Novidades Gestix ERP

  • A implementação da assinatura digital do PDF no Gestix é transparente para o Utilizador que subscreva o respetivo serviço. O PDF é assinado tanto quando é enviado por email como quando é descarregado para ficheiro. Para verificar os detalhes do selo digital do PDF, abrir o PDF com o Adobe Acrobat Reader e abrir a opção “Verificar Painel de Assinaturas”
  • Novo modo de configuração da Série de Documentos “apenas para consulta” https://blog.gestixsoftware.com/2024/01/series-de-documentos-apenas-para-leitura/
  • Talão de Oferta no Ponto de Venda e em Faturação com POS
  • Na Visão Global mostrar o Líquido de IVA no resumo analítico
  • Código Aduaneiro – Nova coluna opcional por linha de documento
  • Correção de dificuldade que existia ao inserir um valor de Portes, não assumia de imediato a respetiva taxa de IVA
  • Nova opção de Fatura Eletrónica JEDI (JSON EDI) para integração direta de documentos entre empresas que utilizam Gestix ERP
  • Margem de Lucro por Projeto não era exata quando havia notas de crédito parcelares envolvidas
  • ID de Séries de Documentos com até 15 carateres alfanuméricos
  • Botões configurados pelo utilizador no Ponto de Venda/POS Ecrã Tátil não assumiam preço no momento da venda
  • Ao atualizar stock de artigos por CSV permitir múltiplos operadores a trabalhar em diferentes lojas ou armazéns
  • Ao importar bases de dados de clientes por CSV ignorar fichas incompletas mas prosseguir importação dos dados
  • Permitir alterar o meio de pagamento em Faturas/Recibo e Recibos se o operador tiver privilégios de Administração do Sistema, mesmo que o documento já tenha sido imprimido

Gestão Clínica Simplificada

O Gestix é fácil de adaptar à gestão da clínica.

O registo do cliente pode ser feito no menu Clientes, antecipadamente, ou no menu Faturação, ao fazer a Fatura.

No menu Clientes é possível aceder e editar todos os dados gerais e pessoais da entidade, bem como eventuais notas e observações.

Registo de Tarefas no menu Tarefas

Após o registo do cliente no Gestix podem ser registadas tarefas ou ações, que consistem numa descrição, data de início da tarefa (Data Limite), e data opcional para alerta do utilizador.

Registar uma Tarefa (Realizada ou Agendada)

  • Escolher Tarefas no menu lateral
  • clicar no botão + para adicionar

É apresentada uma ficha de Tarefa para preenchimento manual.

Dados da Tarefa

  • Originada – Utilizador e Data de registo da Tarefa
  • P/Utilizador – Utilizador a quem a Tarefa se destina
  • Data Limite – Data em que a Tarefa é realizada (por omissão é a data de de registo da Tarefa)
  • Cliente – ao qual a Tarefa fica associada
  • Tipo de Tarefa – Um dos tipos definidos pelo Utilizador no menu Tarefas ^ Tipos de Tarefa
  • Descrição – da Tarefa realizada ou a realizar
  • Tarefa Completada – deixar em branco no caso de agendamento de Tarefa, marcar com visto se ou quando a Tarefa estiver concluída
  • Notas – pode ser usado para registar informação sobre a tarefa ou ação realizada
  • Situação (texto) – descrição livre sobre a situação em que a Tarefa se encontra
  • Situação (data) data em que a situação da Tarefa é avaliada
  • Alertar Em – colocar um visto quando for pretendido o alerta do utilizador bem como a respetiva data/hora no campo adjacente
  • Próximo Contacto – data de caráter informativo, opcional

Ao clicar Cliente é mostrada a lista dos clientes recentemente acessados. Clicar em Procurar para poder pesquisar por nome ou outros dados.


Ao clicar em Procurar é aberta uma janela que permite inserir o número do cliente (ID) ou parte do nome. Ao clicar na “lupa” é atualizada a lista com os eventuais resultados.

Para o utilizador ser alertado sobre a tarefa, ao entrar no seu Gestix, colocar um pisco no campo Alertar Em e selecionar a data do aviso.

Após inseridos os dados da Tarefa, clicar em Gravar. A adição de anexos a uma Tarefa (imagens, documentos) fica acessível após gravada.

O menu Tarefas apresenta a lista de Tarefas bem como alguns campos para filtrar a informação a apresentar.

