- A implementação da assinatura digital do PDF no Gestix é transparente para o Utilizador que subscreva o respetivo serviço. O PDF é assinado tanto quando é enviado por email como quando é descarregado para ficheiro. Para verificar os detalhes do selo digital do PDF, abrir o PDF com o Adobe Acrobat Reader e abrir a opção “Verificar Painel de Assinaturas”
- Novo modo de configuração da Série de Documentos “apenas para consulta” https://blog.gestixsoftware.com/2024/01/series-de-documentos-apenas-para-leitura/
- Talão de Oferta no Ponto de Venda e em Faturação com POS
- Na Visão Global mostrar o Líquido de IVA no resumo analítico
- Código Aduaneiro – Nova coluna opcional por linha de documento
- Correção de dificuldade que existia ao inserir um valor de Portes, não assumia de imediato a respetiva taxa de IVA
- Nova opção de Fatura Eletrónica JEDI (JSON EDI) para integração direta de documentos entre empresas que utilizam Gestix ERP
- Margem de Lucro por Projeto não era exata quando havia notas de crédito parcelares envolvidas
- ID de Séries de Documentos com até 15 carateres alfanuméricos
- Botões configurados pelo utilizador no Ponto de Venda/POS Ecrã Tátil não assumiam preço no momento da venda
- Ao atualizar stock de artigos por CSV permitir múltiplos operadores a trabalhar em diferentes lojas ou armazéns
- Ao importar bases de dados de clientes por CSV ignorar fichas incompletas mas prosseguir importação dos dados
- Permitir alterar o meio de pagamento em Faturas/Recibo e Recibos se o operador tiver privilégios de Administração do Sistema, mesmo que o documento já tenha sido imprimido
Gestão Clínica Simplificada
O Gestix é fácil de adaptar à gestão da clínica.
O registo do cliente pode ser feito no menu Clientes, antecipadamente, ou no menu Faturação, ao fazer a Fatura.
No menu Clientes é possível aceder e editar todos os dados gerais e pessoais da entidade, bem como eventuais notas e observações.
Registo de Tarefas no menu Tarefas
Após o registo do cliente no Gestix podem ser registadas tarefas ou ações, que consistem numa descrição, data de início da tarefa (Data Limite), e data opcional para alerta do utilizador.
Registar uma Tarefa (Realizada ou Agendada)
- Escolher Tarefas no menu lateral
- clicar no botão + para adicionar
É apresentada uma ficha de Tarefa para preenchimento manual.
Dados da Tarefa
- Originada – Utilizador e Data de registo da Tarefa
- P/Utilizador – Utilizador a quem a Tarefa se destina
- Data Limite – Data em que a Tarefa é realizada (por omissão é a data de de registo da Tarefa)
- Cliente – ao qual a Tarefa fica associada
- Tipo de Tarefa – Um dos tipos definidos pelo Utilizador no menu Tarefas ^ Tipos de Tarefa
- Descrição – da Tarefa realizada ou a realizar
- Tarefa Completada – deixar em branco no caso de agendamento de Tarefa, marcar com visto se ou quando a Tarefa estiver concluída
- Notas – pode ser usado para registar informação sobre a tarefa ou ação realizada
- Situação (texto) – descrição livre sobre a situação em que a Tarefa se encontra
- Situação (data) – data em que a situação da Tarefa é avaliada
- Alertar Em – colocar um visto quando for pretendido o alerta do utilizador bem como a respetiva data/hora no campo adjacente
- Próximo Contacto – data de caráter informativo, opcional
Ao clicar Cliente é mostrada a lista dos clientes recentemente acessados. Clicar em Procurar para poder pesquisar por nome ou outros dados.
Ao clicar em Procurar é aberta uma janela que permite inserir o número do cliente (ID) ou parte do nome. Ao clicar na “lupa” é atualizada a lista com os eventuais resultados.
Para o utilizador ser alertado sobre a tarefa, ao entrar no seu Gestix, colocar um pisco no campo Alertar Em e selecionar a data do aviso.
Após inseridos os dados da Tarefa, clicar em Gravar. A adição de anexos a uma Tarefa (imagens, documentos) fica acessível após gravada.
O menu Tarefas apresenta a lista de Tarefas bem como alguns campos para filtrar a informação a apresentar.
