Ordens de Produção e Produtos Compostos

O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.

Kit/Pacote (Agregado)

A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.

Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.

O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.

Agregar Artigos sob uma Referência

Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.

Ordem de Produção

A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.

Transformar Produto a Granel em Unidades

Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.

A ficha para o produto final é do tipo Produto.

As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.

Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.

Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.

Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.

Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços

Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.

A ficha para o produto final é do tipo Produto.

As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.

A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.

O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.

Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:

Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:

A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).

Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:

Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.

A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir

O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.

E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.

O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:

O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.

Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655

Integração Gestix ERP e Trustpilot

Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.

“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”

TrustPilot

Requisitos

  • Gestix Enterprise Edition
  • Trustpilot Account

Funcionamento

Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.

O seu cliente é convidado por email a dar o seu feedback sobre o produto ou serviço
Imagem mostra exemplo do email recebibo pelo cliente a pedir-lhe o feedback

O que fazer para integrar Gestix e Truspilot

  1. Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
  2. Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)

Contacte info@gestix.com

Gestix API Documentation

A new Gestix API version has been released.

Gestix API Reference Guide is available from your Gestix Admin | Webshop menu for browsing and for download in PDF format. The API specification in OAS 3.0-style in JSON format is also available for download at this location.

About the vat_included field in the invoice structure:

vat_included

EN

The vat_included field encodes the type of VAT calculation involved in the invoice line, which can assume one of the values 0, 1 and 2, which will be interpreted as follows:
“0” – the price value has been entered without VAT in a Document Set configured as Prices without VAT – this mode is when prices are negotiated without VAT – the invoice will print unit prices without VAT.
“1” – the price value has been entered including VAT in a set of documents configured as Prices without VAT – the software will subtract the VAT from the unit price before recording.
“2” – the price value has been entered with VAT in a Document Set configured as Prices with VAT – this mode is when prices are negotiated with VAT – the invoice will show the unit prices with VAT.

PT

O campo vat_included codifica o tipo de cálculo do IVA envolvido na linha da fatura, podendo assumir um dos valores 0, 1 e 2, que será interpretado da seguinte forma:
“0” – o valor do preço foi inserido sem IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços sem IVA – este modo é quando os preços são negociados sem impostos – a fatura imprimirá preços unitários sem IVA.
“1” – o valor do preço foi inserido incluindo o IVA em um conjunto de documentos configurado como Preços sem IVA – o software subtrairá o IVA do preço unitário antes da gravação.
“2” – o valor do preço foi inserido com IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços com IVA incluído – este modo é quando os preços são negociados com IVA – a fatura mostrará os preços unitários com IVA.

Atualizar o preço de venda ao lançar a Compra de Fornecedor no Gestix ERP

Ao lançar ou editar as compras de fornecedor no Gestix ERP é agora possível retificar a margem mínima definida para o artigo e atualizar o Preço de Venda do artigo.

O cálculo é feito a partir do preço de compra e da margem mínima de lucro bruto pela seguinte fórmula:

preço = custo / (1 – margem / 100)

Exemplo:

Custo: 100,00
Margem: 50%
Preço = 100 / (1 – 50/100) = 100 / 0,5
Preço = 200,00

Primeiro, no menu Artigos, criar a ficha para os artigos envolvidos na compra.

Seguidamente, no menu Compras | Novo, após introduzir as linhas pode editar a margem mínima e o preço de venda de cada um dos Artigos envolvidos.

Editar a Margem Mínima de Lucro Bruto em cada linha com Artigo, bem como o respetivo preço final de venda atualizado.

  1. Clicar no campo Margem Mínima do artigo a corrigir para editar o respetivo valor. O preço de venda deverá ser automaticamente atualizado
  2. Edite o preço de venda caso necessário
  3. Clique na disquete junto para gravar as alterações na ficha do artigo

A ficha do artigo é atualizada no momento em que clica na disquete.

Apenas é afetada a lista de preços definida como Padrão / Por omissão.

Análise ABC de Clientes (Curva ABC)

Na Faturação do seu Gestix encontra agora uma nova listagem, designada ABC Vendas, a qual lista os clientes ordenados por montante acumulado de vendas no período selecionado.