Lista de Tarefas – Filtros

  • Utilizador – permite mostrar apenas Tarefas referentes a um dado utilizador, ou a todos
  • Tarefa Completada – Permite mostrar apenas Tarefas concluídas (opção Sim), apenas Tarefas agendadas (opção Não), ou todas.
  • Tipo de Tarefa – permite mostrar apenas Tarefas de uma dada tipologia, ou de todas.
  • Data Entre / E – permite restringir a lista de Tarefas às registadas ou devidas no período entre as duas datas inseridas (inclusive).
  • Filtro – permite inserir um texto a procurar na Descrição da Tarefa
  • Atualizar – aplica os filtros e apresenta a lista de Tarefas que satisfazem todas as condições

Consultar ou Editar Tarefa

No menu Tarefas, para consultar, editar ou eliminar uma Tarefa, primeiro verificar os Filtros e clicar Atualizar para mostrar a tarefa na lista, seguidamente clicar na Tarefa para aceder ao dados da mesma.

Os dados da Tarefa podem ser editados, sendo necessário depois clicar em Gravar (no topo do ecrã). Para eliminar a Tarefa clicar em Apagar.

Para adicionar um Anexo à Tarefa clicar no botão Escolher Ficheiro e selecionar a imagem ou PDF a arquivar no seu Gestix Cloud. Após inserido, poderá repetir o processo para adicionar mais anexos.

A lista de Anexos é apresentada com um olho e um X. O olho permite visualizar ou descarregar o anexo, o X permite remover o ficheiro do servidor.

Configuração inicial dos Tipos de Tarefa

Antes de começar a inserir Tarefas é conveniente aceder ao menu Tipos de Tarefa no topo do menu Tarefas (listagem), e adicionar as tipologias relevantes para a atividade. Os Tipos de Tarefa restantes, que não façam sentido, devem ser eliminadas.

Para adicionar um Tipo de Tarefa, clicar no botão +
Para consultar, editar ou eliminar, clicar na lista de Tipos de Tarefa e acionar uma das opções do menu no topo do ecrã.

Atributos de Clientes (tags)

Atributos são campos definidos pelo Utilizador para ajudar a classificar o Cliente e extrair relatórios. Antes de começar a registar dados de Clientes no sistema é conveniente rever a configuração criada automaticamente pela aplicação.

O menu Atributos, no topo, permite configurar este setor da aplicação.
Entre os Atributos definidos, aqueles que tiver a opção “Disponível para Critério de Listagem” são apresentados no menu Clientes para restringir a listagem de acordo com a seleção de cada atributo.

Para tal, no menu Clientes ^ Atributos, inserir as Tags que façam sentido para a atividade, como por exemplo, “Dono”, “Tratador”, “Associação”, “Cães”, “Gatos”, “Roedores”, etc.

Clicar no + para adicionar atributos.

  • Nome Atributo – o texto breve da “Tag”
  • Tipo – de visibilidade deste Atributo na aplicação
    • Informação – complementa dados do cliente
    • Disponível no POS – complementa dados do cliente e fica disponível no Ponto de Venda para ser editado pelo operador
    • Disponível para Critério de Listagem – complementa os dados do cliente e fica disponível para filtrar a listagem de cliente por um ou mais Atributos em simultâneo.
  • Marcado Por Defeito – colocar um visto caso se pretenda que este Atributo seja automaticamente ativado ao criar uma ficha de cliente

Clicar na lista para consultar, alterar ou eliminar o item.

Ao entrar na ficha do item é mostrado o menu no topo que permitem alterar, eliminar ou duplicar o Atributo.

É recomendado eliminar os atributos criados automaticamente pela aplicação e que não façam sentido para a atividade.

Consulta de Tarefas no menu Clientes

É possível aceder às Tarefas a partir da ficha do Cliente. Após selecionada a ficha do Cliente, o separador Tarefas permite aceder às Tarefas daquela entidade.

Notas

  • Está disponível API (Interface de Programação Aplicacional) para integração com aplicações ou dispositivos externos, permitindo a automação do registo de Tarefas/Agendamentos, entre outros.
  • A adição de Anexos é uma funcionalidade opcional.

