- A implementação da assinatura digital do PDF no Gestix é transparente para o Utilizador que subscreva o respetivo serviço. O PDF é assinado tanto quando é enviado por email como quando é descarregado para ficheiro. Para verificar os detalhes do selo digital do PDF, abrir o PDF com o Adobe Acrobat Reader e abrir a opção “Verificar Painel de Assinaturas”
- Novo modo de configuração da Série de Documentos “apenas para consulta” https://blog.gestixsoftware.com/2024/01/series-de-documentos-apenas-para-leitura/
- Talão de Oferta no Ponto de Venda e em Faturação com POS
- Na Visão Global mostrar o Líquido de IVA no resumo analítico
- Código Aduaneiro – Nova coluna opcional por linha de documento
- Correção de dificuldade que existia ao inserir um valor de Portes, não assumia de imediato a respetiva taxa de IVA
- Nova opção de Fatura Eletrónica JEDI (JSON EDI) para integração direta de documentos entre empresas que utilizam Gestix ERP
- Margem de Lucro por Projeto não era exata quando havia notas de crédito parcelares envolvidas
- ID de Séries de Documentos com até 15 carateres alfanuméricos
- Botões configurados pelo utilizador no Ponto de Venda/POS Ecrã Tátil não assumiam preço no momento da venda
- Ao atualizar stock de artigos por CSV permitir múltiplos operadores a trabalhar em diferentes lojas ou armazéns
- Ao importar bases de dados de clientes por CSV ignorar fichas incompletas mas prosseguir importação dos dados
- Permitir alterar o meio de pagamento em Faturas/Recibo e Recibos se o operador tiver privilégios de Administração do Sistema, mesmo que o documento já tenha sido imprimido
Gestão Clínica Simplificada
O Gestix é fácil de adaptar à gestão da clínica.
O registo do cliente pode ser feito no menu Clientes, antecipadamente, ou no menu Faturação, ao fazer a Fatura.
No menu Clientes é possível aceder e editar todos os dados gerais e pessoais da entidade, bem como eventuais notas e observações.
Registo de Tarefas no menu Tarefas
Após o registo do cliente no Gestix podem ser registadas tarefas ou ações, que consistem numa descrição, data de início da tarefa (Data Limite), e data opcional para alerta do utilizador.
Registar uma Tarefa (Realizada ou Agendada)
- Escolher Tarefas no menu lateral
- clicar no botão + para adicionar
É apresentada uma ficha de Tarefa para preenchimento manual.
Dados da Tarefa
- Originada – Utilizador e Data de registo da Tarefa
- P/Utilizador – Utilizador a quem a Tarefa se destina
- Data Limite – Data em que a Tarefa é realizada (por omissão é a data de de registo da Tarefa)
- Cliente – ao qual a Tarefa fica associada
- Tipo de Tarefa – Um dos tipos definidos pelo Utilizador no menu Tarefas ^ Tipos de Tarefa
- Descrição – da Tarefa realizada ou a realizar
- Tarefa Completada – deixar em branco no caso de agendamento de Tarefa, marcar com visto se ou quando a Tarefa estiver concluída
- Notas – pode ser usado para registar informação sobre a tarefa ou ação realizada
- Situação (texto) – descrição livre sobre a situação em que a Tarefa se encontra
- Situação (data) – data em que a situação da Tarefa é avaliada
- Alertar Em – colocar um visto quando for pretendido o alerta do utilizador bem como a respetiva data/hora no campo adjacente
- Próximo Contacto – data de caráter informativo, opcional
Ao clicar Cliente é mostrada a lista dos clientes recentemente acessados. Clicar em Procurar para poder pesquisar por nome ou outros dados.
Ao clicar em Procurar é aberta uma janela que permite inserir o número do cliente (ID) ou parte do nome. Ao clicar na “lupa” é atualizada a lista com os eventuais resultados.
Para o utilizador ser alertado sobre a tarefa, ao entrar no seu Gestix, colocar um pisco no campo Alertar Em e selecionar a data do aviso.
Após inseridos os dados da Tarefa, clicar em Gravar. A adição de anexos a uma Tarefa (imagens, documentos) fica acessível após gravada.
O menu Tarefas apresenta a lista de Tarefas bem como alguns campos para filtrar a informação a apresentar.
Lista de Tarefas – Filtros
- Utilizador – permite mostrar apenas Tarefas referentes a um dado utilizador, ou a todos
- Tarefa Completada – Permite mostrar apenas Tarefas concluídas (opção Sim), apenas Tarefas agendadas (opção Não), ou todas.
- Tipo de Tarefa – permite mostrar apenas Tarefas de uma dada tipologia, ou de todas.
- Data Entre / E – permite restringir a lista de Tarefas às registadas ou devidas no período entre as duas datas inseridas (inclusive).
- Filtro – permite inserir um texto a procurar na Descrição da Tarefa
- Atualizar – aplica os filtros e apresenta a lista de Tarefas que satisfazem todas as condições
Consultar ou Editar Tarefa
No menu Tarefas, para consultar, editar ou eliminar uma Tarefa, primeiro verificar os Filtros e clicar Atualizar para mostrar a tarefa na lista, seguidamente clicar na Tarefa para aceder ao dados da mesma.
Os dados da Tarefa podem ser editados, sendo necessário depois clicar em Gravar (no topo do ecrã). Para eliminar a Tarefa clicar em Apagar.
Para adicionar um Anexo à Tarefa clicar no botão Escolher Ficheiro e selecionar a imagem ou PDF a arquivar no seu Gestix Cloud. Após inserido, poderá repetir o processo para adicionar mais anexos.
