Gestix Life – Faturação Assistida para Lares, Hospitais e Cuidados Continuados

  • Admissão do cliente
  • Faturação com base em Diárias de Internamento
  • Talões de consumo
  • Guias de medicamentos
  • Contas pagas em nome e por conta do cliente
  • Geração de fatura mensal, semanal, diária e de saída
  • Todas as funções de gestão de clientes e contas correntes, recebimentos e controlo de caixa
  • Fornecedores e pagamentos
  • Stocks e armazenamento
  • Rastreamento de produtos perecíveis por prazo de validade

A admissão do cliente dá origem ao plano ou contrato de faturação.

Os talões de consumo, guias de tratamento, talões de serviço, e despesas por conta do cliente podem ser lançados no escritório importados a partir de torniquetes, dispensers, e outras tecnologias.

O adiantamento de dinheiro para pagamento de despesa por conta e em nome do cliente permite cobrar a importância em dívida sem ser porém contabilizada para efeitos de IVA/IRC.

A geração automática das faturas é precedida por uma etapa de validação que permite ao operador verificar e eventualmente corrigir quaisquer valores antes de prosseguir.

A fatura gerada pronta para imprimir ou enviar por mail.

A fatura gerada inclui os valores fixos e variáveis.

Exportação para Consumidor na UE (OSS/MOSS)

IVA Regime da União – OSS (One Stop Shop)

Funcionalidade específica para Faturação ao consumidor na EU (B2C)

  • Séries de Numeração específicas
  • Estrutura de tabelas de IVA/país
  • Tratamento diferenciado das séries ao OSS a nível do SAF-T 
  • Taxas de IVA dos países da UE

Configuração

Admin | Taxas IVA UE

Neste menu, verificar a tabela de taxas de IVA pre-definidas por país e atualizar conforme necessário.

Admin | Regime da União OSS

Neste menu é necessário criar as séries de numeração afetas à faturação OSS. Clicar no botão mais (+) para criar uma nova série.

Primeiro, escolher o tipo de documento que a série vai numerar.

Selecionar o país a que a série de numeração fica afeta e verificar os restantes detalhes. Premir o botão Gravar para concluir.

Após criadas as séries necessárias, voltar ao menu principal do Gestix (o back office) e abrir o menu Regime da União/OSS para emitir a faturação.

Operação

No menu principal, a nova opção Regime da União/OSS, sob o menu Faturação, permite aceder às operações de emissão e lançamento de faturas e recibos, bem como extrair listagens exclusivas das séries afetas ao Regime da União/OSS

As taxas de IVA disponibilizadas na faturação deste menu são as referentes ao país da UE a que a série de numeração está afeta.

O cálculo do IVA final corresponde também às taxas específicas do país do destinatário.


As listagens disponíveis neste menu abrangem exclusivamente os documentos afetos ao Regime da União.

  • Listagem de Vendas
  • Listagem de Recebimentos
  • Listagem Fiscal
  • Listagem de Ecotaxa

Em todas as listagens existe a possibilidade de descarregar o conteúdo para ficheiro CSV, em duas versões, e para documento PDF

Em opção é dada a possibilidade de extrair o reporte em ficheiro XML compatível com o formato SAF-T para exportação dos dados de faturação OSS para a contabilidade.

Para reportar um problema ou sugestão, pode fazê-lo a partir do seu Gestix clique em support@gestix.com

Processo de emissão de Faturas mais rápido

O processo de emissão ou lançamento de várias faturas de seguida é agora mais rápido com a nova opção Gravar e Continuar ao finalizar o documento. Ao utilizar esta opção, o Gestix grava e imprime o documento num só passo, e apresenta-se pronto para emitir uma nova fatura.

Iniciar novo documento
Controlo do troco
Nova opção Gravar & Continuar
Gravar e Continuar
Abre a impressão automaticamente
Pronto para criar novo documento

Siteparatodos, o teu site em três passos

Marca já a tua presença na Nuvem

  1. Regista-te em https://gestixsoftware.com/queromeusite. Recebes de imediato um mail com o link do seu site juntamente com a senha e password para poderes editar o conteúdo.
  2. Carrega as tuas fotos ou imagens do teu produto ou serviço, e edita os textos que aparecem, para falarem do teu próprio negócio
  3. E está pronto. Divulga-o e atrai novos clientes e amigos.