Lista de Tarefas – Filtros
- Utilizador – permite mostrar apenas Tarefas referentes a um dado utilizador, ou a todos
- Tarefa Completada – Permite mostrar apenas Tarefas concluídas (opção Sim), apenas Tarefas agendadas (opção Não), ou todas.
- Tipo de Tarefa – permite mostrar apenas Tarefas de uma dada tipologia, ou de todas.
- Data Entre / E – permite restringir a lista de Tarefas às registadas ou devidas no período entre as duas datas inseridas (inclusive).
- Filtro – permite inserir um texto a procurar na Descrição da Tarefa
- Atualizar – aplica os filtros e apresenta a lista de Tarefas que satisfazem todas as condições
Consultar ou Editar Tarefa
No menu Tarefas, para consultar, editar ou eliminar uma Tarefa, primeiro verificar os Filtros e clicar Atualizar para mostrar a tarefa na lista, seguidamente clicar na Tarefa para aceder ao dados da mesma.
Os dados da Tarefa podem ser editados, sendo necessário depois clicar em Gravar (no topo do ecrã). Para eliminar a Tarefa clicar em Apagar.
Para adicionar um Anexo à Tarefa clicar no botão Escolher Ficheiro e selecionar a imagem ou PDF a arquivar no seu Gestix Cloud. Após inserido, poderá repetir o processo para adicionar mais anexos.
A lista de Anexos é apresentada com um olho e um X. O olho permite visualizar ou descarregar o anexo, o X permite remover o ficheiro do servidor.
Configuração inicial dos Tipos de Tarefa
Antes de começar a inserir Tarefas é conveniente aceder ao menu Tipos de Tarefa no topo do menu Tarefas (listagem), e adicionar as tipologias relevantes para a atividade. Os Tipos de Tarefa restantes, que não façam sentido, devem ser eliminadas.
Para adicionar um Tipo de Tarefa, clicar no botão +
Para consultar, editar ou eliminar, clicar na lista de Tipos de Tarefa e acionar uma das opções do menu no topo do ecrã.
Atributos de Clientes (tags)
Atributos são campos definidos pelo Utilizador para ajudar a classificar o Cliente e extrair relatórios. Antes de começar a registar dados de Clientes no sistema é conveniente rever a configuração criada automaticamente pela aplicação.
Entre os Atributos definidos, aqueles que tiver a opção “Disponível para Critério de Listagem” são apresentados no menu Clientes para restringir a listagem de acordo com a seleção de cada atributo.
Para tal, no menu Clientes ^ Atributos, inserir as Tags que façam sentido para a atividade, como por exemplo, “Dono”, “Tratador”, “Associação”, “Cães”, “Gatos”, “Roedores”, etc.
Clicar no + para adicionar atributos.
- Nome Atributo – o texto breve da “Tag”
- Tipo – de visibilidade deste Atributo na aplicação
- Informação – complementa dados do cliente
- Disponível no POS – complementa dados do cliente e fica disponível no Ponto de Venda para ser editado pelo operador
- Disponível para Critério de Listagem – complementa os dados do cliente e fica disponível para filtrar a listagem de cliente por um ou mais Atributos em simultâneo.
- Marcado Por Defeito – colocar um visto caso se pretenda que este Atributo seja automaticamente ativado ao criar uma ficha de cliente
Clicar na lista para consultar, alterar ou eliminar o item.
Ao entrar na ficha do item é mostrado o menu no topo que permitem alterar, eliminar ou duplicar o Atributo.
É recomendado eliminar os atributos criados automaticamente pela aplicação e que não façam sentido para a atividade.
Consulta de Tarefas no menu Clientes
É possível aceder às Tarefas a partir da ficha do Cliente. Após selecionada a ficha do Cliente, o separador Tarefas permite aceder às Tarefas daquela entidade.
Notas
- Está disponível API (Interface de Programação Aplicacional) para integração com aplicações ou dispositivos externos, permitindo a automação do registo de Tarefas/Agendamentos, entre outros.
- A adição de Anexos é uma funcionalidade opcional.
Autorizar o Gestix para comunicação à AT por webservice
De forma a permitir ao Gestix a comunicar a numeração da séries de faturação de forma automática, bem como documentos de transporte caso sejam utilizados, é necessário primeiro, no site da AT, criar um utilizador e respetiva senha, com as seguintes Operações Autorizadas:
- WDT – Documentos de Transporte
- WSE – Séries de Faturação
Criar Utilizador no site da Autoridade Tributária
Aceda à sua área de contribuinte no site da Autoridade Tributária
Depois de autenticado encontre a opção Todos os Serviços ou Mapa do Site e navegue até à secção Autenticação de Contribuintes.
