um registo completo dos respetivos pagamentos.
As Compras (faturas de fornecedor) têm de ser numeradas sequencialmente?
A configuração original dos documentos de compras é Numerado Sequencialmente, assumindo que o utilizador pretende atribuir o seu próprio número de registo da compra.
Para introduzir o nº constante no documento de compra, a configuração dos respetivos documentos deve omitir a opção Numerado Sequencialmente.
Como posso verificar se o meu Gestix é certificado AT?
O seu Gestix é certificado AT se a respetiva versão for 5.1 ou superior. Pode ver a qual a versão do programa na barra superior do ecrã após entrar no Gestix.
A facturação online Gestix dispõe do Ficheiro de Auditoria Fiscal (SAFT) recomendado pela OCDE e prescrito na Lei Portuguesa?
Sim. O Ficheiro SAFT é disponibilizado em todas as versões Gestix atuais que disponham de algum dos módulos Faturação, Ponto de Venda, ou Webshop Invoicing

Histórico

SAF-T(PT) (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objetivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, de faturação, de documentos de transporte e recibos emitidos, num formato legível e comum, independentemente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.
A adoção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de fornecimento de informação aos serviços de inspeção, acionistas, auditores internos ou externos e revisores de contas.
O formato normalizado facilita a extração e tratamento da informação, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.
O ficheiro SAF-T(PT) destina-se a facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.
A Portaria_321A_2007.pdf, de 26 de março estabelece que todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam, a título principal, uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigados a produzir um ficheiro, de acordo com a estrutura de dados divulgada em anexo à portaria e sempre que solicitado pelos serviços de inspeção, no âmbito das suas competências.
O disposto na Portaria n.º 321-A/2007 aplica-se, relativamente aos sistemas de faturação, às operações efetuadas a partir do dia 1 de janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aos registos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.
Todos os programas certificados têm de exportar o ficheiro XML de SAF-T(PT) para efeitos de validação de assinaturas, pelo que os contribuintes de IRC e IRS que utilizem programas certificados são obrigados a exportar o referido ficheiro relativo à faturação.
A Portaria n.º 1192/2009, de 08 de outubro, procedeu à 1ª alteração ao anexo da Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.01.2010, e estabelecer uma nova estrutura de dados e correspondente ficheiro XSD.
A Portaria n.º 160/2013, de 23 de abril, procedeu à 2ª alteração ao anexo da Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.07.2013, e estabelecer uma nova estrutura de dados e correspondente ficheiro XSD.
A Portaria n.º 274/2013, de 21 de agosto, procedeu à 3ª alteração ao anexo da Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.10.2013, e estabelecer uma nova estrutura de dados e correspondente ficheiro XSD. – (NOVO)
Fatura Simplificada
A 24 de agosto de 2012 foram publicados os decretos-lei n.o 197/2012 e 198/2012, que introduzem alterações em sede de IVA no que respeita à emissão de faturação simplificada. Estas alterações produzem efeitos a partir de 1 de janeiro de 2013. Foi introduzido no art. 40.o do CIVA um novo conceito de faturação simplificada que substitui o anterior conceito de “talão de venda” e de dispensa de faturação.
A faturação simplificada substitui a emissão de fatura prevista no art. 29.o como os requisitos previstos no art. 36.o do CIVA (Prazo de emissão e formalidades das faturas). O No. 5 alínea a do citado artigo 36.o do CIVA, especifica designadamente, os elementos a constar na fatura.
Artigo 36o. do CIVA – Prazo de emissão e formalidades das faturas
1 – A fatura referida na alínea b) do n.o 1 do artigo 29.o deve ser emitida:
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
a) o mais tardar no 5.o dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.o;
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
b) o mais tardar no 15.o dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.o, no caso das prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis no território de outro Estado membro em resultado da aplicação do disposto na alínea a) do n.o 6 do artigo 6.o;
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
c) na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a uma transmissão de bens ou prestação de serviços ainda não efetuada, bem como no caso em que o pagamento coincide com o momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.o.
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
2 – Nos casos em que seja utilizada a emissão de faturas globais, o seu processamento não pode ir além de cinco dias úteis do termo do período a que respeitam.
3 – As faturas são substituídas por guias ou notas de devolução, quando se trate de devoluções de mercadorias anteriormente transacionadas entre as mesmas pessoas, devendo a sua emissão processar-se o mais tardar no 5.o dia útil seguinte à data da devolução.
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(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
4 – Os documentos referidos nos números anteriores devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.
5 – As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
a) os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
b) a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