Site Básico

A versão Basic é uma página corrida, com menu de navegação e as seguintes secções personalizadas pelo usuário:

Home

  • título do site (My Brand)
  • frase de chamada (Salte para o Digital)
  • frase de proposta (Configure o seu website em minutos. Torne-se visível de forma global e profissional)
  • imagem de fundo

Destaque da Atividade

  • descrição da atividade (Descreva o seu principal produto ou serviço)
  • imagem alusiva à atividade

Chamada à Ação

  • frase de chamada à ação (Declare sucintamente os benefícios do seu produto ou serviço e atraia novos clientes)
  • botão de chamada à ação (Saiba mais)
  • texto mostrado quando o botão é acionado (Saiba mais – longo)

Acerca de Nós

  • título da secção (Acerca de Nós)
  • desenvolvimento (Quem somos. O que fazemos. Os nossos clientes. Como desfrutar das nossas soluções)
  • galeria de imagens

Localização

  • mapa da localização da atividade (ligação à conta Google do usuário)

Pedido de Contacto

  • usuário pode consultar no seu Gestix os pedidos de contacto eventualmente registados por visitantes

Redes Sociais

  • links redes sociais
  • blocos de texto
  • partilha do site no Facebook

As imagens dão uma panorâmica do site virgem, antes de editado pelo usuário.

Modo Administrador

Com o nome e senha de Administrador fornecidos ao usuário, este pode acionar a opção Entrar do menu de navegação, para poder editar o conteúdo do seu site. Após digitar o nome de usuário e a senha e ser devidamente autenticado no site, o mesmo fica em Modo Administrador (Edição).

Quando está no Modo Administrador o site apresenta um botão circular com o símbolo de um lápis. Ao clicar nesse botão o site alterna entre Edição de Texto (lápis negro sobre fundo claro) e Carregamento de Imagens (lápis claro sobre fundo negro).

Carregamento de Imagens (lápis claro sobre fundo negro)

Na fase Carregamento de Imagens fica disponível a opção Mudar Fundo na página inicial.

Na opção Mudar Fundo é possível carregar a imagem de fundo, ou escolher entre uma das opções disponíveis. É ainda possível utilizar uma cor de fundo sólida em vez da imagem de fundo.

Nas restantes secções onde existam imagens, fica também disponível um botão que permite o carregamento de uma nova imagem em cada uma dessas secções.

Na secção Acerca de Nós, ao clicar na imagem ou mosaico em primeiro plano, é mostrada a galeria com as várias imagens, se as houver, e um botão + que permite carregar novas imagens para adicionar à galeria.

É ainda possível mover as imagens para cima e para baixo, e eliminar imagens previamente carregadas.

Edição de Texto (lápis negro sobre fundo claro)

Na fase Edição de Texto, o texto que pode ser alterado pelo usuário é apresentado numa caixa que permite a sua edição (digitação, alteração e eliminação de texto).

Para terminar o Modo Administração clique na opção Sair do menu de navegação.

Edições do Site Para Todos

Listagem de Acumulado por País

Encontra no seu Gestix uma nova listagem, ABC por País, que reporta as vendas acumuladas no período escolhido, com subtotal por país. Desta forma pode identificar os países onde a faturação excedeu o plafond definido por lei (atualmente 10 mil euros).

A listagem calcula o acumulado de vendas no período selecionado, por cliente, por ordem decrescente, com sub-total por país.

A informação obtida nesta listagem permite responder ao requisito de registo no Balcão Único UE (One Stop Shop) de vendas realizadas por país da União Europeia (Ofício Circulado N.º: 30233, de 2021-04-19)

Análise ABC de Clientes (Curva ABC)

Na Faturação do seu Gestix encontra agora uma nova listagem, designada ABC Vendas, a qual lista os clientes ordenados por montante acumulado de vendas no período selecionado.

Esta listagem serve para identificar os clientes que mais contribuem para a faturação total num dado período.

Introduza as datas correspondentes ao período que deseja abranger e deixe o campo Cliente em branco para a análise ABC de Clientes.

Exemplo de resultado num teste envolvendo poucos clientes.

Nota de Crédito com devolução do dinheiro

Quando é necessário fazer uma nota de crédito envolvendo devolução de dinheiro ao cliente, começar por visualizar a fatura afetada e clicar na opção Nota de Crédito.

Por lei é necessário indicar o Motivo para o Crédito com a justificação, por exemplo, “Cliente recusou o produto”.

Seguidamente, introduzir o valor a devolver ao cliente no campo Pagamento de Devoluções, o qual deve ser igual ao valor total do documento ou zero.

Finalmente, após o sistema assimilar a introdução do Motivo para o Crédito, a Nota de Crédito pode ser gravada.

Fim.