- Abra o link “Gestão de Utilizadores”
- Clique Criar Novo Utilizador e preencha os dados pedidos. No nome do utilizador insira o seu NIF seguido de /1, por exemplo 123451234/1
Navegue através das opções e atribua autorização nas operações WDT e WSE.
Depois clique em Submeter – tome nota do nome de utilizador e da senha (serão necessários no passo seguinte, já no sistema Gestix).
Inserir as Credenciais AT no Gestix
No seu Gestix, inserir no menu Admin > Credenciais AT o nome de utilizador e senha atribuídos no site da AT no passo anterior.
Entre Admin | Credenciais AT e clique no ícone “lápis” para editar os dados.
Após concluída a configuração dos dados do utilizador AT no menu Credenciais AT do seu Gestix, as funcionalidades que requerem acesso ao portal da AT ficarão disponíveis aos operadores do Gestix.
Para testar a configuração, no menu principal do Gestix entre em Faturação ^ Séries de Documentos, e clique em Verificar Webservice.
Deverão ser apresentadas as séries já comunicadas ou a mensagem de que não existem séries comunicadas ainda.
Ordens de Produção e Produtos Compostos
O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
Agregar Artigos sob uma Referência
Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.
Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Transformar Produto a Granel em Unidades
Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.
Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.
Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.
Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços
Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.
O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.
Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:
Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:
A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).
Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:
Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.
A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir
O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.
E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.
O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:
O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.
Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655
Integração Gestix ERP e Trustpilot
Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.
“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”
TrustPilot
Requisitos
- Gestix Enterprise Edition
- Trustpilot Account
Funcionamento
Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.
O que fazer para integrar Gestix e Truspilot
- Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
- Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)
Contacte info@gestix.com
Gestix API Documentation
A new Gestix API version has been released.
Gestix API Reference Guide is available from your Gestix Admin | Webshop menu for browsing and for download in PDF format. The API specification in OAS 3.0-style in JSON format is also available for download at this location.
About the vat_included field in the invoice structure:
vat_included
EN
The vat_included field encodes the type of VAT calculation involved in the invoice line, which can assume one of the values 0, 1 and 2, which will be interpreted as follows:
“0” – the price value has been entered without VAT in a Document Set configured as Prices without VAT – this mode is when prices are negotiated without VAT – the invoice will print unit prices without VAT.
“1” – the price value has been entered including VAT in a set of documents configured as Prices without VAT – the software will subtract the VAT from the unit price before recording.
“2” – the price value has been entered with VAT in a Document Set configured as Prices with VAT – this mode is when prices are negotiated with VAT – the invoice will show the unit prices with VAT.
PT
O campo vat_included codifica o tipo de cálculo do IVA envolvido na linha da fatura, podendo assumir um dos valores 0, 1 e 2, que será interpretado da seguinte forma:
“0” – o valor do preço foi inserido sem IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços sem IVA – este modo é quando os preços são negociados sem impostos – a fatura imprimirá preços unitários sem IVA.
“1” – o valor do preço foi inserido incluindo o IVA em um conjunto de documentos configurado como Preços sem IVA – o software subtrairá o IVA do preço unitário antes da gravação.
“2” – o valor do preço foi inserido com IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços com IVA incluído – este modo é quando os preços são negociados com IVA – a fatura mostrará os preços unitários com IVA.
Atualizar o preço de venda ao lançar a Compra de Fornecedor no Gestix ERP
Ao lançar ou editar as compras de fornecedor no Gestix ERP é agora possível retificar a margem mínima definida para o artigo e atualizar o Preço de Venda do artigo.
O cálculo é feito a partir do preço de compra e da margem mínima de lucro bruto pela seguinte fórmula:
preço = custo / (1 – margem / 100)
Exemplo:
Custo: 100,00
Margem: 50%
Preço = 100 / (1 – 50/100) = 100 / 0,5
Preço = 200,00
Primeiro, no menu Artigos, criar a ficha para os artigos envolvidos na compra.
Seguidamente, no menu Compras | Novo, após introduzir as linhas pode editar a margem mínima e o preço de venda de cada um dos Artigos envolvidos.