A lista de Anexos é apresentada com um olho e um X. O olho permite visualizar ou descarregar o anexo, o X permite remover o ficheiro do servidor.
Configuração inicial dos Tipos de Tarefa
Antes de começar a inserir Tarefas é conveniente aceder ao menu Tipos de Tarefa no topo do menu Tarefas (listagem), e adicionar as tipologias relevantes para a atividade. Os Tipos de Tarefa restantes, que não façam sentido, devem ser eliminadas.
Para adicionar um Tipo de Tarefa, clicar no botão +
Para consultar, editar ou eliminar, clicar na lista de Tipos de Tarefa e acionar uma das opções do menu no topo do ecrã.
Atributos de Clientes (tags)
Atributos são campos definidos pelo Utilizador para ajudar a classificar o Cliente e extrair relatórios. Antes de começar a registar dados de Clientes no sistema é conveniente rever a configuração criada automaticamente pela aplicação.
Entre os Atributos definidos, aqueles que tiver a opção “Disponível para Critério de Listagem” são apresentados no menu Clientes para restringir a listagem de acordo com a seleção de cada atributo.
Para tal, no menu Clientes ^ Atributos, inserir as Tags que façam sentido para a atividade, como por exemplo, “Dono”, “Tratador”, “Associação”, “Cães”, “Gatos”, “Roedores”, etc.
Clicar no + para adicionar atributos.
- Nome Atributo – o texto breve da “Tag”
- Tipo – de visibilidade deste Atributo na aplicação
- Informação – complementa dados do cliente
- Disponível no POS – complementa dados do cliente e fica disponível no Ponto de Venda para ser editado pelo operador
- Disponível para Critério de Listagem – complementa os dados do cliente e fica disponível para filtrar a listagem de cliente por um ou mais Atributos em simultâneo.
- Marcado Por Defeito – colocar um visto caso se pretenda que este Atributo seja automaticamente ativado ao criar uma ficha de cliente
Clicar na lista para consultar, alterar ou eliminar o item.
Ao entrar na ficha do item é mostrado o menu no topo que permitem alterar, eliminar ou duplicar o Atributo.
É recomendado eliminar os atributos criados automaticamente pela aplicação e que não façam sentido para a atividade.
Consulta de Tarefas no menu Clientes
É possível aceder às Tarefas a partir da ficha do Cliente. Após selecionada a ficha do Cliente, o separador Tarefas permite aceder às Tarefas daquela entidade.
Notas
- Está disponível API (Interface de Programação Aplicacional) para integração com aplicações ou dispositivos externos, permitindo a automação do registo de Tarefas/Agendamentos, entre outros.
- A adição de Anexos é uma funcionalidade opcional.
Autorizar o Gestix para comunicação à AT por webservice
De forma a permitir ao Gestix a comunicar a numeração da séries de faturação de forma automática, bem como documentos de transporte caso sejam utilizados, é necessário primeiro, no site da AT, criar um utilizador e respetiva senha, com as seguintes Operações Autorizadas:
- WDT – Documentos de Transporte
- WSE – Séries de Faturação
Criar Utilizador no site da Autoridade Tributária
Aceda à sua área de contribuinte no site da Autoridade Tributária
Depois de autenticado encontre a opção Todos os Serviços ou Mapa do Site e navegue até à secção Autenticação de Contribuintes.
- Abra o link “Gestão de Utilizadores”
- Clique Criar Novo Utilizador e preencha os dados pedidos. No nome do utilizador insira o seu NIF seguido de /1, por exemplo 123451234/1
Navegue através das opções e atribua autorização nas operações WDT e WSE.
Depois clique em Submeter – tome nota do nome de utilizador e da senha (serão necessários no passo seguinte, já no sistema Gestix).
Inserir as Credenciais AT no Gestix
No seu Gestix, inserir no menu Admin > Credenciais AT o nome de utilizador e senha atribuídos no site da AT no passo anterior.
Entre Admin | Credenciais AT e clique no ícone “lápis” para editar os dados.
Após concluída a configuração dos dados do utilizador AT no menu Credenciais AT do seu Gestix, as funcionalidades que requerem acesso ao portal da AT ficarão disponíveis aos operadores do Gestix.
Para testar a configuração, no menu principal do Gestix entre em Faturação ^ Séries de Documentos, e clique em Verificar Webservice.
Deverão ser apresentadas as séries já comunicadas ou a mensagem de que não existem séries comunicadas ainda.
Ordens de Produção e Produtos Compostos
O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
Agregar Artigos sob uma Referência
Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.
Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Transformar Produto a Granel em Unidades
Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.
Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.
Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.
Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços
Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.
O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.
Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:
Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:
A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).
Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:
Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.
A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir
O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.
E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.
O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:
O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.
Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655
Integração Gestix ERP e Trustpilot
Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.
“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”
TrustPilot
Requisitos
- Gestix Enterprise Edition
- Trustpilot Account
Funcionamento
Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.
O que fazer para integrar Gestix e Truspilot
- Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
- Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)
Contacte info@gestix.com
Gestix API Documentation
A new Gestix API version has been released.
Gestix API Reference Guide is available from your Gestix Admin | Webshop menu for browsing and for download in PDF format. The API specification in OAS 3.0-style in JSON format is also available for download at this location.
About the vat_included field in the invoice structure:
vat_included
EN
The vat_included field encodes the type of VAT calculation involved in the invoice line, which can assume one of the values 0, 1 and 2, which will be interpreted as follows:
“0” – the price value has been entered without VAT in a Document Set configured as Prices without VAT – this mode is when prices are negotiated without VAT – the invoice will print unit prices without VAT.
“1” – the price value has been entered including VAT in a set of documents configured as Prices without VAT – the software will subtract the VAT from the unit price before recording.