Autorizar o Gestix para comunicação à AT por webservice

De forma a permitir ao Gestix a comunicar a numeração da séries de faturação de forma automática, bem como documentos de transporte caso sejam utilizados, é necessário primeiro, no site da AT, criar um utilizador e respetiva senha, com as seguintes Operações Autorizadas:

  • WDT – Documentos de Transporte
  • WSE – Séries de Faturação

Criar Utilizador no site da Autoridade Tributária

Aceda à sua área de contribuinte no site da Autoridade Tributária

Depois de autenticado encontre a opção Todos os Serviços ou Mapa do Site e navegue até à secção Autenticação de Contribuintes.

  1. Abra o link “Gestão de Utilizadores
  2. Clique Criar Novo Utilizador e preencha os dados pedidos. No nome do utilizador insira o seu NIF seguido de /1, por exemplo 123451234/1

Navegue através das opções e atribua autorização nas operações WDT e WSE.

Depois clique em Submeter – tome nota do nome de utilizador e da senha (serão necessários no passo seguinte, já no sistema Gestix).

Inserir as Credenciais AT no Gestix

No seu Gestix, inserir no menu Admin > Credenciais AT o nome de utilizador e senha atribuídos no site da AT no passo anterior.

Entre Admin | Credenciais AT e clique no ícone “lápis” para editar os dados.

Após concluída a configuração dos dados do utilizador AT no menu Credenciais AT do seu Gestix, as funcionalidades que requerem acesso ao portal da AT ficarão disponíveis aos operadores do Gestix.

Para testar a configuração, no menu principal do Gestix entre em Faturação ^ Séries de Documentos, e clique em Verificar Webservice.

Deverão ser apresentadas as séries já comunicadas ou a mensagem de que não existem séries comunicadas ainda.

Ordens de Produção e Produtos Compostos

O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.

Kit/Pacote (Agregado)

A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.

Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.

O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.

Agregar Artigos sob uma Referência

Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.

Ordem de Produção

A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.

Transformar Produto a Granel em Unidades

Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.

A ficha para o produto final é do tipo Produto.

As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.

Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.

Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.

Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.

Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços

Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.

A ficha para o produto final é do tipo Produto.

As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.

A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.

O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.

Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:

Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:

A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).

Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:

Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.

A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir

O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.

E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.

O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:

O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.

Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655

Integração Gestix ERP e Trustpilot

Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.

“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”

TrustPilot

Requisitos

  • Gestix Enterprise Edition
  • Trustpilot Account

Funcionamento

Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.

O seu cliente é convidado por email a dar o seu feedback sobre o produto ou serviço
Imagem mostra exemplo do email recebibo pelo cliente a pedir-lhe o feedback

O que fazer para integrar Gestix e Truspilot

  1. Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
  2. Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)

Contacte info@gestix.com

Gestix API Documentation

A new Gestix API version has been released.

Gestix API Reference Guide is available from your Gestix Admin | Webshop menu for browsing and for download in PDF format. The API specification in OAS 3.0-style in JSON format is also available for download at this location.

About the vat_included field in the invoice structure:

vat_included

EN

The vat_included field encodes the type of VAT calculation involved in the invoice line, which can assume one of the values 0, 1 and 2, which will be interpreted as follows:
“0” – the price value has been entered without VAT in a Document Set configured as Prices without VAT – this mode is when prices are negotiated without VAT – the invoice will print unit prices without VAT.
“1” – the price value has been entered including VAT in a set of documents configured as Prices without VAT – the software will subtract the VAT from the unit price before recording.
“2” – the price value has been entered with VAT in a Document Set configured as Prices with VAT – this mode is when prices are negotiated with VAT – the invoice will show the unit prices with VAT.

PT

O campo vat_included codifica o tipo de cálculo do IVA envolvido na linha da fatura, podendo assumir um dos valores 0, 1 e 2, que será interpretado da seguinte forma:
“0” – o valor do preço foi inserido sem IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços sem IVA – este modo é quando os preços são negociados sem impostos – a fatura imprimirá preços unitários sem IVA.
“1” – o valor do preço foi inserido incluindo o IVA em um conjunto de documentos configurado como Preços sem IVA – o software subtrairá o IVA do preço unitário antes da gravação.
“2” – o valor do preço foi inserido com IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços com IVA incluído – este modo é quando os preços são negociados com IVA – a fatura mostrará os preços unitários com IVA.

Atualizar o preço de venda ao lançar a Compra de Fornecedor no Gestix ERP

Ao lançar ou editar as compras de fornecedor no Gestix ERP é agora possível retificar a margem mínima definida para o artigo e atualizar o Preço de Venda do artigo.