Editar a Margem Mínima de Lucro Bruto em cada linha com Artigo, bem como o respetivo preço final de venda atualizado.
- Clicar no campo Margem Mínima do artigo a corrigir para editar o respetivo valor. O preço de venda deverá ser automaticamente atualizado
- Edite o preço de venda caso necessário
- Clique na disquete junto para gravar as alterações na ficha do artigo
A ficha do artigo é atualizada no momento em que clica na disquete.
Apenas é afetada a lista de preços definida como Padrão / Por omissão.
Análise ABC de Clientes (Curva ABC)
Na Faturação do seu Gestix encontra agora uma nova listagem, designada ABC Vendas, a qual lista os clientes ordenados por montante acumulado de vendas no período selecionado.
Esta listagem serve para identificar os clientes que mais contribuem para a faturação total num dado período.
Introduza as datas correspondentes ao período que deseja abranger e deixe o campo Cliente em branco para a análise ABC de Clientes.
Exemplo de resultado num teste envolvendo poucos clientes.
Software Grátis Para a Gestão de Reparações
Gestix Repair Central
Com o software de gestão de reparações Gestix Repair Central, pode de maneira grátis gerir a sua oficina ou loja de reparações e a boa noticia é que também é fácil de utilizar.
Vamos então ver como funciona.
Na pagina inicial vamos encontrar os menus disponíveis para poder gerir a sua oficina, como pode ver na imagem em baixo.
Gestix Repair Central – Dashboard
Na opção Dashboard é possível pesquisar documentos por referencia, números de serie, modelo / marca. Imagem em baixo.
Gestix Repair Central – Clientes
Opção Clientes, aqui pode criar novos clientes bem como criar listagens de clientes. Para ver em pormenor como criar fichas de clientes carregue aqui
Gestix Repair Central – Produtos
No menu Produtos, tem três opções de escolha, Artigos, Famílias e Armazenamento.
A opção Artigos, pode criar novos artigos, bem como consultar diversas listagens conforme imagem em baixo. Para ver em pormenor como criar artigos carregue aqui.
Criar de novos artigos,
Criar Famílias e Sub-Famílias, imagem em baixo,
Na opção Armazenagem do menu Produtos, pode criar documentos de entrada e saída de artigos para atualização de stock. veja imagem em baixo para opções disponíveis.
Gestix Repair Central – Central de Reparações
No menu Central de Reparações é onde vai gerir as reparações da sua oficina ou loja de reparações.
Com a Ordem de Serviço pode gerar uma Nota de Entrega que pode ser impressa para entrega ao cliente em que o cliente pode assinar comprovando que o equipamento foi deixado para reparação com os problemas que estão descritos no documento. Pode criar talões de reparação onde pode ir atualizando o estado de reparação para fácil pesquisa e gestão das reparações em curso.
Na Folha de Obra tem a possibilidade de gerar o orçamento para cada reparação, nota de reparação e nota de entrega de equipamento ao cliente quando a reparação está finalizada.
A folha de obra está integrada com o módulo Gestix faturação onde é possível gerar faturas diretamente a partir da folha de obra. (esta opção não está disponível nesta versão, para mais informações em como integrar a modulo faturação carregue aqui.)
Depois de criadas as folhas de obras e ordens de serviço, pode pesquisar para informação ao cliente ou para gestão do seu volume de trabalho. Imagem em baixo.
Existem várias pesquisas que poderam ser feitas, veja imagem em baixo.
O modulo Gestix Central de Reparações está completamente integrado com o nosso modulo de faturação, que simplifica bastante a gestão das suas reparações, pois poderá de forma simple e rápida faturar as reparações diretamente ao seu cliente, para ver como funciona o módulo completo carregue aqui
Tire algumas duvidas com o nosso artigo sobre perguntas frequentes
Experimente de imediato o nosso software de gestão para oficinas ou lojas de reparações, registando-se no nosso website.
Link para o nosso canal do YouTube onde pode entre outros, ver como funciona a gestão de reparações do Gestix
Validação de preços nas compras e entradas de armazém para a correta valorização de Existências
O software Gestix assegura a correta Valorização de Existências através de vários métodos de controlo dos dados inseridos no sistema.