Esta listagem serve para identificar os clientes que mais contribuem para a faturação total num dado período.

Introduza as datas correspondentes ao período que deseja abranger e deixe o campo Cliente em branco para a análise ABC de Clientes.

Exemplo de resultado num teste envolvendo poucos clientes.

Comunicação de Séries de Faturas | ATCUD

Atualização de Software Gestix ERP Cloud

A comunicação manual das séries de faturação antes da sua utilização é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2023.

O suporte ao cumprimento desta obrigação e a inclusão do código ATCUD nas faturas está contemplado numa atualização do software Gestix, a realizar em breve.

Não sendo necessária nenhuma ação prévia da parte do utilizador para a ativação desta funcionalidade, será incluída informação sobre o procedimento a seguir antes de utilizar pela primeira vez uma série de faturação (faturas e documentos de retificação, suas variantes).

Portugal a Programar

Num ano que concentrou várias iniciativas legislativas com impacto no software de faturação, as dúvidas relativas à viabilidade da automatização da comunicação das séries de faturação foram ultrapassadas.

A comunicação prévia das séries de faturação à AT, sem a qual não será possível emitir faturação a partir de Janeiro de 2023.

A comunicação das séries por Webservice requer apenas que a criação por parte da entidade utilizadora, de sub-utilizador registado no portal AT, na área Gestão de Utilizadores, à imagem do que acontecia já na comunicação de documentos de transporte. Neste caso, deverá ser atribuída ao utilizador autorização “WSE – Series Communication and Management by Webservice” no portal financeiro, sendo as credenciais obtidas inseridas no menu de administração do Gestix.

Mais informação será divulgada atempadamente aos clientes, pelos canais habituais, assim que a nova versão esteja disponível nos servidores (Gestix Cloud) e por download (Gestix On Premises).

Exigência de Fatura Eletrónica na Administração Pública (FEAP)

Com a aproximação de mais uma data, a de 1 de Julho de 2022, para a suposta legitimidade da exigência de Fatura Eletrónica da Administração Pública (FEAP), esclarecemos que continuamos a disponibilizar em opção a FEAP às entidades que queiram implementar, com base nas normas vigentes.

Sobre a legitimidade da exigência de FEAP por parte das entidades públicas, lamentavelmente não temos mais informação além do histórico de sucessivos adiamentos da entrada em vigor da lei por parte da autoridade competente.

A nossa solução é disponibilizada em parceria com a Saphety e envolve:

  • Consultoria/Formação para esclarecimento de questões administrativas e opções possíveis para diferentes níveis de implementação com menor ou maior automação) 
  • Implementação do tipo de solução adequado à Empresa
  • Assistência ao utilizador em questões FE e manutenção do serviço

Caso a empresa deseje implementar a FEAP apenas se for obrigatório, é de aguardar novidades da AT. Caso pretenda avançar já, recomendamos a nossa consultoria a partir da qual avaliaremos todos os requisitos e prestaremos esclarecimentos.

Comunicado da Ordem dos Contabilistas Certificados

https://www.occ.pt/pt/noticias/assinatura-digital-qualificada/

Excerto:

Assinatura digital qualificada
17-10-2021

Determinada entidade emite faturas através de um software e grava essas faturas em pdf. Posteriormente, sem as rubricar ou assinar, envia aos nossos clientes via e-mail. A assinatura digital qualificada é uma exigência para as faturas eletrónicas. Um documento pdf é uma fatura eletrónica?
A software house informou esta entidade que todas as faturas que fossem enviadas eletronicamente, ou seja, por e simplesmente não terem sido impressas e assinadas mas sim retiradas do programa e enviadas por email aos clientes, são consideradas faturas eletrónicas e por isso têm que passar a ter uma assinatura digital qualificada para as tornar legais. Uma fatura retirada do programa da faturação, gravada no computador em formato PDF e enviada por e-mail, necessita ou não desta assinatura digital qualificada?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se à validação de faturas, nomeadamente no que respeita à assinatura eletrónica qualificada, bem como no que se refere à possibilidade de poderem ser aceites faturas em formato PDF.
As obrigações de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos sujeitos passivos de IVA decorrem do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro e do Código do IVA.
Os sujeitos passivos podem processar as suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:
– Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;
– Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal das Finanças);
– E, ainda, através de outros meios eletrónicos.
Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA e artigo 12.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Os artigos 12.º a 14.º e 28.º a 30.º todos do Decreto-Lei n.º 28/2019, regulam as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas emitidas por via eletrónica.
As faturas emitidas por via eletrónica, para além de terem que conter todos os elementos obrigatórios previstos no artigo 36.º e 40.º do CIVA, devem ainda ser emitidas através de sistemas que garantam a autenticidade da origem, com a comprovação da identidade do fornecedor ou prestador ou do emitente da fatura e da integridade do conteúdo, estabelecendo-se tecnicamente a impossibilidade de alteração do conteúdo da fatura, conforme previsto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
– Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
– Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014
– Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do ‘Acordo tipo EDI europeu’, aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
Nos termos do artigo 13.º do Decreto-lei n.º 28/2019, além dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:
– A validação cronológica das mensagens emitidas;
– O não repúdio da origem e receção das mensagens;
– A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
– Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão.
Nos termos do art.º 14.º do mesmo diploma, note que os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica, devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária.
Até 31/12/2020, a emissão de faturas por via eletrónica pode continuar a ser efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado.
Contudo, o Despacho n.º 437/2020-XXII do SEAF, de 09/11, veio permitir que, até 31 de março de 2021, devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal. Posteriormente, o Despacho n.º 260/2021-XXII, de 27/07, veio alargar essa possibilidade até 31 de dezembro de 2021.
Assim, só a partir de 1 de janeiro de 2022 é que será obrigatória a emissão de faturação eletrónica, com assinatura qualificada, selo eletrónico qualificado ou sistema EDI.
A partir de 1 de janeiro de 2022, a emissão de faturas por via eletrónica requer que seja efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, emitidos mediante a aquisição de certificado a uma entidade privada devidamente credenciada para o efeito pelo organismo estatal de tutela (Gabinete Nacional de Segurança).
Conforme previsto no n.º 10 do artigo 36.º do CIVA, para além do cumprimento destas formalidades técnicas na emissão da fatura por via eletrónica, esta apenas pode ser emitida quando o adquirente ou destinatário aceite previamente receber a fatura nesse formato eletrónico.
Como resulta destes procedimentos para as faturas eletrónicas, os sujeitos passivos podem emitir e enviar as suas faturas de forma desmaterializada, mediante determinadas condições ali previstas acordadas entre as partes.
Desta forma, os procedimentos de emissão de faturação por via eletrónica a emitir a adquirentes do setor privado (sujeitos passivos ou consumidores finais) não são obrigatórios, sendo uma mera opção a adotar pelos sujeitos passivos, desde que cumpridos os referidos requisitos legais mencionados.
Tal como acima referido, os procedimentos de assinatura eletrónica avançada estão previstos legalmente no Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, e anteriormente no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, que foi substituído pelas normas do referido regulamento comunitário.
Já os procedimentos para implementação da assinatura eletrónica qualificada são de natureza informática e legal, estando fora do âmbito de resposta do departamento de consultoria da Ordem dos Contabilistas Certificados.
Finalmente, em relação ao Certificado Digital de Fatura Eletrónica, informa-se que estão em curso alterações legislativas nesta matéria, nomeadamente através da Portaria n.º 305/2020, de 29/12, que veio regulamentar a disponibilização de mecanismos de assinatura eletrónica qualificada, com certificação dos atributos empresariais, utilizando a infraestrutura existente na administração pública, nomeadamente os meios disponíveis no sítio autenticacao.gov.pt, o sítio oficial dos meios de identificação eletrónica, assinatura eletrónica e autenticação segura do Estado. Assim, por exemplo, através da portaria referida, possibilita -se a utilização dos atributos empresariais do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) para a assinatura de faturas eletrónicas.

Contacto: info@gestix.com

A assinatura digital generalizada poderá ser uma solução da AT para agilizar o processo, porém a legislação não é conclusiva à data da publicação deste artigo.

Arquivo Eletrónico ou Arquivo Físico

Como fazer para deixar de utilizar o Gestix como programa de Faturação, como por exemplo no fecho da empresa?