O cálculo é feito a partir do preço de compra e da margem mínima de lucro bruto pela seguinte fórmula:

preço = custo / (1 – margem / 100)

Exemplo:

Custo: 100,00
Margem: 50%
Preço = 100 / (1 – 50/100) = 100 / 0,5
Preço = 200,00

Primeiro, no menu Artigos, criar a ficha para os artigos envolvidos na compra.

Seguidamente, no menu Compras | Novo, após introduzir as linhas pode editar a margem mínima e o preço de venda de cada um dos Artigos envolvidos.

Editar a Margem Mínima de Lucro Bruto em cada linha com Artigo, bem como o respetivo preço final de venda atualizado.

  1. Clicar no campo Margem Mínima do artigo a corrigir para editar o respetivo valor. O preço de venda deverá ser automaticamente atualizado
  2. Edite o preço de venda caso necessário
  3. Clique na disquete junto para gravar as alterações na ficha do artigo

A ficha do artigo é atualizada no momento em que clica na disquete.

Apenas é afetada a lista de preços definida como Padrão / Por omissão.

Análise ABC de Clientes (Curva ABC)

Na Faturação do seu Gestix encontra agora uma nova listagem, designada ABC Vendas, a qual lista os clientes ordenados por montante acumulado de vendas no período selecionado.

Esta listagem serve para identificar os clientes que mais contribuem para a faturação total num dado período.

Introduza as datas correspondentes ao período que deseja abranger e deixe o campo Cliente em branco para a análise ABC de Clientes.

Exemplo de resultado num teste envolvendo poucos clientes.

O Gestix na Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets

Solução para Tecnológicas

Destina-se a todas as lojas e empresas que comercializam e reparam equipamentos tecnológicos novos e recondicionados, com atendimento direto ao público e ou venda online.

Na gestão de venda e reparação de dispositivos tecnológicos geralmente ocorrem quatro tipos de situações:

  • Venda de equipamentos novos, com garantia controlada por Número de Série (ou IMEI)
  • Retoma de equipamentos para recondicionar e revender como semi-novos (estes produtos também carecem de controlo individual para efeitos de garantia)
  • Venda de equipamentos recondicionados ao público sob o Regime de IVA de Usados
  • Reparação de Equipamentos em garantia ou não

Estas situações estão previstas no sistema por forma a acelerar a resposta ao cliente. As duvidas e pedidos de esclarecimento do cliente face a avarias ou eventuais garantias são facilmente pesquisáveis a partir do Dashboard.

Com Gestix pode controlar e gerir o seu inventário, comprar e vender os seus produtos através de números de série ou IMEI.

Depois de configurar o seu perfil, (carregue aqui para configuração) a empresa pode efetuar retomas, comprar a fornecedores equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.

Quando compra um artigo usado ou faz uma retoma que irá ser controlado por Número de Série ou IMEI para venda, o processo é simples:

No menu lateral, opção Artigos, pode criar um artigo novo ou importar uma listagem em ficheiro CSV de produtos já existentes, e fazer as alterações necessárias. Na ficha do artigo marcar a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, esta opção deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas figuras em baixo:

Usar o botão + para criar novo artigo

Agora que os seus artigos já estão parametrizados.

Vamos ver como comprar um artigo unico usado e vender-lo como artigo recondicionado. Selecione Compras no menu Aprovisionamento:

No menu Compras pode criar uma nova série de documentos à sua medida ou quantas precisar, ou então, pode usar as séries predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o número de série ou IMEI para que possa ter a opção de gerir este equipamento através de número de série ou IMEI do artigo que está a comprar, não se esqueça de validar o N/S, no final é só gravar.

O número de série é registado no documento para o seu controlo e para informação do vendedor.

Nesta altura, este artigo começa a estar controlado através da informação inserida (Número de série e/ou IMEI). O rastreamento deste artigo pode ser feito de maneira rápida através da opção Dashboard no menu da barra lateral, bastando apenas introduzir a informação de rastreamento introduzida na compra do equipamento pretendido.

Para venda de artigos, como no passo anterior, no menu Faturação foi criada uma nova Série de Documentos, crie uma à sua medida ou quantas precisar ou pode usar as predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o Número de Série ou IMEI para o artigo que está a vender, pode usar o botão “Procurar N/S” ou introduzir manualmente.