- Só é permitida a edição de Compra ou Entrada de Rectificação se não houverem transações de data posterior
- Em artigos com Custeio por Número de Série ou por Preço Médio de Custo, não é permitido o registo de Compra ou Entrada de Rectificação a preço zero
O Gestor pode desabilitar estas restrições através do menu Admin > Parâmetros.
Parâmetro “usr_low_accuracy_stock” permite ao Utilizador inibir a validação de dados em Compras e Entradas. Coloque no campo Valor:
0 (zero) – Funcionamento normal e seguro
1 (um) – Permitir a atualização de Entradas e Compras de datas anteriores às últimas transações
2 (dois) – Permitir preço de custo unitário “zero” em Entradas e Compras
Nota
Inserir preços a zero nas entradas compromete a correta valorização de existências.
O que é um ERP e Como Ele Revoluciona a Gestão Empresarial
Nos dias atuais, a eficiência na gestão empresarial é fundamental para se manter competitivo. Uma das ferramentas mais eficazes para alcançar essa eficiência é o ERP. Mas afinal, o que é um ERP, o que é um sistema ERP e para que serve? Vamos explorar essas questões e entender como os sistemas ERPs podem transformar a sua empresa.
O que é um ERP?
ERP, que significa Enterprise Resource Planning (Planeamento dos Recursos Empresariais), é um software que integra todos os processos essenciais de uma empresa numa única plataforma. Isso inclui áreas como finanças, recursos humanos, produção, cadeia de logística, serviços, compras e muito mais. Os sistemas ERPs são utilizados para facilitar o fluxo de informações entre todas os departamentos da sua empresa, promovendo uma gestão mais eficaz e uma tomada de decisões mais informada.
O que é um sistema ERP e para que serve?
Um sistema ERP serve para unificar os dados e processos de uma empresa numa única base de dados, eliminando redundâncias e melhorando a eficiência operacional. Com um software ERP, as empresas podem gerir todos os seus recursos de maneira integrada, o que ajuda a reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a precisão das informações.
Como funciona o sistema ERP?
O funcionamento de um sistema ERP baseia-se na centralização de dados e processos. Quando uma empresa implementa um ERP, todos os departamentos utilizam o mesmo sistema para registrar e acessar informações. Por exemplo, o departamento de vendas pode inserir um pedido no sistema ERP, e essa informação será instantaneamente acessível para o departamento de controlo de stock para preparação e envio e para o departamento financeiro emitir a fatura.
Como o ERP atua nas empresas?
O ERP atua nas empresas de maneira a proporcionar uma visão completa e integrada de todos os processos de negócios. Também facilita a comunicação entre os diferentes departamentos, melhora a precisão dos dados, aumenta a eficiência operacional e oferece insights valiosos para tomar decisões estratégicas. Com um programa ERP, as empresas podem:
- Automatizar processos: Reduzir o tempo gasto em tarefas manuais.
- Melhorar a colaboração: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos.
- Aumentar a produtividade: Eliminar redundâncias e otimizar os fluxos de trabalho.
- Aprimorar a gestão financeira: Oferecer uma visão clara das finanças da empresa.
Tipos de ERPs
Existem diferentes tipos de ERPs disponíveis no mercado, cada um é adequado para diferentes necessidades empresariais:
- ERP Local (On-Premises): Instalado nos servidores da própria empresa. Oferece maior controle, mas pode ser mais caro e exigir mais manutenção.
- ERP na Nuvem (Cloud ERP): Hospedado na nuvem e acessível via internet. É mais fácil de implementar e escalar, além de geralmente ser mais econômico.
- ERP Híbrido: Combina elementos de ERP local e na nuvem, oferecendo flexibilidade e integração.
Considerações Finais
Em resumo, entender o que é um ERP, o que é um sistema ERP e para que serve, como funciona o sistema ERP, como o ERP atua nas empresas e os diferentes tipos de ERPs disponíveis é crucial para qualquer organização que procura melhorar sua eficiência e competitividade. Os sistemas ERPs são a espinha dorsal das operações modernas, facilitando a gestão integrada e proporcionando uma base sólida para o crescimento sustentável.
Invista em um ERP adequado para sua empresa e colha os benefícios de uma gestão mais eficaz e integrada.