Plugin de Fatura Certificada para Woocommerce

O plugin Woocommerce Gestix Invoice Delivery habilita uma loja Woocommerce a enviar a fatura para o mail do consumidor, ao concluir a encomenda.

O PDF da encomenda também poderá ser descarregado a partir da loja online.

É necessário instalar o plugin Woocommerce e o plugin NIF Número de Contribuinte Português antes de operar o plugin Gestix Invoice Delivery.

Após instalar o plugin Woocommerce Gestix Invoice Delivery, aceder às Definições (Settings).

A página de configuração do plugin requer a introdução das credenciais de acesso à API do Gestix do Utilizador.

Estas credenciais devem ser obtidas no menu Admin | Webshop API, no Gestix ERP.

Abra o Gestix noutra janela para obter o AutoID, o URL, bem como o Login e a Password do utilizador a criar para a operação do plugin.

  • Criar utilizador (registar o login, email e password)
Menu Gestix Admin | Utilizadores | Novo +
  • Obter o AutoID e o URL da Webshop API do Gestix ERP
Menu Gestix Admin | Webshop API

Finalmente preencher os dados na configuração do plugin e Guardar Alterações.

Após gravar alterações, o plugin permite aceder às opções de configuração seguintes.

Preencher os campos com as opções disponíveis, e gravar novamente as alterações.

Seguidamente, ao confirmar uma encomenda de teste, será a mesma visível no menu Gestix Webshop.

Invoices from CSV-file

This example shows how to use the Gestix ERP CRM to generate invoices from CSV files in a custom format.

The first section focus on the routinely operation of importing a CSV file and generating invoices from it. The last section focus on the initial set up that is to be performed only once for a given CSV layout.

We assume all data supplied to the system comes from the CSV file. In the process, when the customer doesn’t exist in the file, it is created. Otherwise it is updated if their details have changed since previous import. The same behavior applies to products (stored in the Articles file) and to services (stored in the Services file).

Note: the user interface language inside Gestix is independent of the language of the produced invoices. Users can as well choose the language in which to print the invoices at the time they print or store the pdf.

Routinely Import Invoices

Gestix ERP CRM is available for European counties as well as for non European countries. Some countries, including Portugal, require the invoicing software to provide the SAF-T xml file reported to the Tax Authority. This particular setup is for a company subject to Portuguese Tax Authority rules. In this case, invoices are to be issued in two steps:

  • Phase 1, load the CSV into the system producing a batch of proforma invoices;
  • Phase 2, generate a batch of final invoices from the outstanding proforma invoices imported in phase 1.

Phase 1: Import the CSV file

Enter the Orders menu and select Proforma Invoice. Then click on Data Import.

Select a CSV layout pressing the arrow next to its description.

Press the Choose File button to upload the CSV file for the current batch.

Press the Test button to preview the documents before they are stored on to the system.

The chance to check the data imported before saving the documents in the system.

Press Back when ready.

Proceed importing the CSV File

Finally press the Import File button. Allow some time for the process to complete.

Import completed.

Then the report of stored documents is shown. If an error occurs during the processing of each document it will be noticed in this report.

View the just imported documents to check the result

Click the Search button to list the imported documents.

List of imported proformas
Check the details of the document just imported

Phase 2: Generate the Invoices

Enter the Invoicing menu and open the Report tab.

To issue the final invoices enter the Invoicing menu and go to the Report tab.
Choose Automatic Billing by Document

Press the Automatic Billing By Document button.

Select the Document set and press Continue

Select the Document Set for the invoices to be generated. You can specify the Invoice Date as well (current date assumed by default). At this point you can also control which invoices to process by checking or unchecking each line.

Press the Continue button to proceed to the confirmation page.

Press Save to generate the final invoices

Finally, confirm the operation by pressing Save.

The process is finished.

You can find your newly created invoices in the following Fiscal Report.

The overall process terminates at this point.

Initial setup – Define the CSV layout

The first line of the CSV is expected to contain column headings. Each line in the source invoice is represented by a line in the CSV file. If the invoice has three lines, for instance, there will be three lines in the CSV file will all column data repeated except for the columns related to the items.

  1. Customer data (number, name, billing address, shipping address, VAT ID number, etc.)
  2. Invoice header data (invoice number and date, etc.)
  3. Item data (product code, description, quantity, unit price, etc.)

The Item Status Type field allows for telling Gestix whether the item is to be considered an Article (P), a Service (S), or plain Text (T). If the item code is not supplied the item is assumed to be stored as plain text.

Note: you don’t need to go through this steps each time you want to import invoices. Generally this task is required only once, on initial setup.

