O que é uma Fatura? E um Recibo?

Para quem é novo no mundo da logística, o simples pode parecer confuso. Eis alguns elementos fundamentais.

Encomenda é o pedido do cliente, solicitar o produto ou serviço.

Fatura (Factura) é a prova da compra, da transmissão dos bens. Prova que o cliente é agora o dono do produto ou beneficiário do serviço, e é então devedor do respetivo montante.

Recibo é a prova do pagamento da fatura.

Uma venda a prazo (venda a crédito) envolve no mínimo uma fatura, e um recibo quando é recebido o pagamento, mesmo que seja por um cheque pré-datado. (No caso de o cheque pré-datado depois não ter cobertura, só então é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada, já que a dívida da fatura original foi saldada no momento em que foi emitido o recibo.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura

Recibo

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

Uma venda a pronto (venda a dinheiro) é o caso em que a dívida é saldada de imediato no momento da transmissão dos bens, como tal pode dar origem a um único documento, o qual representa simultaneamente a fatura e a prova do respetivo pagamento.  (Aqui também pode dar-se o caso de o meio de pagamento ser cheque pré-datado e depois não ter cobertura. Tal como no caso da venda a crédito, só quando o cheque é devolvido é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura/Recibo*

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

(*) A designação “venda a dinheiro” não é muito correta para identificar o documento “fatura/recibo”, seria como designar a fatura como “venda a crédito”. A designação correta é fatura/recibo para a venda a dinheiro, e apenas fatura para a venda a crédito.

Configuração de Documentos Gestix

Os documentos financeiros e logísitos Gestix dispõem de opções de personalização comuns acessíveis a partir do menu Admin da aplicação.

Configuração da Fatura de Cliente
Configuração da Fatura de Cliente

Série: código da série, pode conter letras e números

Designação: título do documento, atribuído pelo Utilizador

Próx. Número: Número sequencial que só pode ser alterado quando não existem documentos registados no ano corrente

Preferencial: O documento é usado por omissão quando é necessário faturar um outro documento

Nº de Cópias: Indicar o número de vias em que o documento deve ser produzido em papel ou PDF

Incluir Carga/Descarga: disponibiliza os campos para edição e impressão da Data/Hora de Carga e dados relacionados

Imprimir imediatamente: abre de imediato a janela de impressão após gravar o documento

Comportamento IVA: Normal ou IVA-Incluído

  • Normal: Aos preços unitários apresentados na fatura acresce IVA
  • IVA-Incluído: Os preços unitários são apresentados com IVA incluído

Como Substituir uma Factura no Gestix

No menu Faturação consulte a fatura a anular e substituir.

Anular e Substituir Documento no Gestix

Clique o botão Anular

anular-substituir-documento-2

Após introduzir a razão para a anulação, escolha a opção “Anular e Susbtituir Documento”

anular-substituir-documento-3

Após processamento da anulação, um novo documento cópia do primeiro está pronto para ser editado e emitido.

anular-substituir-documento-4

Note que mesmo que cancele a edição e escolha não gravar o novo documento, o anterior permanecerá anulado.

Atenção, documentos fiscais não devem ser anulados exceto quando não chegam a ser emitidos por qualquer erro ou engano. Consulte sempre o seu contabilista ou Finanças em caso de dúvida.

 

Como adicionar uma série de Facturação específica no Gestix

Questão

Preciso de criar uma nova série factura/recibo para facturar rendas com a seguinte nota:
Isenção de IVA ao abrigo do art.º 9, alínea 29.

Como devo fazer?
Esta sequência de facturas deverá ser separada da facturação actual, podendo ter uma letra antes dos algarismos, por exemplo.

Resposta

No menu Admin, Documentos de Facturação, clique o botão Novo (+)

Admin | Docs. Facturação
Admin | Docs. Facturação

Clique no tipo de documento da nova série.

Escolha a tipologia da nova série
Escolha a tipologia da nova série
Identificação da Série, da Designação e Descrição do documento, e  do seu numerador (Próx. Números).
Identificação da Série, da Designação e Descrição do documento, e do seu numerador (Próx. Números).

Ao preencher os dados envolvidos e clicar no botão gravar a série fica ou não disponível no menu Facturação, conforme tenha ou não o visto no campo Disponível.

Nova série criada e disponível
Nova série criada e disponível

E está pronta a usar. Pode sempre voltar ao passo anterior e editar a série, para utilizar uma Designação diferenciada, por exemplo Factura de Renda, ou fazer outras alterações.

A nova série está pronta a usar
A nova série está pronta a usar

Nota: depois de ser registado um documento numa série já não é possível alterar o numerador dessa série (campo Próx. Número do menu Admin | Docs. Facturação).

Facturação Certificada Moçambique

Gestix está adequado ao licenciamento de empresas sediadas em Moçambique, de acordo com o disposto no Boletim da República nº 9 – I Série, de 29 de Fevereiro de 2012, o qual atualiza os procedimentos para a impressão de facturas e o seu processamento por mecanismos de saída por computador.

1. Aquisição do software

Na compra do Software Gestix, o cliente deve informar o nome ou designação social da entidade a licenciar, a morada da sede, e o NUIT.

O software e é fornecido juntamente com a Memória Descritiva a que se refere o nº 8 do Despacho, para efeitos de autorização da Direção Geral dos Impostos.

