Um dos problemas mais comuns no que respeita à faturação das empresas, é o tempo e os recursos necessários, que são despendidos durante o período de faturamento.
Com o Gestix é possível poupar tempo e libertar recursos nestes períodos tão importantes para a sua empresa, para que estes possam ser canalizados para outras tarefas que possivelmente sejam mais úteis para o dia a dia da sua organização.
A Faturação Recorrente no Gestix assenta naquilo a que chamamos Contrato de Cliente, o qual define o período com que se repete a emissão da fatura e o valor a faturar, entre outros elementos.
O processo é simples e rápido e as longas horas passadas ao computador a passar faturas vai ser uma coisa do passado.
Se nunca utilizou a Faturação Recorrente no Gestix, tudo começa por:
Criar um novo cliente, no menu “Clientes”, clicar no sinal +
Preencher os campos de informação referentes ao novo Cliente
Segundo passo é a criação de um novo Contrato, no menu “Faturação Automática”, clicar no sinal +
Preencher os campos relativos ao novo Contrato e Gravar
Terceiro passo, depois do contrato estar criado, para faturar, use o menu “Faturação Automática”, opção Pendente de Faturação, escolher o período de faturação pretendido e clicar em Atualizar
Todos os contratos pendentes de faturação para o período selecionado estarão visíveis conforme figura em baixo
Neste passo pode consultar as faturas individualmente, selecionar todas as faturas ou apenas as que desejar.
Para gerar as faturas pretendidas clicar em Gerar
Clicar em Gravar
Neste momento a fatura é gerada, poderá ser imprimida, enviada por email e / ou gravada no seu PC
Impressão de Faturas em Massa,
Para poupar tempo e recursos, é possível fazer uma Impressão em Massa, onde todas as faturas selecionadas serão impressas de uma só vez.
Menu “Faturação”, selecionar o período de faturação, selecionar Pendente e clicar em “Impressão em Massa”
As normas fiscais em vigor em matéria de IVA obrigam agora à emissão de Fatura de Adiantamento com relevância fiscal, a qual pode ser simplesmente uma Fatura/Recibo para simplificar o processo.
Podem ser registados vários Adiantamentos, ficando os valores devidamente registados em conta-corrente até ao momento da emissão da fatura final.
Ao fazer a fatura final, o valor a incluir nesta fatura deverá ser o total sem descontar os adiantamentos.
Após fazer a fatura final, fazer a nota de crédito da fatura/recibo do adiantamento. Para tal, basta consultar a fatura do adiantamento e clicar no topo, na opção Crédito/Devolução.
Finalmente, após gravar a nota de crédito, fazer o recibo da diferença a pagar.
A conta corrente do cliente deverá de imediato refletir a situação atual, em que o saldo relativo ao conjunto das faturas e nota de créditos envolvidos na transação é zero.
Estamos a ter dificuldades com os movimentos de transferencia através da API com a seguinte mensagem de erro: “Erro Gestix: 400 Gestix: document data not valid | entity not found in API (.items). No items data received. 2023-12-28 16:38:23 (login: Test company: iServices, lda.)”
Segundo conseguimos apurar, são caracteres incomuns como os que coloco abaixo na foto que estão na origem do erro. Conseguem ajudar?
Resposta
Recapitulando o processo de envio de dados para o Gestix através da API, a vossa aplicação deve
1º formar o JSON que encapsula esses dados
2º submeter o JSON à API
3º escutar o retorno da API
O retorno que obtém no passo 3º indica que o JSON formado pela vossa fonte de dados no passo 1º não é válido. Para ser mais fácil aos vossos engenheiros encontrarem o problema na fonte dos dados podem “pegar” nesse JSON gerado no 1º passo e submete-lo manualmente num validador on-line. Assim, o validador vai indicar quando o JSON estiver isento de erros.