Sample CSV File for this example (extra blank lines added for clarity):

“Nº Sequencial”;”Data Fatura”;”Data Vencimento”;”Referencia”;”V/ Refª”;”Cond. Pag.”;”Vendedor”;”Nº Contribuinte”;”Código Cliente”;”Nome”;”Telefone”;”Fax”;”Email”;”Morada”;”Morada 2″;”Código Postal”;”Pais”;”Desconto”;”Total Final”;”Notas/ Comentários”;”Refª Item”;”Descrição”;”Qtde”;”Unidade”;”Preço Unitário”;”IVA”;”Desconto1″;”Desconto2″;”Ref. Pagamento”;”Status Item Type”

“2020/DA10562″;”02-12-2020″;”01-01-2021″;”119628/DO0105934″;” Folha de Participação Nº. 31511″;”30 Dias”;;506819523;1111;”WESTIX”;;;;”RUA LUIS CAMOES 32″;;”2130-062 BENAVENTE”;”PT”;0;”1082,4″;”Local de Intervenção: R. José Nº. 1 Lj.
Os serviços prestados foram realizados em 30/11/2020(DL. 256/2003 Art. 36)
IBAN para transferência: PT50 xxx 34333 YYYYY (pf indicar nº. de factura ou Nota Visita nas transferências)”;149;”desentupimento e/ou limpeza: rede geral de esgotos residuais e/ou pluviais”;1;;880;23;0;0;”Factura Por Liquidar”;”S”

“2020/DA10562″;”02-12-2020″;”01-01-2021″;”119628/DO0105934″;” Folha de Participação Nº. 31511″;”30 Dias”;;506819523;1111;”WESTIX”;;;;”RUA LUIS CAMOES 32″;;”2130-062 BENAVENTE”;”PT”;0;”1082,4″;”Local de Intervenção: R. José Nº. 1 Lj.
Os serviços prestados foram realizados em 30/11/2020(DL. 256/2003 Art. 36)
IBAN para transferência: PT50 xxx 34333 YYYYY (pf indicar nº. de factura ou Nota Visita nas transferências)”;;”Serviços de Limpeza”;;;;;;0;”Factura Por Liquidar”;”T”

“2020/DA10562″;”02-12-2020″;”01-01-2021″;”119628/DO0105934″;” Folha de Participação Nº. 31511″;”30 Dias”;;506819523;1111;”WESTIX”;;;;”RUA LUIS CAMOES 32″;;”2130-062 BENAVENTE”;”PT”;0;”1082,4″;”Local de Intervenção: R. José Nº. 1 Lj.
Os serviços prestados foram realizados em 30/11/2020(DL. 256/2003 Art. 36)
IBAN para transferência: PT50 xxx 34333 YYYYY (pf indicar nº. de factura ou Nota Visita nas transferências)”;;”Deslocação para o local de intervenção”;;;;;;0;”Factura Por Liquidar”;”T”

Enter the Orders menu, select Pro-forma Invoice and then enter the Data Import menu from the top menu.

Crate a New Layout by pressing the plus sign (+).

Create the layout for this type of CSV

Give it a name and press the Choose File button.

Adding a new layout to the system – step 1 of 2

Then press Save.

Adding a new layout to the system – step 2 of 2

Select the newly added layout by pressing the arrow next to its Description.

Assign each input column in the CSV to a table and field in Gestix (we can do this for you)

Go through each column and press Check as needed to update the view with your choices.

When ready, press the Test button to preview the results.

When no column are shown in orange color, press the Test button.

This information is stored in the system and will be reused each time you need to upload CSV files to test or import as long as they use the same internal format.

At this time the system is ready for the routinely operations.

Pedidos de Pagamento por Mail

O menu Clientes do Gestix Business disponibiliza a opção Pedido de Pagamento, na secção de listagens. Esta opção permite imprimir uma carta a alertar o cliente para os documentos vencidos.

O Gestix Enterprise permite também enviar estes pedidos de pagamento diretamente por mail, para todos os clientes selecionados que tenham mail na ficha de cliente.

É apresentada a lista de pedidos de pagamento, com botões para imprimir, PDF, e envio de mail.

Quando algum dos clientes selecionados não tem endereço de mail no campo principal, o botão de Enviar Mail aparece rosado, mas permite enviar para os clientes que tiverem email.

Nota: caso nenhum cliente tenha o campo Email preenchido na ficha, não aparece mesmo a opção Enviar Mail, como no exemplo seguinte.

Ao clicar Enviar Mail é pedida confirmação e, ao avançar, são enviados os mails e apresentado o resultado no ecrã.

Esta funcionalidade está disponível nas novas edições Gestix Enterprise.