Após término da utilização do Gestix pode optar por:

  • Extrair os dados para arquivo físico (papel) ou eletrónico (Excel/CSV, XML) e terminar o serviço Gestix Cloud
  • Conservar o acesso integral ao seu Gestix Cloud em Modo de Consulta por um valor anual inferior

O modelo de funcionamento do Gestix não obriga à manutenção de arquivo eletrónico online, sendo apenas obrigatório conservar cópias impressas da faturação emitida bem como todos os documentos fiscais relevantes.

Em geral, recomenda-se a extração e arquivo do ficheiro SAF-T de cada ano bem como o ficheiro SAF-T de cada mês, relativamente ao período de exploração do Gestix.

Após término do serviço, é disponibilizada cópia da base de dados em ficheiro SQL e o serviço é seguidamente abatido. Esta cópia é essencial para aceder à informação porém não é suficiente: para consultar a informação posteriormente, requer sempre um serviço Gestix Cloud ou Download para poder ser recuperada em caso de necessidade.

Fazer uma Fatura em USD no Gestix

Se é a primeira vez que vai trabalhar com uma dada moeda, pode ter que adicionar essa moeda no menu Moedas, como se mostra nos passos seguintes.

Adicionar a Moeda no Menu Moedas

Clicar no botão + para adicionar uma moeda, neste caso USD.
Após clicar em + devem ser introduzidos os dados relativos à moeda em causa.

A taxa de conversão de USD para EUR deve ser introduzida inicialmente e atualizada sempre que necessário. No exemplo utilizou-se o valor seguinte: 1,0 EUR = 1,1266 USD.

No fim clicar na disquete para juntar a nova moeda à lista.

Podem ser adicionadas tantas moedas quanto necessário.

A Moeda Base continuará a ser aquela que foi definida na configuração do programa, assinalada a negrito na lista do menu Moedas. A Moeda Base não pode ser alterada e a sua Taxa de Conversão é sempre unitária.

Emitir uma Fatura em USD

Para emitir uma fatura em USD, proceder como se mostra nos passos seguintes, por exemplo.

O contra-valor na Moeda Base é apresentado junto ao Total.

Atualização do Final de 2022

A comunicação manual das séries de faturação antes da sua utilização é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2023.

O suporte ao cumprimento desta obrigação e a inclusão do código ATCUD nas faturas está contemplado numa atualização do software Gestix Cloud, a realizar em breve.

Não sendo necessária nenhuma ação prévia da parte do utilizador para a ativação desta funcionalidade, será incluída informação sobre o procedimento a seguir antes de utilizar pela primeira vez uma série de faturação (faturas e documentos de retificação, suas variantes).

Existirá a possibilidade de, através de um utilizador criado no site da AT, fazer a comunicação das séries por Webservice diretamente a partir do seu Gestix. Informação detalhada sobre a configuração deste processo será divulgada oportunamente.

Em breve anunciaremos novidades da próxima versão 7 do Gestix ERP, com um interface de utilizador mais simples e versátil em diferentes dispositivos, e mais funcionalidade.

Pagamento de Devolução de IVA

Quando é feita uma venda a cliente estrangeiro com IVA incluído e posteriormente aquele reclama a devolução do IVA no balcão Tax Free, o procedimento mais conveniente para a regularização dos documentos fiscais envolvidos é o seguinte:

  • Emissão de Nota de Crédito/Devolução da Fatura original com IVA
  • Emissão de nova Fatura sem IVA
  • Emissão de Recibo de Pagamento de Devolução de IVA ao Cliente – o valor negativo do recibo corresponde ao valor devolvido ao comprador.

Uma vez que as regras aplicáveis ao software de faturação certificado impedem o recibo normal de assumir valores negativos, esta operação requer a criação de uma série específica para o efeito.

Criar Série para Pagamento de Devolução de IVA

No menu Admin | Documentos Financeiros, adicionar uma série de recibos com a opção Comportamento do IVA a indicar “Devolução de IVA”.

Após validar os restantes detalhes da nova Série grave-a e está pronta para ser utilizada a partir do menu Faturação.