A fatura/Recibo está criado (para controlo inclui o Número de Série). Para o caso de o artigo ser vendido com garantia, poderá adicionar os detalhes da garantia no campo “Notas/Comentários”. Este documento passa a fazer parte do rastreamento deste artigo que para sua conveniência poderá ser consultado no menu Dashboard a qualquer momento.

COMPRA DE ARTIGOS A FORNECEDORES

Se compra artigos a fornecedores o processo também é muito fácil e rápido, deve proceder como demonstrado em cima, apenas tem que inserir todos os Números de Série dos artigos que recebeu. Relembramos de que a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas imagens seguintes:

Como anteriormente todos os movimentos dos números de série nesta compra podem ser rastreados através do menu Dashboard, pode também pesquisar por artigo.

Pode também consultar todos os números de série para um determinado artigo. No menu Artigos, selecionar o artigo pretendido e usar o botão Rastreio de Produto.

Aqui pode filtrar por artigos existentes, vendidos, todos os artigos e por armazém, pode também ver os documentos de entrada em stock associados a cada número de série.

REPARAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

No menu Vendas, Selecionar a opção Central de Reparações

O primeiro passo será criar uma ordem de serviço, onde se regista os detalhes da reparação e do artigo a reparar incluindo o Número de Série.

Na criação da Ordem de Serviço, use o botão Texto para introduzir o artigo toda a informação que desejar, também pode utilizar o campo Notas / Relatório Técnico para relatar ou descrever qualquer informação desejada ao longo do processo de reparação bem como o relatório técnico para a reparação do artigo, no campo Situação, neste passo, deve selecionar a opção Verificar, o que poderá significar que a avaria está ou irá se verificada pelo técnico. Grave no fim.

Depois de gravar pode verificar em que situação estão todas as reparações em curso, usando a opção “Em Curso” no menu no topo da pagina Central de Reparações, conforme imagem em baixo, pode também verificar relatórios disponíveis podendo facilmente gerir e informar clientes sobre o curso das reparações em sistema.

Na imagem em baixo, pode verificar que apenas existem três reparações em curso, todas na situação “Verificar”

À medida que a reparação dos artigos for sendo atualizada, pode ir alterando a situação do estado em que se encontra a reparação. Tem à sua disposição cinco situações previstas que pode utilizar conforme os seus procedimentos.

Sempre que a situação de reparação for atualizada ordem de serviço, também será automaticamente atualizada na opção “Em Curso” conforme imagem em baixo.

Para finalizar o orçamento tem de incluir um relatório técnico, gravar e de seguida tem a opção de imprimir ou enviar por email ao cliente:

Quando o orçamento for aprovado pelo cliente, modificar a Situação da Ordem de Serviço para Reparar e Grave. Depois de gravar no topo da página tem a opção de criar uma Folha De Obras para efetuar a reparação.

Depois de gravar, quando a reparação estiver finalizada, pode faturar na opção Fatura que se encontra no topo da página e desta forma o processo fica completo.

Configuração para Venda de Usados e Recondicionados

Regime de Margem de Lucro

Venda artigos tecnológicos como Smart Phones, Smart Watches, entre outros, usados e ou recondicionados.

Siga as parametrizações em baixo

No menu Admin

Selecionar Definições

Selecionar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão

Depois de configurar o seu perfil, a empresa pode efetuar retomas, comprar grandes quantidades de equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.

Ver o artigo sobre Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets, Solução para Tecnológicas.

Faturação para venda de dispositivos tecnológicos: rastreamento/pesquisa através de número de telemóvel ou IMEI

Com o Gestix Enterprise solução para Tecnologias, pode através do número de telemóvel, IMEI ou outros detalhes, pesquisar e ter acesso imediato ao registo do cliente, detalhes de faturação e toda a informação relacionada.

No menu Supervisor, opção Dashboard, inserir o número de telemóvel ou IMEI para ver todos os registos relacionados

Para poder inserir o IMEI juntamente com o número de serie quando faz uma venda, tem que primeiramente configurar o seu Gestix.

No menu Admin, opção Definições, na área Processamento de Itens do Stock, Números de Série.

Na Opção Números de Série, escolha uma das opções disponíveis, fazendo que o Gestix se comporte de maneira diferente relativamente à duplicação de números de série e números de série que não estão disponíveis em stock.

Escolha a opção para:

Sem duplicados; No rupture para fazer que o Gestix rejeite números de série duplicados e para garantir de que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.

Com duplicados; no rupture para fazer que o Gestix permita números de série duplicados e garantir que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.