“2” – the price value has been entered with VAT in a Document Set configured as Prices with VAT – this mode is when prices are negotiated with VAT – the invoice will show the unit prices with VAT.
PT
O campo vat_included codifica o tipo de cálculo do IVA envolvido na linha da fatura, podendo assumir um dos valores 0, 1 e 2, que será interpretado da seguinte forma:
“0” – o valor do preço foi inserido sem IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços sem IVA – este modo é quando os preços são negociados sem impostos – a fatura imprimirá preços unitários sem IVA.
“1” – o valor do preço foi inserido incluindo o IVA em um conjunto de documentos configurado como Preços sem IVA – o software subtrairá o IVA do preço unitário antes da gravação.
“2” – o valor do preço foi inserido com IVA em um Conjunto de Documentos configurado como Preços com IVA incluído – este modo é quando os preços são negociados com IVA – a fatura mostrará os preços unitários com IVA.
Atualizar o preço de venda ao lançar a Compra de Fornecedor no Gestix ERP
Ao lançar ou editar as compras de fornecedor no Gestix ERP é agora possível retificar a margem mínima definida para o artigo e atualizar o Preço de Venda do artigo.
O cálculo é feito a partir do preço de compra e da margem mínima de lucro bruto pela seguinte fórmula:
preço = custo / (1 – margem / 100)
Exemplo:
Custo: 100,00
Margem: 50%
Preço = 100 / (1 – 50/100) = 100 / 0,5
Preço = 200,00
Primeiro, no menu Artigos, criar a ficha para os artigos envolvidos na compra.
Seguidamente, no menu Compras | Novo, após introduzir as linhas pode editar a margem mínima e o preço de venda de cada um dos Artigos envolvidos.
Editar a Margem Mínima de Lucro Bruto em cada linha com Artigo, bem como o respetivo preço final de venda atualizado.
- Clicar no campo Margem Mínima do artigo a corrigir para editar o respetivo valor. O preço de venda deverá ser automaticamente atualizado
- Edite o preço de venda caso necessário
- Clique na disquete junto para gravar as alterações na ficha do artigo
A ficha do artigo é atualizada no momento em que clica na disquete.
Apenas é afetada a lista de preços definida como Padrão / Por omissão.
Análise ABC de Clientes (Curva ABC)
Na Faturação do seu Gestix encontra agora uma nova listagem, designada ABC Vendas, a qual lista os clientes ordenados por montante acumulado de vendas no período selecionado.
Esta listagem serve para identificar os clientes que mais contribuem para a faturação total num dado período.
Introduza as datas correspondentes ao período que deseja abranger e deixe o campo Cliente em branco para a análise ABC de Clientes.
Exemplo de resultado num teste envolvendo poucos clientes.
Faturação com Retenção na Fonte
Oque é Retenção na Fonte e como funciona?
Retenção na fonte é uma forma de tributação de impostos ao governo Português com o adiantamento do pagamento do IRS quando lhe entregam os seus rendimentos salariais, ou quando efectua o pagamento de uma fatura de um serviço que adquiriu.
Quando se trata do pagamentos de serviços, é o cliente quem entrega o valor da retenção diretamente à Autoridade Tributária (AT), em uma fatura com o valor de 100€ com retenção de 25€, o cliente paga 75€ ao fornecedor e 25€ diretamente à AT.
É importante saber que o cliente tem a responsabilidade de entregar uma declaração ao prestador de serviços/fornecedor até ao dia 20 de Janeiro do ano seguinte, onde os valores totais de rendimentos e o valor retido na fonte são indicados. Desta forma o fornecedor ficará com o comprovativo dos valores retidos e que serão dedutiveis no valor a pagar ao estado.
como parametrizar o gestix para retenção na fonte
No menu Definições selecione a opção Admin
Na barra lateral selecione a opção Definições.
na zona Fiscal, opção Tratar taxa de IRS selecione a opção pretendida, para incluir Artigos retire o “pisco” na opção Artigos isentos de IRS, conforme imagem em baixo.
Como emitir faturas com retenção na fonte com o Gestix?
É possível faturar produtos e/ou serviços com retenção na fonte e Produtos sem retenção na fonte no mesmo documento, sendo que a retenção é apenas calculada para as linhas com retenção.
No menu faturação carregue no sinal + na série de documentos desejada neste caso vamos criar uma fatura.
Fatura pronta a enviar ao cliente
Pode consultar a conta corrente do cliente pretendido através do menu Clientes opção Conta conforme imagem em baixo
Com o Gestix, pode criar faturas com serviços que estão abrangidos pela retenção na fonte e artigos que não estão abrangidos, sendo que o valor da retenção será calculado apenas sobre os serviços com retenção na fonte.
Questões Frequentes/Pertinentes no Gestix
Sumário das questões respondidas neste artigo, estão por ordem para que possa ir diretamente para a questão pretendida.
- Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
- Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
- Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
- A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
- Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
- Como criar faturas para clientes pontuais?
- É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
- Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
- O texto do corpo dos emails é configurável?
Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
Pode fazer pesquisas rápidas através do menu Supervisor > Dashboard, colocando o que pretende pesquisar, no exemplo em baixo vamos pesquisar um número de série.
Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
Para alterar a senha de acesso ao seu Gestix, no menu Definições > Admin > Utilizadores, carregar no “olho” > Alterar, inserir a senha pretendida, confirme a senha e grave no fim.
Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
A resposta é não, por lei não necessita de começar uma nova numeração, pode continuar a sequência que estava a usar. Mas no caso de querer começar uma nova sequência também o pode fazer siga os passos em baixo.