Exemplo de um validador JSON online pode ser encontrado no seguinte link: https://jsonlint.com/
A partir de 1 de janeiro de 2024 a fatura eletrónica passa a ser obrigatória para as micro, pequenas e médias empresas, no âmbito da execução de contratos públicos, os cocontratantes são obrigados a emitir faturas eletrónicas, sem prejuízo dos requisitos exigidos na legislação fiscal. Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou publicas, desde que ajam como fornecedores da Administração Publica (AP) na execução de contratos públicos.
Embora a faturação eletrónica B2G (Business-to-Government) se tenha tornado obrigatória a 1 de janeiro de 2023, o Decreto-Lei n.º 54/2023, publicado a 14 de julho de 2023, veio adiar mais uma vez esta obrigatoriedade para 31 de dezembro de 2023.
O governo português tem vindo a introduzir a obrigatoriedade da fatura eletrónica B2G nos últimos anos, a par de outras obrigações para a digitalização do cumprimento do IVA no país, alinhado com os esforços da União Europeia no sentido de harmonizar a adoção da fatura eletrónica nos contratos públicos.
Para atingir este objetivo, a UE implementou a Diretiva 2014/55/UE de forma a definir as responsabilidades e os critérios de faturação eletrónica nos processos de contratação pública. A UE exige que os Estados-Membros imponham a obrigação de a AP receber as faturas por via eletrónica.
Em que consiste a Faturação Eletrónica para a Administração Pública?
A Fatura Eletrónica é emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico, com a informação devidamente estruturada para permitir o seu tratamento de forma automática. Uma fatura em formato pdf deixa de ser considerada fatura eletrónica.
Todas as entidades adjudicantes públicas devem de ser capazes de receber e processar faturas eletrónicas de remetentes nacionais e estrangeiros.
Soluções disponíveis para Fatura Eletrónica
Fatura Eletrónica/EDI ( Electronic Data Interchange ) – esta solução permite transmitir eletrónicamente dados estruturados entre entidades. Isto é, permite que a fatura (ou documentos com relevância fiscal) gerada num dispositivo, seja recebida e importada de maneira correta e automáticamente noutros dispositivo
Fatura em PDF – às faturas PDF utilizadas atualmente vai ser necessário inserir uma assinatura digital qualificada, que vai servir para confirmar a autoria do documento em formato eletrónico.
Vantagens da Fatura Eletrónica
Redução de custos evita custos administrativos, perdas de tempo no processamento de documentos e gastos em papel, tinteiros e no envio das faturas pelos CTT ;
Visibilidade e garantia de entrega, visibilidade sobre os diferentes estados da fatura e confirmação da receção pelo cliente
Mais transparência na relação entre clientes e fornecedores, otimizando tempos de processamento, conferência, aprovação de faturas e pagamentos
Mais lucros, a entrega imediata de faturas permite diminuir o prazo de pagamento, melhorando a liquidez das empresas.
Para qualquer esclarecimento de dúvidas contate-nos através do nosso e-mail: info@gestix.pt
A implementação da assinatura digital do PDF no Gestix é transparente para o Utilizador que subscreva o respetivo serviço. O PDF é assinado tanto quando é enviado por email como quando é descarregado para ficheiro. Para verificar os detalhes do selo digital do PDF, abrir o PDF com o Adobe Acrobat Reader e abrir a opção “Verificar Painel de Assinaturas”
Talão de Oferta no Ponto de Venda e em Faturação com POS
Na Visão Global mostrar o Líquido de IVA no resumo analítico
Código Aduaneiro – Nova coluna opcional por linha de documento
Correção de dificuldade que existia ao inserir um valor de Portes, não assumia de imediato a respetiva taxa de IVA
Nova opção de Fatura Eletrónica JEDI (JSON EDI) para integração direta de documentos entre empresas que utilizam Gestix ERP
Margem de Lucro por Projeto não era exata quando havia notas de crédito parcelares envolvidas
ID de Séries de Documentos com até 15 carateres alfanuméricos
Botões configurados pelo utilizador no Ponto de Venda/POS Ecrã Tátil não assumiam preço no momento da venda
Ao atualizar stock de artigos por CSV permitir múltiplos operadores a trabalhar em diferentes lojas ou armazéns
Ao importar bases de dados de clientes por CSV ignorar fichas incompletas mas prosseguir importação dos dados
Permitir alterar o meio de pagamento em Faturas/Recibo e Recibos se o operador tiver privilégios de Administração do Sistema, mesmo que o documento já tenha sido imprimido
Ao criar novas séries de numeração de faturas ou quaisquer outros tipos de documentos dispõe agora de até 15 carateres para o código da Série. Exemplo: FAT2024 1234
Fatura Eletrónica/EDI para Administração Pública e Entidades Privadas
Se o seu cliente requer Fatura Eletrónica/EDI para que esta seja lançada automaticamente no seu sistema, o Gestix Enterprise oferece o desenvolvimento necessário para se ligar ao interface apropriado através da Saphety Invoice Network (SIN). Aceite o nosso convite para se registar no SIN e simplifique este processo, adquire os créditos em documentos EDI a enviar de forma completamente automática e integrada no seu Gestix ERP, à medida das suas necessidades mensais ou anuais.