2. Autorização Prévia do Ministério das Finanças de Moçambique

O Utilizador deve então solicitar a autorização para utilização do software à Direção da Área Fiscal ou Unidade de Grandes Contribuintes, em minuta própria, juntando a Memória Descritiva do Gestix disponibilizada para o efeito na aquisição da Licença Gestix.

Até receber a autorização da Direção Geral dos Impostos de Moçambique, o Utilizador pode utilizar todas as funções de gestão que o Gestix disponibiliza apenas não pode emitir Facturas ou documentos equivalentes.

3. Emissão de Facturas e Documentos Equivalentes

Uma vez recebida a autorização da parte da Direção Geral de Impostos de Moçambique, o Utilizador pode usar plenamente as funcionalidades de facturação e de gestão de contas correntes que o Gestix disponibiliza, na emissão de facturas e documentos equivalentes.

Página: http://www.gestix.pt/pt/produtos/mz

Informações: Lara.Niny @ gestix.com

Adicionar Notas/Comentários pré-definidos para uma série de Faturas

O Gestix permite definir notas/comentários a adicionar aos documentos (encomendas, faturas, recibos), manualmente ou de forma automática.

Faturação | Notas/Comentários

A função Notas/Comentários está disponível no canto superior esquerdo do menu Faturação
A função Notas/Comentários está disponível no canto superior esquerdo do menu Faturação

 

Adicionar/editar Nota/Comentário

Exemplo de preenchimento da Nota/Comentário a ser automaticamente adicionada ao fazer documento da série FAT
Exemplo de preenchimento da Nota/Comentário a ser automaticamente adicionada ao fazer documento da série FAT

Comentário: preencher com o texto a aparecer no final do documento.

Pré-definido: ativar quando se queira que o comentário seja automaticamente inserido ao criar novo documento da série indicada a seguir.

Série: escolher a série de documentos para a qual o comentário fica disponível, deixar em branco para ficar disponível em todas as séries.

 

O novo registo é agora visível na lista de Notas/Comentários definidos.

Lista de Notas/Comentários

 

Fazer novo documento FAT – Fatura

O comentário pré-definido surge de imediato ao escolher a função FAT - Fatura, Novo.
O comentário pré-definido surge de imediato ao escolher a função FAT – Fatura, Novo.

Resultado final

Imprimir Fatura com Notas/Comentários

 

 

Usar o software Gestix Enterprise para faturar em Kwanzas

Definir essa moeda no menu lateral Moedas, utilizando a taxa de conversão para a moeda base como câmbio inicial.

Passos para criar documento em moeda Kwanza e consultar conta corrente
Passos para criar documento em moeda Kwanza e consultar conta corrente

criar-moeda-kwanza-software-facturacao-1b

Depois é só fazer a fatura, começando por escolher a moeda pretendida

 

 

criar-moeda-kwanza-software-facturacao-2

 

Finalmente adicionar os itens cujo preço pode ser definido na ficha do artigo em AKZ, se não é feita a conversão do preço para AKZ.

criar-moeda-kwanza-software-facturacao-3

Se um cliente é sempre faturado na mesma moeda, pode indicar isso na respetiva ficha.

Pré-definição da moeda na ficha do cliente
Pré-definição da moeda na ficha do cliente

Os extratos de conta desse cliente irão ser apresentados na moeda escolhida.

Aconta corrente vem na moeda selecionada para o cliente.
Aconta corrente vem na moeda selecionada para o cliente.

 

 

 

Escolher a morada de entrega entre as várias moradas do cliente

No Gestix Business 2014, a ficha do cliente permite registar um número ilimitado de moradas de cada cliente, para efeitos de transporte.

A ficha do cliente permite registar qualquer número de moradas de entrega
A ficha do cliente permite registar qualquer número de moradas de entrega

Ao elaborar um documento logístico no Gestix pode depois escolher uma entre as moradas registadas.

Detalhe da escolha da morada entre as várias registadas no cliente
Detalhe da escolha da morada entre as várias registadas no cliente

Quando esse documento é impresso surge a identificação da morada selecionada pelo operador ao elaborar o documento.

Detalhe do impresso do documento
Detalhe do impresso do documento

Comunicação de Documentos de Transporte em Tempo Real via Webservice

A comunicação automática, em tempo real, de documentos de transporte é disponibilizada nas edições Gestix Cloud.

Nas edições Gestix Download, esta comunicação é feita por ficheiro XML SAF-T, o qual é extraído no Gestix e submetido no site da AT.

Para configurar e utilizar a comunicação de documentos de transporte em tempo real, no Gestix Cloud, veja o seguinte artigo:

Comunicação de Guia de Remessa ou Transporte por Webservice

 

 

Criar documento a partir de outro registado anteriormente

Criar documento a partir de outro registado anteriormente

Copiar Documento

Selecionar o tipo documento desejado clicar em Novo

1

Seguidamente clicar na ferramenta Cópia 

copy-invoice-in-gestix-erp

Escolher um documento para copiar seu conteúdo.

2

Ao clicar em copiar será apresentada uma janela onde poderá selecionar o documento que pretende copiar.

Opções janela de procura de documentos a copiar.

3

1 Intervalo de tempo para faturas apresentadas

2 Series de documentos a considerar nao pesquisa

3 Resultados pesquisados cada linha da tabela é clicavel para selecionar o documento.

Após selecionar o que pretende podera alterar o cliente clicando em:4

ou editar as linhas clicando no botão editar editou apagar linha .delete 5

No fim será so gravar documento da mesma forma que faz em qualquer outra fatura ou documento

.6

FIM