Para mais informações sobre as nossas soluções ERP carregue aqui
Novidades no seu Gestix ERP
Geral
- Nova API de envio direto de SMS para clientes e fornecedores
- Autenticação por dois fatores (2FA) com recurso a SMS ou Email para envio do código complementar de autenticação
- Acesso ao histórico das atualizações feitas a documentos de cliente ou fornecedor ao consultar o documento
Gestão de Stock e Armazéns
- Custeio de Artigos por Número de Série para o controlo rigoroso da margem de venda e do valor em stock
- Sinalização de entradas com preço unitário inválido
- Listagem de Artigos com anomalias detetadas ao nível do cálculo do preço de custo ponderado
- Novo método de verificação da consistência das transações e correções de stock, sem perturbar utilizadores ou serviços API
- Mais funcionalidade na API de gestão de encomendas a Fornecedor
Assinatura Digital De Documentos
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
A assinatura digital qualificada permite assegurar a assinatura de um documento digital, comprovando a sua autenticidade.
A assinatura digital qualificada é obrigatória em documentos que são enviados eletronicamente, desta forma é assegurada a autenticidade do emissor e confere a integridade do documento.
Como Verificar Se Um Documento Está Assinado Digitalmente?
Para verificar se um documento PDF está assinado digitalmente, basta utilizar um leitor de PDF, neste exemplo vamos utilizar o Acrobat Reader da Adobe que é gratuito
- Abra o documento que pretende verificar com o Acrobat Reader da Adobe
- Quando o documento é aberto, o programa verifica automaticamente a assinatura digital e informa de que o documento está assinado e que as assinaturas são validas, conforme imagem em baixo
Para mais informações sobre as assinaturas presentes no documento, use a opção Painel De Assinaturas
Pode também consultar o artigo sobre fatura electrónica .
Teremos todo o prazer em falar consigo sobre as nossas soluções sobre assinatura digital qualificada através do email support@gestix.com para mais detalhes consulte o nosso website
Custeio por Número de Série
A opção de Custeio por Número de Série permite contabilizar o custo de artigos ao nível de cada unidade transacionada, através do Número de Série.
Na compra ou retoma de um produto sujeito a rastreamento por Número de Série, é possível indicar diferentes preços unitários de custo para a mesma referência de artigo. Estes dados ficam associados aos Números de Série de forma a possibilitar determinar com precisão o preço de custo destes artigos quando da sua posterior transação.
Nas listagens de inventário, os artigos com esta modalidade de custeio exibem valores de stock consistentes com o somatório dos custos unitários dos Números de Série disponíveis em armazém, ao invés de terem por base o tradicional método de preço de custo médio ponderado.
Novidades Gestix Primavera 2024
Melhoramentos
Importação de dados de Artigos inclui agora a gestão da Subfamília e da Modalidade de Custeio de Artigo.
Atualização do Preço de Venda por margem de lucro na Compra de Fornecedores agora também disponível no Gestix Business.
Mais rápido no processamento de listagens e relatórios de vendas e de dívida de terceiros com novos algoritmos de gestão de acumulados mensais e anuais.
Parâmetros de Configuração do Gestix passa a mostrar data e hora da última atualização do registo.
Números de Série e Números de Lotes com novas listagens disponíveis no menu Artigos: Inventário de Números de Série e Lotes por Prazo de Validade.
Opção de Custeio de Artigos por Número de Série (em fase de implementação)
Solução de Dificuldades
Suprimir exigência de dados fiscais na Nota de Crédito financeira sobre uma ou mais faturas sem NIF
Prospeção de Vendas, ficha de Lead, solucionado problema na cor do texto.
Campos de Notas/Comentários e Operador não estavam acessíveis na edição de Entradas e Saídas de Armazém.
Ao anular Transferência de Armazém envolvendo Artigo com Número de Série, retornar o N/S ao armazém de origem.
Ordens de Produção: Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços, produto final tipo produto não aparece como opção de escolha no campo “Procurar Produto” em CP modelo de produto > Ordem de Produção
Faturação com Retenção na Fonte
Oque é Retenção na Fonte e como funciona?
Retenção na fonte é uma forma de tributação de impostos ao governo Português com o adiantamento do pagamento do IRS quando lhe entregam os seus rendimentos salariais, ou quando efectua o pagamento de uma fatura de um serviço que adquiriu.
Quando se trata do pagamentos de serviços, é o cliente quem entrega o valor da retenção diretamente à Autoridade Tributária (AT), em uma fatura com o valor de 100€ com retenção de 25€, o cliente paga 75€ ao fornecedor e 25€ diretamente à AT.