Sem duplicados; Allow rupture para permitir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, mas não permite a duplicação de números de série.

Com duplicados; Allow rupture para garantir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, permitindo a duplicação de números de série

Neste exemplo vamos usar a opção Sem duplicados; Allow rupture para que apenas tenhamos que usar o número de série e IMEI quando formos vender.

Escolha a opção pretendida e grave (no fim da pagina).

No menu Produtos, opção Artigos pode pode entrar na ficha dos artigos e alterar o Rastreio de Produto para Número de Série.

Vamos fazer uma venda.

Criar uma nova Fatura/Recibo, escolha o artigo pretendido, coloque o Número de Série e o IMEI

Na fatura está identificado o dispositivo vendido para o cliente

O Gestix na Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets

Na gestão de venda e reparação de dispositivos tecnológicos geralmente ocorrem quatro tipos de situações:

  • Venda de equipamentos novos, com garantia controlada por Número de Série (ou IMEI)
  • Retoma de equipamentos para recondicionar e revender como semi-novos (estes produtos também carecem de controlo individual para efeitos de garantia)
  • Venda de equipamentos recondicionados ao público sob o Regime de IVA de Usados
  • Reparação de Equipamentos em garantia ou não

Estas situações estão previstas no sistema por forma a acelerar a resposta ao cliente. As duvidas e pedidos de esclarecimento do cliente face a avarias ou eventuais garantias são facilmente pesquisáveis a partir do Dashboard.

Com Gestix pode controlar e gerir o seu inventário, comprar e vender os seus produtos através de números de série ou IMEI.

Venda artigos tecnológicos como Smart Phones, Smart Watches, entre outros, usados e ou recondicionados. Siga as parametrizações em baixo

  • No menu Admin

  • selecionar Definições
  • Selecionar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão.

Depois de parametrizar o seu perfil, a empresa pode comprar artigos usados à unidade ou comprar grandes quantidades de equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação.

Quando compra um artigo usado que irá ser controlado por Número de Série ou IMEI para venda, o processo é simples:

1.º – Criar um produto ou importar uma listagem dos produtos, em ficheiro csv, e fazer as alterações necessárias, como na figura em baixo:

2.º – Caso os artigos, que está a criar, são novos não utilize a opção “IVA Regime de Margem de Lucro” para tal, não selecione essa opção, como mostra a figura seguinte:

Agora os seus artigos já estão parametrizados.

Então vamos ver como comprar um artigo usado e vender-lo como artigo recondicionado. Selecione Compras no menu Aprovisionamento:

No menu Compras pode criar uma nova série de documentos à sua medida ou quantas precisar, ou então, pode usar as séries predefinidas.

Para criar uma uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o número de série ou IMEI para o artigo que está a comprar no final gravar.

O número de série é registado no documento para o seu controlo e para informação do vendedor.

Para vender os artigos, como no passo anterior, no menu Faturação foi criada uma nova Série de Documentos, crie uma à sua medida ou quantas precisar ou pode usar as predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o Número de Série ou IMEI para o artigo que está a vender,

Pode inserir o Número de Série manualmente ou clicar no botão procurar onde lhe vão ser sugeridos todos os números de série associados ao artigo que está a vender, tem apenas de selecionar o correto.

Agora é confirmar e gravar,

E a Fatura / Recibo está criada (que para seu controlo inclui o Número de Série). Se no caso do artigo estar a ser vendido com garantia, poderá adicionar os detalhes da garantia no campo “Notas / Comentários”

COMPRA DE ARTIGOS EM GRANDES QUANTIDADES

Se compra artigos em grandes quantidades o processo também é muito fácil e rápido, deve proceder como demonstrado em cima, apenas tem que inserir todos os Números de Série dos artigos que recebeu, como imagens seguintes:

PARA CONSULTAR OS NÚMEROS DE SÉRIE OU IMEIS QUE TEM DISPONÍVEIS

No menu artigos selecionar o artigo pretendido e clicar em Rastreio de Produto

Todos os Números de Série para o artigo estarão listados conforme imagem em baixo, pode fazer uma pesquisa mais detalhada, como por exemplo, verificar quais já vendeu entre outros, usando o menu de Pesquisa conforme imagem em baixo:

REPARAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

No menu Vendas, selecionar a opção Central de Reparações.

O primeiro passo será criar uma ordem de serviço, onde se regista os detalhes da reparação e do artigo a reparar incluindo o Número de Série.