PDF com Assinatura Digital Qualificada
A partir de 2024, para enviar faturas e outros documentos por via eletrónica (mail, whatsapp, etc) deverá fazê-lo utilizando PDF com Selo Digital Certificado no nome de pessoa qualificada para assinar em nome da sua empresa. O seu Gestix simplifica este processo. Aceite o nosso convite para se registar no SIN e obtém o pacote de assinaturas digitais qualificadas para as necessidades anuais da sua atividade. Caso entregue sempre faturas em papel ao seu cliente, não precisa de subscrever este serviço.
No caso de entregar sempre ao seu cliente faturas em papel, não precisa desta tecnologia.
Pagamento Online do seu Serviço Gestix Cloud
Em breve poderá realizar o pagamento online do seu serviço Gestix Cloud para maior comodidade. Assim, deixa de depender da Fatura Proforma para poder renovar a sua licença Gestix Cloud. Poderá também subscrever outros serviços ou upgrades se necessário.
O registo do cliente pode ser feito no menu Clientes, antecipadamente, ou no menu Faturação, ao fazer a Fatura.
No menu Clientes é possível aceder e editar todos os dados gerais e pessoais da entidade, bem como eventuais notas e observações.
Registo de Tarefas no menu Tarefas
Após o registo do cliente no Gestix podem ser registadas tarefas ou ações, que consistem numa descrição, data de início da tarefa (Data Limite), e data opcional para alerta do utilizador.
Registar uma Tarefa (Realizada ou Agendada)
Escolher Tarefas no menu lateral
clicar no botão + para adicionar
É apresentada uma ficha de Tarefa para preenchimento manual.
Dados da Tarefa
Originada– Utilizador e Data de registo da Tarefa
P/Utilizador – Utilizador a quem a Tarefa se destina
Data Limite – Data em que a Tarefa é realizada (por omissão é a data de de registo da Tarefa)
Cliente – ao qual a Tarefa fica associada
Tipo de Tarefa – Um dos tipos definidos pelo Utilizador no menu Tarefas ^ Tipos de Tarefa
Descrição – da Tarefa realizada ou a realizar
Tarefa Completada – deixar em branco no caso de agendamento de Tarefa, marcar com visto se ou quando a Tarefa estiver concluída
Notas – pode ser usado para registar informação sobre a tarefa ou ação realizada
Situação (texto)– descrição livre sobre a situação em que a Tarefa se encontra
Situação (data) – data em que a situação da Tarefa é avaliada
Alertar Em – colocar um visto quando for pretendido o alerta do utilizador bem como a respetiva data/hora no campo adjacente
Próximo Contacto – data de caráter informativo, opcional
Ao clicar Cliente é mostrada a lista dos clientes recentemente acessados. Clicar em Procurar para poder pesquisar por nome ou outros dados.