É importante saber que o cliente tem a responsabilidade de entregar uma declaração ao prestador de serviços/fornecedor até ao dia 20 de Janeiro do ano seguinte, onde os valores totais de rendimentos e o valor retido na fonte são indicados. Desta forma o fornecedor ficará com o comprovativo dos valores retidos e que serão dedutiveis no valor a pagar ao estado.
como parametrizar o gestix para retenção na fonte
No menu Definições selecione a opção Admin
Na barra lateral selecione a opção Definições.
na zona Fiscal, opção Tratar taxa de IRS selecione a opção pretendida, para incluir Artigos retire o “pisco” na opção Artigos isentos de IRS, conforme imagem em baixo.
Como emitir faturas com retenção na fonte com o Gestix?
É possível faturar produtos e/ou serviços com retenção na fonte e Produtos sem retenção na fonte no mesmo documento, sendo que a retenção é apenas calculada para as linhas com retenção.
No menu faturação carregue no sinal + na série de documentos desejada neste caso vamos criar uma fatura.
Fatura pronta a enviar ao cliente
Pode consultar a conta corrente do cliente pretendido através do menu Clientes opção Conta conforme imagem em baixo
Com o Gestix, pode criar faturas com serviços que estão abrangidos pela retenção na fonte e artigos que não estão abrangidos, sendo que o valor da retenção será calculado apenas sobre os serviços com retenção na fonte.
Questões Frequentes/Pertinentes no Gestix
Sumário das questões respondidas neste artigo, estão por ordem para que possa ir diretamente para a questão pretendida.
- Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
- Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
- Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
- A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
- Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
- Como criar faturas para clientes pontuais?
- É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
- Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
- O texto do corpo dos emails é configurável?
Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
Pode fazer pesquisas rápidas através do menu Supervisor > Dashboard, colocando o que pretende pesquisar, no exemplo em baixo vamos pesquisar um número de série.
Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
Para alterar a senha de acesso ao seu Gestix, no menu Definições > Admin > Utilizadores, carregar no “olho” > Alterar, inserir a senha pretendida, confirme a senha e grave no fim.
Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
A resposta é não, por lei não necessita de começar uma nova numeração, pode continuar a sequência que estava a usar. Mas no caso de querer começar uma nova sequência também o pode fazer siga os passos em baixo.
No menu Vendas, escolha a opção Faturação
Use o botão Séries de Documentos
Use o botão + para criar uma nova Série de Documentos
Das séries pré-definidas, escolha a pretendida, no exemplo em baixo, vamos criar uma nova Série de Faturas (carregue na pretendida).
Preencha os campos necessários, tendo em atenção ao terceiro campo onde deverá introduzir o próximo número da série, no exemplo em baixo a próxima fatura terá o número 1 e seguirá essa sequência. Se pretender que a sua série tenha outra numeração deve colocar o número pretendido, por exemplo 202401, este será no numero da primeira fatura que passar e a segunda será 202402 e assim sucessivamente.
A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
A maneira mais simples de corrigir a taxa de IVA nas suas faturas é na própria fatura conforme imagem em baixo.
Para evitar estar sempre a ter que escolher a percentagem de IVA nas suas faturas, pode pré-definir a opção de IVA que seja adequada para o seu negócio.
No menu Admin, opção taxas de IVA, carregar na opção que mais se adequa ao seu negócio e carregue em alterar no topo da página.
Selecione Pré-definido e grave.
Agora todas as faturas têm a mesma taxa de IVA (pré-definida), podendo ser modificada diretamente na fatura para situações pontuais.
Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
Séries de documentos não ativas ou não disponíveis, estas séries não estão disponíveis para pesquisa ou para operar. Desta forma é necessário que a série pretendida volte a estar disponível. Siga os passos em baixo.
Para consultar ou imprimir documentos das séries que se encontrem inativas, selecionar “Séries de Documentos” no topo da pagina de Faturação, selecionar a série pretendida, selecionar “Alterar” no topo da pagina, no campo “Disponível” selecionar “Somente Leitura” e gravar, esta série passará a estar disponível no menu Faturação. Para imprimir um documento ou imprimir em massa, selecione a série pretendida, selecionar as datas pretendidas, clicar em Impressão em Massa se for esse o caso e imprimir. Para que a série volte a ficar oculta, siga o primeiro passo, e altere novamente no campo Disponível para Não Disponível.