No menu Vendas, escolha a opção Faturação
Use o botão Séries de Documentos
Use o botão + para criar uma nova Série de Documentos
Das séries pré-definidas, escolha a pretendida, no exemplo em baixo, vamos criar uma nova Série de Faturas (carregue na pretendida).
Preencha os campos necessários, tendo em atenção ao terceiro campo onde deverá introduzir o próximo número da série, no exemplo em baixo a próxima fatura terá o número 1 e seguirá essa sequência. Se pretender que a sua série tenha outra numeração deve colocar o número pretendido, por exemplo 202401, este será no numero da primeira fatura que passar e a segunda será 202402 e assim sucessivamente.
A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
A maneira mais simples de corrigir a taxa de IVA nas suas faturas é na própria fatura conforme imagem em baixo.
Para evitar estar sempre a ter que escolher a percentagem de IVA nas suas faturas, pode pré-definir a opção de IVA que seja adequada para o seu negócio.
No menu Admin, opção taxas de IVA, carregar na opção que mais se adequa ao seu negócio e carregue em alterar no topo da página.
Selecione Pré-definido e grave.
Agora todas as faturas têm a mesma taxa de IVA (pré-definida), podendo ser modificada diretamente na fatura para situações pontuais.
Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
Séries de documentos não ativas ou não disponíveis, estas séries não estão disponíveis para pesquisa ou para operar. Desta forma é necessário que a série pretendida volte a estar disponível. Siga os passos em baixo.
Para consultar ou imprimir documentos das séries que se encontrem inativas, selecionar “Séries de Documentos” no topo da pagina de Faturação, selecionar a série pretendida, selecionar “Alterar” no topo da pagina, no campo “Disponível” selecionar “Somente Leitura” e gravar, esta série passará a estar disponível no menu Faturação. Para imprimir um documento ou imprimir em massa, selecione a série pretendida, selecionar as datas pretendidas, clicar em Impressão em Massa se for esse o caso e imprimir. Para que a série volte a ficar oculta, siga o primeiro passo, e altere novamente no campo Disponível para Não Disponível.
Depois de gravar, esta série de documentos estará disponível apenas para consulta, ou seja, não podem ser gerados documentos nesta série mas pode imprimir ou consultar qualquer documento emitido nesta série.
Como criar faturas para clientes pontuais?
Para efeitos de emissão de documento a um cliente pontual, se o cliente desejar que os seus dados estejam presentes na fatura/recibo, pode inserir esses dados deixando o NIF em branco, colocando no campo país da morada do cliente, o país respetivo.
Caso o cliente pontual não deseje ou não precise que seus dados constem na fatura/recibo, podem ser deixados em branco, não inscrevendo qualquer valor no campo NIF.
É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
Uma fatura depois de gerada não pode ser alterada, o que poderá fazer é criar fatura Pro Forma, o que lhe permite corrigir ou alterar os dados na altura de faturar. Como por exemplo descrição, quantidades entre outros
Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
Pode colocar vários email na ficha do cliente, um para cada Pessoa de Contacto, escolhendo no Campo por baixo de “Posição”, a opção pretendida para receber mail conforme o tipo de conteúdo.
Exemplo:
- Encomendas – recebe documentos enviados por email do tipo propostas, pro-formas e encomendas
- Faturação – recebe faturas e recibos
- Pedidos de pagamento – recebe pedidos de pagamentos
- Todos – recebe todos os documentos
O texto do corpo dos emails é configurável?
Sim, pode configurar o texto que é enviado para cada grupo de email, por exemplo, um texto para o email relativo a Faturação, outro texto para emails relativos a Pedidos de Pagamento, pode até ter textos em diferentes idiomas.
Pode personalizar o email no menu Admin > Texto, pode alterar textos já existentes, carregando sobre a linha do texto pretendido e usar a opção Alterar no cimo da página.
Pode também criar novos textos, menu Admin > Texto > Novo, tendo em atenção que no campo Relatório deverá introduzir o nome da série de documentos á qual se destina o email. No exemplo em baixo vamos criar um texto novo para faturação.
Séries De Documentos
As séries de documentos são bastante flexíveis em relação à sua criação, pode criar quantas séries necessitar para o seu negócio, escolher qual sequência de numeração, entre outros.
- Como criar uma nova série de documentos.
- Como alterar uma série de documentos.
- Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
- Cancelar uma série de documento.
Como Criar uma Série de Documentos
A criação de séries de documentos é igual independentemente do género de documentos. No menu Faturação pode criar séries de documentos para faturação, guias de transporte, recibos entre outros. No menu Compras, pode criar séries de documentos de compra, como por exemplo faturas de compra, fatura/recibo entre outros.
O primeiro passo na criação de uma série de documentos é escolher o menu onde se quer criar a série de documentos pretendida. No exemplo em baixo vamos criar uma nova série no menu Faturação.
No menu faturação
Selecionar a opção Séries de Documentos no topo da pagina.
Carregue na opção Novo conforme imagem em baixo.
Neste passo irá ver uma listagem dos tipos de documentos disponíveis, escolha o pretendido, neste exemplo vamos criar uma fatura.
Depois de selecionar o documento pretendido, vamos parametrizar conforme as nossas necessidades. Tenha em atenção a sequência da numeração, pois esta é sequencial.
Na opção imprimir selecionar a opção Incluir Carga/Descarga se este documento for para o acompanhamento legal de mercadorias, conforme imagem em baixo e grave no final.
Neste momento a série de documento criada irá aparecer no menu faturação.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Seguir os passos em cima, na opção disponível escolher a opção pretendida.
- Opção Sim – série disponível
- Opção Sim, com Refª MB – série disponível com opção de gerar Refª MB
- Opção Somente Leitura – série indisponível para a emissão de documentos, mas disponível para consulta
- Opção Não Disponível – série indisponível para a emissão de documentos e consulta.