Ao clicar em Procurar é aberta uma janela que permite inserir o número do cliente (ID) ou parte do nome. Ao clicar na “lupa” é atualizada a lista com os eventuais resultados.
Para o utilizador ser alertado sobre a tarefa, ao entrar no seu Gestix, colocar um pisco no campo Alertar Em e selecionar a data do aviso.
Após inseridos os dados da Tarefa, clicar em Gravar. A adição de anexos a uma Tarefa (imagens, documentos) fica acessível após gravada.
O menu Tarefas apresenta a lista de Tarefas bem como alguns campos para filtrar a informação a apresentar.
Lista de Tarefas – Filtros
Utilizador – permite mostrar apenas Tarefas referentes a um dado utilizador, ou a todos
Tarefa Completada – Permite mostrar apenas Tarefas concluídas (opção Sim), apenas Tarefas agendadas (opção Não), ou todas.
Tipo de Tarefa – permite mostrar apenas Tarefas de uma dada tipologia, ou de todas.
Data Entre / E – permite restringir a lista de Tarefas às registadas ou devidas no período entre as duas datas inseridas (inclusive).
Filtro – permite inserir um texto a procurar na Descrição da Tarefa
Atualizar – aplica os filtros e apresenta a lista de Tarefas que satisfazem todas as condições
Consultar ou Editar Tarefa
No menu Tarefas, para consultar, editar ou eliminar uma Tarefa, primeiro verificar os Filtros e clicar Atualizar para mostrar a tarefa na lista, seguidamente clicar na Tarefa para aceder ao dados da mesma.
Os dados da Tarefa podem ser editados, sendo necessário depois clicar em Gravar (no topo do ecrã). Para eliminar a Tarefa clicar em Apagar.
Para adicionar um Anexo à Tarefa clicar no botão Escolher Ficheiro e selecionar a imagem ou PDF a arquivar no seu Gestix Cloud. Após inserido, poderá repetir o processo para adicionar mais anexos.
A lista de Anexos é apresentada com um olho e um X. O olho permite visualizar ou descarregar o anexo, o X permite remover o ficheiro do servidor.
Configuração inicial dos Tipos de Tarefa
Antes de começar a inserir Tarefas é conveniente aceder ao menu Tipos de Tarefa no topo do menu Tarefas (listagem), e adicionar as tipologias relevantes para a atividade. Os Tipos de Tarefa restantes, que não façam sentido, devem ser eliminadas.
Para adicionar um Tipo de Tarefa, clicar no botão + Para consultar, editar ou eliminar, clicar na lista de Tipos de Tarefa e acionar uma das opções do menu no topo do ecrã.
Atributos de Clientes (tags)
Atributos são campos definidos pelo Utilizador para ajudar a classificar o Cliente e extrair relatórios. Antes de começar a registar dados de Clientes no sistema é conveniente rever a configuração criada automaticamente pela aplicação.
O menu Atributos, no topo, permite configurar este setor da aplicação. Entre os Atributos definidos, aqueles que tiver a opção “Disponível para Critério de Listagem” são apresentados no menu Clientes para restringir a listagem de acordo com a seleção de cada atributo.
Para tal, no menu Clientes ^ Atributos, inserir as Tags que façam sentido para a atividade, como por exemplo, “Dono”, “Tratador”, “Associação”, “Cães”, “Gatos”, “Roedores”, etc.
Clicar no + para adicionar atributos.
Nome Atributo – o texto breve da “Tag”
Tipo – de visibilidade deste Atributo na aplicação
Informação – complementa dados do cliente
Disponível no POS – complementa dados do cliente e fica disponível no Ponto de Venda para ser editado pelo operador
Disponível para Critério de Listagem – complementa os dados do cliente e fica disponível para filtrar a listagem de cliente por um ou mais Atributos em simultâneo.
Marcado Por Defeito – colocar um visto caso se pretenda que este Atributo seja automaticamente ativado ao criar uma ficha de cliente
Clicar na lista para consultar, alterar ou eliminar o item.