Depois de gravar, esta série de documentos estará disponível apenas para consulta, ou seja, não podem ser gerados documentos nesta série mas pode imprimir ou consultar qualquer documento emitido nesta série.
Como criar faturas para clientes pontuais?
Para efeitos de emissão de documento a um cliente pontual, se o cliente desejar que os seus dados estejam presentes na fatura/recibo, pode inserir esses dados deixando o NIF em branco, colocando no campo país da morada do cliente, o país respetivo.
Caso o cliente pontual não deseje ou não precise que seus dados constem na fatura/recibo, podem ser deixados em branco, não inscrevendo qualquer valor no campo NIF.
É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
Uma fatura depois de gerada não pode ser alterada, o que poderá fazer é criar fatura Pro Forma, o que lhe permite corrigir ou alterar os dados na altura de faturar. Como por exemplo descrição, quantidades entre outros
Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
Pode colocar vários email na ficha do cliente, um para cada Pessoa de Contacto, escolhendo no Campo por baixo de “Posição”, a opção pretendida para receber mail conforme o tipo de conteúdo.
Exemplo:
- Encomendas – recebe documentos enviados por email do tipo propostas, pro-formas e encomendas
- Faturação – recebe faturas e recibos
- Pedidos de pagamento – recebe pedidos de pagamentos
- Todos – recebe todos os documentos
O texto do corpo dos emails é configurável?
Sim, pode configurar o texto que é enviado para cada grupo de email, por exemplo, um texto para o email relativo a Faturação, outro texto para emails relativos a Pedidos de Pagamento, pode até ter textos em diferentes idiomas.
Pode personalizar o email no menu Admin > Texto, pode alterar textos já existentes, carregando sobre a linha do texto pretendido e usar a opção Alterar no cimo da página.
Pode também criar novos textos, menu Admin > Texto > Novo, tendo em atenção que no campo Relatório deverá introduzir o nome da série de documentos á qual se destina o email. No exemplo em baixo vamos criar um texto novo para faturação.
Séries De Documentos
As séries de documentos são bastante flexíveis em relação à sua criação, pode criar quantas séries necessitar para o seu negócio, escolher qual sequência de numeração, entre outros.
- Como criar uma nova série de documentos.
- Como alterar uma série de documentos.
- Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
- Cancelar uma série de documento.
Como Criar uma Série de Documentos
A criação de séries de documentos é igual independentemente do género de documentos. No menu Faturação pode criar séries de documentos para faturação, guias de transporte, recibos entre outros. No menu Compras, pode criar séries de documentos de compra, como por exemplo faturas de compra, fatura/recibo entre outros.
O primeiro passo na criação de uma série de documentos é escolher o menu onde se quer criar a série de documentos pretendida. No exemplo em baixo vamos criar uma nova série no menu Faturação.
No menu faturação
Selecionar a opção Séries de Documentos no topo da pagina.
Carregue na opção Novo conforme imagem em baixo.
Neste passo irá ver uma listagem dos tipos de documentos disponíveis, escolha o pretendido, neste exemplo vamos criar uma fatura.
Depois de selecionar o documento pretendido, vamos parametrizar conforme as nossas necessidades. Tenha em atenção a sequência da numeração, pois esta é sequencial.
Na opção imprimir selecionar a opção Incluir Carga/Descarga se este documento for para o acompanhamento legal de mercadorias, conforme imagem em baixo e grave no final.
Neste momento a série de documento criada irá aparecer no menu faturação.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Seguir os passos em cima, na opção disponível escolher a opção pretendida.
- Opção Sim – série disponível
- Opção Sim, com Refª MB – série disponível com opção de gerar Refª MB
- Opção Somente Leitura – série indisponível para a emissão de documentos, mas disponível para consulta
- Opção Não Disponível – série indisponível para a emissão de documentos e consulta.
Cancelar uma série de documento.
É apenas possível apagar uma série de documentos apenas quando ainda não há documentos gerados, neste caso, carregue em séries de documentos > selecione a série pretendida e carregue em apagar, conforme imagem em baixo.
Para apagar uma série de documentos em que haja documentos gerados, como foi dito anteriormente, não é possível, o que recomendamos é que altere a disponibilidade desta série para indisponível, desta forma esta série não estará presente no menu nem estará disponível para consulta.