Cancelar uma série de documento.
É apenas possível apagar uma série de documentos apenas quando ainda não há documentos gerados, neste caso, carregue em séries de documentos > selecione a série pretendida e carregue em apagar, conforme imagem em baixo.
Para apagar uma série de documentos em que haja documentos gerados, como foi dito anteriormente, não é possível, o que recomendamos é que altere a disponibilidade desta série para indisponível, desta forma esta série não estará presente no menu nem estará disponível para consulta.
Gestix in the Sale and Repair of Mobile Phones, Smartwatches and Tablets
Usually four types of situations happen when managing the sale and repair of technological devices:
- Sale of new devices with warranty provided that is controlled by serial number (or IMEI)
- Return of devices for refurbishment and resale as pre-owned (these items require as well individual control for warranty purposes)
- Sale of refurbished devices the general public under the Used VAT Regulations
- Device repair with our without warranty
With Gestix you can control and manage your stock, buy and sell devices using serial numbers or IMEI.
Sell used and/ or refurbished devices such as Smart Phones, Smart Watches and others. Follow the steps below.
Select Admin
Select Settings
Select the option Handle Tax regime for Works of Art and Second-Hand Goods
After setting up your profile, your business is now able to buy new or used items, in small or big quantities, sell new or refurbished items with or with out serial number and even offer a repair service.
It is a very simple process to buying an item that is controlled by a serial number IMEI, to later sell:
1st – Create a item, or you can import a list of pre-existent item in a CSV file, and make the necessary changes, as showed in the image below,
2nd – if the items you are creating are new, do not select the option “VAT Regime for Gross Margin” this option should only be used for used items.
Your items are now setup,
Let’s see how to buy a used item and sell it as a refurbished item.
Select Purchasing from the Supply menu
In the menu Purchasing you can create as many new set of document as you need, or you can use the preset documents already in the data base.
Use the + sign to create a new Invoice/receipt, fill in the necessary information, bearing in mind that you will need the serial number or IMEI of the item you are buying , at the end click save.
For your and the seller’s control, the serial number is recorded on the document.
To sell these items, as in the previous step, we created a new Document Set within the invoice menu, you can create one or as many as you need or you can use the predefined ones.
To create a new Invoice/Receipt (as in the exemple below), click on the + sign, fill in all of the necessary information, please be aware that the Serial Number or IMEI for the item you are selling is required,
You can either enter the Serial Number manually or use the search button, where all of the available serial numbers associated with the item you are selling will be listed, you just have to select the correct one.
Validate the Serial Number and save the document.
The Invoice/Receipt is now created (for your control, the serial number is included within the document), if the item is being sold with warranty, you can add the details in the “Notes/Comments” area.
PURCHASE OF ITMES IN LARGE QUANTITIES
The process for buying large quantities of items is very easy and a quick process, you should proceed as per above, you just need to enter all of the Serial Numbers for the items you are receiving, as shown in the following images:
CHECK THE SERIAL NUMBERS OR IMEI OF AN ITEM THAT ARE AVAILABLE ON THE SYSTEM
In the Products menu, select the option Articles, select the wanted item and click on Product Traceability option
All of the Serial Numbers that have ever been processed within Gestix will be listed as shown in the image below, you can customize your search, by sold, on hand or production orders as per image below:
EQUIPMENT REPAIR
In the Sales menu, select the option Repair centre
The first step will have to be to create a service order to record the details of the repair and the item to be repaired (including the Serial Number).
When creating the Service Order, in the status area select Unchecked
After saving, you will be able to check and trace the repairs you have on the system and the stages they are in.
The status of the repair can be updated, for that, go back into the Service Order and change the status situation for the desired one
To finalize the quote, a technical report should be included and save at the end. You can now print or send it directly to the customer.
After the quote is approved by the customer, change the status to Repair and save. After saving at the top of the page you will have the option Bill of Materials, click on it
Check if all of the information is correct, add prices of the services provided and materials used. all left to do is to invoice your customer, you can do it by using the option Invoice at the top of the page.
Gestix No Comércio De Equipamentos
Soluções para Máquinas e Equipamentos
Direcionado para representantes ou instaladores e prestadores de assistência técnica a máquinas e equipamentos sujeitos a controlo de prazos de garantia quer perante clientes como fornecedores
Pensado para as empresas que importam ou revendem, instalam e prestam assistência técnica a equipamentos abrangidos por prazos de garantia perante os clientes, bem como da parte dos fornecedores, proporciona a gestão fácil da base instalada, ao longo dos anos, por cliente e por produto, além de permitir a assemblagem de várias partes num produto final único, sem deixar de contemplar a discriminação dos componentes para efeitos de controlo de RMA (peças deficientes) quer da parte de clientes quer a fornecedores.
- Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes e fornecedores já existentes por ficheiro CSV,
- Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
- Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
- Criação de produtos compostos
1 – Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes já existentes por ficheiro CSV
Pode criar fichas de clientes e fornecedores de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes ou fornecedores, ou se o número de clientes ou fornecedores já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes ou fornecedores.
O procedimento para a criação de fichas de cliente e fichas de fornecedores é o mesmo, apenas diferindo o menu, conforme imagens em baixo.
Para a criação de clientes, no menu Contas, escolha a opção Clientes
Para a criação de fornecedores, no menu Aprovisionamento, escolha a opção Fornecedores
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a sua importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carregue em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
Para mais informações relativas à criação de fichas de clientes e fornecedores, carregue aqui.
2 – Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
Assim como no ponto anterior, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.
No menu Produtos, escolha a opção Artigos
Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.
Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.
No menu Produtos, selecionar a opção Multi-Armazém
Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +
Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fim da pagina.