Ao entrar na ficha do item é mostrado o menu no topo que permitem alterar, eliminar ou duplicar o Atributo.
É recomendado eliminar os atributos criados automaticamente pela aplicação e que não façam sentido para a atividade.
Consulta de Tarefas no menu Clientes
É possível aceder às Tarefas a partir da ficha do Cliente. Após selecionada a ficha do Cliente, o separador Tarefas permite aceder às Tarefas daquela entidade.
Notas
Está disponível API (Interface de Programação Aplicacional) para integração com aplicações ou dispositivos externos, permitindo a automação do registo de Tarefas/Agendamentos, entre outros.
As alterações ao nível da tabela de motivos de isenção de IVA, descritas no seguinte quadro, estão refletidas no Gestix ERP de forma a permitr ao Utilizador justificar as transações isentas de IVA de acordo com a prescrição legal aplicável.
Cortesia Paulo Marques (https://paulomarques-saberfazer-fazersaber.blogs.sapo.pt/), via Odélia Alves (C. C.)
Em caso de dúvida sobre o código exato a adotar em cada caso, o Utilizador deverá contactar o seu Contabilista Certificado ou a Autoridade Fiscal.
No menu Gestix Admin | Taxas de IVA, o detalhe da taxa 0 (Isento de IVA) deixa de ser editável (empresas sediadas em Portugal), apresentando sempre a tabela atualizada dos motivos de isenção de IVA cuja menção na fatura é obrigatória.
Serviços prestados via eletrónica a sujeitos passivos fora da União Europeia (e não só)
Apesar da operação não ser tributada em território nacional, subsiste a obrigação, por parte de prestador de serviços, de emissão de factura, sob a forma legal, com menção dos elementos a que se refere o n.º 5 do artigo 36.º do CIVA, designadamente do motivo justificativo da não aplicação de imposto, mediante aposição do seguinte: “Operação não localizada no território nacional ao abrigo da al. a), do n.º 6 do artigo 6.º do CIVA, à contrario”.
M40 IVA Autoliquidação Art. 6º n.º 6 alínea a) do CIVA, a contrário
Transmissões Intracomunitárias de Bens (não por via eletrónica)
” a operação só estará isenta ao abrigo da alínea a) do art.° 14° do RITI se o sujeito passivo, conforme esclarecido no Ofício-Circulado n° 30009, de 1999.12.10, estiver na posse de qualquer um dos meios de prova ali elencados. “
Em Faturação, ao consultar um Esboço ou Documento Recente, clicar em +/Novo Documento não respeitava a Série selecionada;
Arredondamento no cálculo de totais do SAFT corrigido;
Gestão de Pagamentos por Conta do Utente no SAFT corrigida;
Correção de falha na validação de endereços de email com o símbolo +
Outros melhoramentos e correções em função de comentários recebidos dos utilizadores, como por exemplo, ATCUD em Folha de Obra, Fatura à Consignação e Nota de Débito, e imperfeições nos menus de temas escuros.
Porque surge o erro “Série Inválida”?
Quando a série contém carateres inválidos no Código, por exemplo, o Gestix não a consegue registar, sendo necessário criar uma nova série em substituição da anterior.
Posso alterar a numeração em 2023?
Se pretender começar a numeração num número diferente de 1, pode editar a série e colocar o número pretendido no campo Próx. Número. É válido qualquer número, dentro do espaço disponível para escrever.
Estado da Série de Documentos
O estado das Séries de Faturação pode ser consultado na opção Séries de Documentos apresentada no topo dos menus de Faturação e Encomendas: https://blog.gestixsoftware.com/2022/12/gestao-de-series-de-numeracao-mais-facil/
Série com Número de Documento inválido: deve ser criada uma nova – o número não deve conter traços, barras ou quaisquer outros carateres além de dígitos 0 a 9.
Preparada: a comunicação é automática antes da próxima emissão do documento
Ativa: a série já tem ATCUD ou não está sujeita ao ATCUD.