c) o preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
d) as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
e) o motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
f) a data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.
No caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.
6 – As guias ou notas de devolução e outros documentos retificativos de faturas devem conter, além da data e numeração sequencial, os elementos a que se refere a alínea a) do número anterior, bem como a referência à fatura a que respeitam e as menções desta que são objeto de alterações.
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
7 – Os documentos emitidos pelas operações assimiladas a transmissões de bens pelas alíneas f) e g) do n.o 3 do artigo 3.o e a prestações de serviços pelas alíneas a) e b) do n.o 2 do artigo 4.o devem mencionar apenas a data, natureza da operação, valor tributável, taxa de imposto aplicável e montante do mesmo.
8 – Pode o Ministro das Finanças, relativamente a sujeitos passivos que transmitam bens ou prestem serviços que, pela sua natureza, impeçam o cumprimento do prazo previsto no n.o 1, determinar prazos mais dilatados de faturação.
9 – No caso de sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, que tenham nomeado representante nos termos do artigo 30.o, as faturas emitidas, além dos elementos previstos no n.o 5, devem conter ainda o nome ou denominação social e a sede, estabelecimento estável ou domicílio do representante, bem como o respetivo número de identificação fiscal.
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
10 – As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
11 – A elaboração de faturas por parte do adquirente dos bens ou dos serviços fica sujeita às seguintes condições:
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
a) a existência de um acordo prévio, na forma escrita, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos;
b) o adquirente provar que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo;
c) conter a menção “autofacturação”.
(Aditada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
12 – Sem prejuízo do disposto no número anterior, a elaboração de faturas pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro está sujeita a autorização prévia da Autoridade Tributária e Aduaneira, que pode fixar condições específicas para a sua efetivação.
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
13 – Nas situações previstas nas alíneas i), j) e l) do n.o 1 do artigo 2.o, bem como nas demais situações em que o destinatário ou adquirente for o devedor do imposto, as faturas emitidas pelo transmitente dos bens ou prestador dos serviços devem conter a expressão “IVA – autoliquidação”.
(Redação dada pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
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14 – Nas faturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma ou a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento informático de faturação.
(Aditado pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
15 – A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo não é obrigatória nas faturas de valor inferior a € 1.000, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite que a fatura contenha esses elementos.
(Aditado pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
16 – A indicação na fatura do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário não sujeito passivo é sempre obrigatória quando este o solicite.
(Aditado pelo Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto. Com entrada em vigor a partir de 1 de janeiro de 2013)
Transmissão do Inventário à Autoridade Tributária
Quem está abrangido por esta obrigação?
Esta medida abrange todos os sujeitos passivos singulares ou colectivos que:
Tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;
Estejam obrigados à elaboração de inventário;
Tenham tido, no ano anterior, um volume de facturação superior a 100 mil euros.
Estão excluídos desta obrigação as empresas com volume de facturação, do ano anterior, igual ou inferior a 100 mil euros
Posso comunicar o meu inventário com Gestix?
Todas as novas edições Gestix dispõem de Inventário em formato compatível pronto a transmitir à AT.
Como é fácil importar o inventário de outras aplicações para o Gestix, muitas empresas optam por mudar agora para o novo Gestix e ficar tranquilas seja qual for o número de artigos e movimento envolvido.
Utilizadores de edições Gestix com gestão de armazém (Gestix Classic e superiores) e que tenham o plano anual de suporte em dia têm acesso a atualização do software para fazer face ao novos requisitos. Se não estiver nestas condições, contacte-nos para condições especiais de upgrade.
O prazo de comunicação de inventários termina no dia 31 de janeiro, não corra riscos e faça já o upgrade para as novas edições Gestix.

Gestix Life – Faturação Assistida para Lares, Hospitais e Cuidados Continuados

  • Admissão do cliente
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A admissão do cliente dá origem ao plano ou contrato de faturação.

Os talões de consumo, guias de tratamento, talões de serviço, e despesas por conta do cliente podem ser lançados no escritório importados a partir de torniquetes, dispensers, e outras tecnologias.

O adiantamento de dinheiro para pagamento de despesa por conta e em nome do cliente permite cobrar a importância em dívida sem ser porém contabilizada para efeitos de IVA/IRC.

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A fatura gerada inclui os valores fixos e variáveis.