Para uma informação mais detalhada em como criar grupos de desconto para clientes e fornecedores carregue aqui.
3 – Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
Independentemente do tipo de artigos que comercialize, no Gestix tem a facilidade de gerir os seus artigos através de números de série, lotes com ou sem data de validade. Para isso quando cria um artigo selecione o tipo de rastreamento que pretende,
Depois de gravar, o modo de rastreamento ficará ativo e a partir desse momento poderá fazer o rastreamento de artigo através do menu Supervisor > Dashboard.
No exemplo em baixo vamos criar um artigo com rastreio através de lote com data de validade.
Agora que o artigo está criado, vamos fazer uma entrada de stock inicial
No menu Produtos, opção Multi Armazém
Carregue no sinal + para uma nova entrada de stock
Como na figura em baixo, pode escolher o armazém pretendido. Carregue no botão Artigo para selecionar o artigo pretendido, introduza a quantidade e o preço unitário (opcional) e grave a linha, pode acrescentar quantas linhas e artigos desejar.
o proximo passo será criar o lote e datas de validade, depois de gravar a linha do artigo (imagem em cima), conforme imagem em baixo, terá de introduzir o lote do artigo e neste caso a date de validade carregue em Validar Lote para gravar no final da linha, grave no final no topo ou fim da pagina
Depois do artigo estar criado pode comprar e vender, o processo é igual em ambos os casos apenas diferindo o menu em que trabalha,
Para comprar, no menu Aprovisionamento escolha a opção Compras
Para vender, no menu Vendas, escolha a opção Faturação
No exemplo em baixo, vamos vender um artigo que tenha a opção de rastreamento de Número de Lote com data de validade, para comprar os passos são os mesmos
Vamos usar uma Fatura/Recibo para este exemplo, carregue no sinal + para criar novo.
Depois de escolher o artigo e gravar como mostra na imagem em cima, vai ter a opção de escolher o lote pretendido conforme imagem em baixo, no final grave.
Depois de gravar, a operação está completa fica registado o lote utilizado, este pode ser pesquisado rapidamente através do menu Dashboard.
4 – Criação de produtos compostos
O Gestix oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
1º – Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
2º – Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Para informação detalhada em como proceder em ambos os casos click aqui.
Como é Facil Mudar para Gestix
Neste artigos vamos falar de como é fácil de transitar do software que está a utilizar, para o Gestix, e não importa se é uma pequena ou grande empresa.
Vamos ver de como é fácil e como proceder nos seguintes tópicos, pode usar este artigo como um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.
1 – Personalização fatura/documentos fiscais, logotipo
2 – Criação de fichas de clientes com ou sem saldos iniciais, importação por CSV, vertente CRM, tarefas
3 – Criação de fichas de fornecedores, aludindo à semelhança que tem com cliente
4 – Criação de fichas de artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor
Vamos falar de como é fácil e como proceder nos tópicos em cima, este artigo é um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.
Pode e deve ir alternando entre os tópicos conforme for mais conveniente para si, não precisando seguir o artigo do principio até ao fim.
1 . Personalização Fatura/Documentos Fiscais e Logótipo
O primeiro passo será importar o logótipo ou imagem pretendida
No menu Definições escolher opção Admin
Nas opções do menu da barra lateral carregar na opção Logótipo
Para importar imagem usar a opção Escolher Ficheiro
Depois de importar a imagem pretendida para o logotipo, carregue em atualizar e pode ver de imediato de como ficará o aspeto dos seus documentos, existem vazios parâmetros que pode definir para que os documento fiquem personalizados às suas necessidades, também tem a possibilidade de manter as mesmas definições para todos os documentos, bastando carregar no botão “Modificar Todos” como pode ver na imagem em baixo.
No menu Definições, opção Admin, Definições, é neste menu que pode definir os parâmetros de como quer que o seu Gestix funcione. Pode definir os Detalhes da Empresa Titular, Formato dos Números, Impostos, Documentos de Vendas, Documentos de compras, Inventário, Segurança, Impressão de Faturas e não se esqueça de gravar tudo no fim.
Pode usar as opções de escolha no lado esquerdo do ecrã, para ir diretamente para a opção pretendida
2 . Criação de Fichas de Clientes
Pode criar fichas de clientes de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes, ou se a sua lista de clientes já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes, desde o mais básico como nome, morada, telefone; até ao mais complexo como saldo inicial, dia de pagamento entre outros.
No menu Contas, opção Clientes
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.
No menu da barra lateral CRM, tem a opção de criar e gerir tarefas que pode criar e atribuir a clientes, como reuniões, fecho de vendas, apresentações entre outras. Pode gerir o seu dia a dia através da agenda que se encontra no mesmo meu (CRM)
3 – Criação de fichas de fornecedores e atribuição do Saldo Inicial
À semelhança do ponto anterior, a criação de fichas de fornecedores possibilita a importação de ficheiro CSV com toda a informação dos seus fornecedores, ou criar fichas de fornecedores individualmente. Em geral, o processo é o mesmo ao da criação de fichas de clientes como pode ver em baixo.
No menu Aprovisionamento escolha a opção Fornecedores
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de fornecedores em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de fornecedores individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus fornecedores carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Tal como no ponto anterior, pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Para criar manualmente as fichas de fornecedores, carregue no botão +, que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.
4 – Criação de fichas de artigos e carregamento do Stock Inicial
Assim como nos pontos anteriores, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.
No menu Produtos, escolha a opção Artigos
Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.
Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.
No menu Produtos, usar a opção Multi-Armazém
Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +
Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fundo da pagina.
5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor
No Gestix pode criar categorias para os seus artigos, dando oportunidade de segregar artigos por essas mesmas categorias.