Na criação da Ordem de Serviço no campo Situação coloca-se Verificar, para que a avaria seja verificada pelo técnico.

Depois de gravar pode verificar todas as reparações conforme imagem em baixo, pode também verificar todas as reparações em sistema e nos diferentes estados.

Depois de o artigo ser verificado, pode ir atualizando a situação, bastando entrar na Ordem de Serviço, campo Situação e selecionar o pretendido:

Para finalizar o orçamento tem de incluir um relatório técnico, gravar e de seguida tem a opção de imprimir ou enviar por email ao cliente:

Quando o orçamento for aprovado pelo cliente, modificar a Situação da Ordem de Serviço para Reparar e Gravar. No topo da página tem a opção de criar uma Folha De Obras para efetuar a reparação.

Quando a reparação estiver finalizada, pode faturar na opção Fatura que se encontra no topo da página e desta forma o processo fica completo.

Como automatizar a Faturação Recorrente

Um dos problemas mais comuns no que respeita à faturação das empresas, é o tempo e os recursos necessários, que são despendidos durante o período de faturamento.

Com o Gestix é possível poupar tempo e libertar recursos nestes períodos tão importantes para a sua empresa, para que estes possam ser canalizados para outras tarefas que possivelmente sejam mais úteis para o dia a dia da sua organização.

A Faturação Recorrente no Gestix assenta naquilo a que chamamos Contrato de Cliente, o qual define o período com que se repete a emissão da fatura e o valor a faturar, entre outros elementos.

O processo é simples e rápido e as longas horas passadas ao computador a passar faturas vai ser uma coisa do passado.

Se nunca utilizou a Faturação Recorrente no Gestix, tudo começa por:

Criar um novo cliente, no menu “Clientes”, clicar no sinal +

Preencher os campos de informação referentes ao novo Cliente

Segundo passo é a criação de um novo Contrato, no menu “Faturação Automática”, clicar no sinal +

Preencher os campos relativos ao novo Contrato e Gravar

Terceiro passo, depois do contrato estar criado, para faturar, use o menu “Faturação Automática”, opção Pendente de Faturação, escolher o período de faturação pretendido e clicar em Atualizar

Todos os contratos pendentes de faturação para o período selecionado estarão visíveis conforme figura em baixo

Neste passo pode consultar as faturas individualmente, selecionar todas as faturas ou apenas as que desejar.

Para gerar as faturas pretendidas clicar em Gerar

Clicar em Gravar

Neste momento a fatura é gerada, poderá ser imprimida, enviada por email e / ou gravada no seu PC

Impressão de Faturas em Massa,

Para poupar tempo e recursos, é possível fazer uma Impressão em Massa, onde todas as faturas selecionadas serão impressas de uma só vez.

Menu “Faturação”, selecionar o período de faturação, selecionar Pendente e clicar em “Impressão em Massa”

Recibo de Adiantamento no Gestix

As normas fiscais em vigor em matéria de IVA obrigam agora à emissão de Fatura de Adiantamento com relevância fiscal, a qual pode ser simplesmente uma Fatura/Recibo para simplificar o processo.

Podem ser registados vários Adiantamentos, ficando os valores devidamente registados em conta-corrente até ao momento da emissão da fatura final.

Ao fazer a fatura final, o valor a incluir nesta fatura deverá ser o total sem descontar os adiantamentos.

Após fazer a fatura final, fazer a nota de crédito da fatura/recibo do adiantamento. Para tal, basta consultar a fatura do adiantamento e clicar no topo, na opção Crédito/Devolução.

Finalmente, após gravar a nota de crédito, fazer o recibo da diferença a pagar.

A conta corrente do cliente deverá de imediato refletir a situação atual, em que o saldo relativo ao conjunto das faturas e nota de créditos envolvidos na transação é zero.

Erro ao submeter pedido à API do Gestix ERP

Questão

Estamos a ter dificuldades com os movimentos de transferencia através da API com a seguinte mensagem de erro: “Erro Gestix: 400 Gestix: document data not valid | entity not found in API (.items). No items data received. 2023-12-28 16:38:23 (login: Test company: iServices, lda.)”

Segundo conseguimos apurar, são caracteres incomuns como os que coloco abaixo na foto que estão na origem do erro. Conseguem ajudar?