No menu Produtos, escolha a opção artigos
Carregue no botão Categorias no topo do ecrã
Carregue no botão + para criar uma nova categoria
Preencha os dados necessários e não se esqueça de gravar no fim
Depois de criar as categorias para os seus artigos como demonstra em cima, o passo seguinte é a criação de grupos de desconto que pretende.
Pode criar grupos de desconto tanto para clientes como para fornecedores, sendo o processo idêntico, apenas tem de ter em atenção se está no menu Clientes ou Fornecedores.
carregue na opção Grupos de Desconto, use o sinal + para criar um grupo de desconto novo. Preencha os campos necessários e grave no fim
No exemplo em baixo, criamos dois grupos de desconto, Altas Compras e Baixas Compras, conforme mostra a imagem em baixo.
O próximo passo é atribuir a percentagem de desconto por cada grupo de desconto relativa a cada categoria de artigo.
No menu Artigos, use a opção Tabela de Descontos no topo da pagina e carregue em alterar.
Agora defina a percentagem de desconto que pretende, introduzindo os valores na tabela conforme imagem em baixo, gravando no final.
Pode agora selecionar o grupo de desconto na ficha do cliente/fornecedor.
É possível inserir muitas outras informações relevantes, seja manualmente seja através da importação de dados. Por exemplo, é possível importar transações de clientes e de fornecedores, com movimento de contas correntes e de inventário a partir de ficheiros CSV.
Para mais informações não hesite em nos contactar – https://www.gestix.com/#about-us
O Gestix na Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets
Solução para Tecnológicas
Destina-se a todas as lojas e empresas que comercializam e reparam equipamentos tecnológicos novos e recondicionados, com atendimento direto ao público e ou venda online.
Na gestão de venda e reparação de dispositivos tecnológicos geralmente ocorrem quatro tipos de situações:
- Venda de equipamentos novos, com garantia controlada por Número de Série (ou IMEI)
- Retoma de equipamentos para recondicionar e revender como semi-novos (estes produtos também carecem de controlo individual para efeitos de garantia)
- Venda de equipamentos recondicionados ao público sob o Regime de IVA de Usados
- Reparação de Equipamentos em garantia ou não
Estas situações estão previstas no sistema por forma a acelerar a resposta ao cliente. As duvidas e pedidos de esclarecimento do cliente face a avarias ou eventuais garantias são facilmente pesquisáveis a partir do Dashboard.
Com Gestix pode controlar e gerir o seu inventário, comprar e vender os seus produtos através de números de série ou IMEI.
Depois de configurar o seu perfil, (carregue aqui para configuração) a empresa pode efetuar retomas, comprar a fornecedores equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.
Quando compra um artigo usado ou faz uma retoma que irá ser controlado por Número de Série ou IMEI para venda, o processo é simples:
No menu lateral, opção Artigos, pode criar um artigo novo ou importar uma listagem em ficheiro CSV de produtos já existentes, e fazer as alterações necessárias. Na ficha do artigo marcar a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, esta opção deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas figuras em baixo:
Usar o botão + para criar novo artigo
Agora que os seus artigos já estão parametrizados.
Vamos ver como comprar um artigo unico usado e vender-lo como artigo recondicionado. Selecione Compras no menu Aprovisionamento:
No menu Compras pode criar uma nova série de documentos à sua medida ou quantas precisar, ou então, pode usar as séries predefinidas.
Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o número de série ou IMEI para que possa ter a opção de gerir este equipamento através de número de série ou IMEI do artigo que está a comprar, não se esqueça de validar o N/S, no final é só gravar.
O número de série é registado no documento para o seu controlo e para informação do vendedor.
Nesta altura, este artigo começa a estar controlado através da informação inserida (Número de série e/ou IMEI). O rastreamento deste artigo pode ser feito de maneira rápida através da opção Dashboard no menu da barra lateral, bastando apenas introduzir a informação de rastreamento introduzida na compra do equipamento pretendido.
Para venda de artigos, como no passo anterior, no menu Faturação poderá criada uma nova Série de Documentos, ou pode usar as predefinidas.
Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o Número de Série ou IMEI para o artigo que está a vender, pode usar o botão “Procurar N/S” ou introduzir manualmente.
A fatura/Recibo está criado (para controlo inclui o Número de Série). Para o caso de o artigo ser vendido com garantia, poderá adicionar os detalhes da garantia no campo “Notas/Comentários”. Este documento passa a fazer parte do rastreamento deste artigo que para sua conveniência poderá ser consultado no menu Dashboard a qualquer momento.
COMPRA DE ARTIGOS A FORNECEDORES
Se compra artigos a fornecedores o processo também é muito fácil e rápido, deve proceder como demonstrado em cima, apenas tem que inserir todos os Números de Série dos artigos que recebeu. Relembramos de que a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas imagens seguintes:
Como anteriormente todos os movimentos dos números de série nesta compra podem ser rastreados através do menu Dashboard, pode também pesquisar por artigo.
Pode também consultar todos os números de série para um determinado artigo. No menu Artigos, selecionar o artigo pretendido e usar o botão Rastreio de Produto.
Aqui pode filtrar por artigos existentes, vendidos, todos os artigos e por armazém, pode também ver os documentos de entrada em stock associados a cada número de série.
REPARAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
No menu Vendas, Selecionar a opção Central de Reparações
O primeiro passo será criar uma ordem de serviço, onde se regista os detalhes da reparação e do artigo a reparar incluindo o Número de Série.
Na criação da Ordem de Serviço, use o botão Texto para introduzir o artigo toda a informação que desejar, também pode utilizar o campo Notas / Relatório Técnico para relatar ou descrever qualquer informação desejada ao longo do processo de reparação bem como o relatório técnico para a reparação do artigo, no campo Situação, neste passo, deve selecionar a opção Verificar, o que poderá significar que a avaria está ou irá se verificada pelo técnico. Grave no fim.
Depois de gravar pode verificar em que situação estão todas as reparações em curso, usando a opção “Em Curso” no menu no topo da pagina Central de Reparações, conforme imagem em baixo, pode também verificar relatórios disponíveis podendo facilmente gerir e informar clientes sobre o curso das reparações em sistema.
Na imagem em baixo, pode verificar que apenas existem três reparações em curso, todas na situação “Verificar”
À medida que a reparação dos artigos for sendo atualizada, pode ir alterando a situação do estado em que se encontra a reparação. Tem à sua disposição cinco situações previstas que pode utilizar conforme os seus procedimentos.
Sempre que a situação de reparação for atualizada ordem de serviço, também será automaticamente atualizada na opção “Em Curso” conforme imagem em baixo.
Para finalizar o orçamento tem de incluir um relatório técnico, gravar e de seguida tem a opção de imprimir ou enviar por email ao cliente:
Quando o orçamento for aprovado pelo cliente, modificar a Situação da Ordem de Serviço para Reparar e Grave. Depois de gravar no topo da página tem a opção de criar uma Folha De Obras para efetuar a reparação.
Depois de gravar, quando a reparação estiver finalizada, pode faturar na opção Fatura que se encontra no topo da página e desta forma o processo fica completo.
Configuração para Venda de Usados e Recondicionados
Regime de Margem de Lucro
Venda artigos tecnológicos como Smart Phones, Smart Watches, entre outros, usados e ou recondicionados.
Siga as parametrizações em baixo
No menu Admin
Selecionar Definições
Selecionar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão
Depois de configurar o seu perfil, a empresa pode efetuar retomas, comprar grandes quantidades de equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.
Ver o artigo sobre Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets, Solução para Tecnológicas.
Faturação para venda de dispositivos tecnológicos: rastreamento/pesquisa através de número de telemóvel ou IMEI
Com o Gestix Enterprise solução para Tecnologias, pode através do número de telemóvel, IMEI ou outros detalhes, pesquisar e ter acesso imediato ao registo do cliente, detalhes de faturação e toda a informação relacionada.
No menu Supervisor, opção Dashboard, inserir o número de telemóvel ou IMEI para ver todos os registos relacionados
Para poder inserir o IMEI juntamente com o número de serie quando faz uma venda, tem que primeiramente configurar o seu Gestix.
No menu Admin, opção Definições, na área Processamento de Itens do Stock, Números de Série.
Na Opção Números de Série, escolha uma das opções disponíveis, fazendo que o Gestix se comporte de maneira diferente relativamente à duplicação de números de série e números de série que não estão disponíveis em stock.
Escolha a opção para:
Sem duplicados; No rupture para fazer que o Gestix rejeite números de série duplicados e para garantir de que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.
Com duplicados; no rupture para fazer que o Gestix permita números de série duplicados e garantir que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.
Sem duplicados; Allow rupture para permitir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, mas não permite a duplicação de números de série.
Com duplicados; Allow rupture para garantir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, permitindo a duplicação de números de série
Neste exemplo vamos usar a opção Sem duplicados; Allow rupture para que apenas tenhamos que usar o número de série e IMEI quando formos vender.
Escolha a opção pretendida e grave (no fim da pagina).
No menu Produtos, opção Artigos pode pode entrar na ficha dos artigos e alterar o Rastreio de Produto para Número de Série.
Vamos fazer uma venda.
Criar uma nova Fatura/Recibo, escolha o artigo pretendido, coloque o Número de Série e o IMEI
Na fatura está identificado o dispositivo vendido para o cliente
Como automatizar a Faturação Recorrente
Um dos problemas mais comuns no que respeita à faturação das empresas, é o tempo e os recursos necessários, que são despendidos durante o período de faturamento.
Com o Gestix é possível poupar tempo e libertar recursos nestes períodos tão importantes para a sua empresa, para que estes possam ser canalizados para outras tarefas que possivelmente sejam mais úteis para o dia a dia da sua organização.
A Faturação Recorrente no Gestix assenta naquilo a que chamamos Contrato de Cliente, o qual define o período com que se repete a emissão da fatura e o valor a faturar, entre outros elementos.
O processo é simples e rápido e as longas horas passadas ao computador a passar faturas vai ser uma coisa do passado.
Se nunca utilizou a Faturação Recorrente no Gestix, tudo começa por:
Criar um novo cliente, no menu “Clientes”, clicar no sinal +
Preencher os campos de informação referentes ao novo Cliente
Segundo passo é a criação de um novo Contrato, no menu “Faturação Automática”, clicar no sinal +
Preencher os campos relativos ao novo Contrato e Gravar
Terceiro passo, depois do contrato estar criado, para faturar, use o menu “Faturação Automática”, opção Pendente de Faturação, escolher o período de faturação pretendido e clicar em Atualizar
Todos os contratos pendentes de faturação para o período selecionado estarão visíveis conforme figura em baixo
Neste passo pode consultar as faturas individualmente, selecionar todas as faturas ou apenas as que desejar.
Para gerar as faturas pretendidas clicar em Gerar
Clicar em Gravar
Neste momento a fatura é gerada, poderá ser imprimida, enviada por email e / ou gravada no seu PC
Impressão de Faturas em Massa,
Para poupar tempo e recursos, é possível fazer uma Impressão em Massa, onde todas as faturas selecionadas serão impressas de uma só vez.
Menu “Faturação”, selecionar o período de faturação, selecionar Pendente e clicar em “Impressão em Massa”