Resposta

Recapitulando o processo de envio de dados para o Gestix através da API, a vossa aplicação deve

1º formar o JSON que encapsula esses dados
2º submeter o JSON à API
3º escutar o retorno da API

O retorno que obtém no passo 3º indica que o JSON formado pela vossa fonte de dados no passo 1º não é válido. Para ser mais fácil aos vossos engenheiros encontrarem o problema na fonte dos dados podem “pegar” nesse JSON gerado no 1º passo e submete-lo manualmente num validador on-line. Assim, o validador vai indicar quando o JSON estiver isento de erros.

Exemplo de um validador JSON online pode ser encontrado no seguinte link: https://jsonlint.com/

Fatura Eletrónica

A partir de 1 de janeiro de 2024 a fatura eletrónica passa a ser obrigatória para as micro, pequenas e médias empresas, no âmbito da execução de contratos públicos, os cocontratantes são obrigados a emitir faturas eletrónicas, sem prejuízo dos requisitos exigidos na legislação fiscal.
Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou publicas, desde que ajam como fornecedores da Administração Publica (AP) na execução de contratos públicos.

Embora a faturação eletrónica B2G (Business-to-Government) se tenha tornado obrigatória a 1 de janeiro de 2023, o Decreto-Lei n.º 54/2023, publicado a 14 de julho de 2023, veio adiar mais uma vez esta obrigatoriedade para 31 de dezembro de 2023.

O governo português tem vindo a introduzir a obrigatoriedade da fatura eletrónica B2G nos últimos anos, a par de outras obrigações para a digitalização do cumprimento do IVA no país, alinhado com os esforços da União Europeia no sentido de harmonizar a adoção da fatura eletrónica nos contratos públicos.

Para atingir este objetivo, a UE implementou a Diretiva 2014/55/UE de forma a definir as responsabilidades e os critérios de faturação eletrónica nos processos de contratação pública. A UE exige que os Estados-Membros imponham a obrigação de a AP receber as faturas por via eletrónica.

Em que consiste a Faturação Eletrónica para a Administração Pública?

A Fatura Eletrónica é emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico, com a informação devidamente estruturada para permitir o seu tratamento de forma automática. Uma fatura em formato pdf deixa de ser considerada fatura eletrónica.

Todas as entidades adjudicantes públicas devem de ser capazes de receber e processar faturas eletrónicas de remetentes nacionais e estrangeiros.

Soluções disponíveis para Fatura Eletrónica

Fatura Eletrónica/EDI ( Electronic Data Interchange ) – esta solução permite transmitir eletrónicamente dados estruturados entre entidades. Isto é, permite que a fatura (ou documentos com relevância fiscal) gerada num dispositivo, seja recebida e importada de maneira correta e automáticamente noutros dispositivo

Fatura em PDF – às faturas PDF utilizadas atualmente vai ser necessário inserir uma assinatura digital qualificada, que vai servir para confirmar a autoria do documento em formato eletrónico.

Vantagens da Fatura Eletrónica

  • Redução de custos evita custos administrativos, perdas de tempo no processamento de documentos e gastos em papel, tinteiros e no envio das faturas pelos CTT ;
  • Visibilidade e garantia de entrega, visibilidade sobre os diferentes estados da fatura e confirmação da receção pelo cliente
  • Mais transparência na relação entre clientes e fornecedores, otimizando tempos de processamento, conferência, aprovação de faturas e pagamentos
  • Mais lucros, a entrega imediata de faturas permite diminuir o prazo de pagamento, melhorando a liquidez das empresas.

Para qualquer esclarecimento de dúvidas contate-nos através do nosso e-mail: info@gestix.pt

News Gestix ERP November

  • Offer Voucher at Point of Sale and in Billing with POS
  • In the Global View, show the Net of VAT in the analytical summary
  • Customs Code – New optional column per document line
  • Correction of difficulty that existed when entering a Postage value, which did not immediately assume the respective VAT rate
  • New JEDI Electronic Invoice (JSON EDI) option for direct integration of documents between companies using Gestix ERP
  • Project Profit Margin was not accurate when partial credit notes were involved
  • Document Series ID with up to 15 alphanumeric characters
  • User-configured buttons on the Point of Sale/Touch Screen POS did not assume price at the time of sale
  • By updating item stock via CSV, it allows multiple operators to work in different stores or warehouses
  • When importing customer databases via CSV, ignore incomplete records but continue importing the data
  • Allow changing the payment method in Invoices/Receipts and Receipts if the operator has System Administration privileges, even if the document has already been printed