Como reiniciar os numeradores de faturas?

Se pretende alterar a sequência de numeração das faturas ou outros documentos, antes de emitir um documento no novo ano, pode alterar o numerador (campo Próx. Número) de cada uma das séries de documentos que utiliza.

Se o utilizador não fizer nenhuma alteração, o Gestix mantém a numeração na sequência anterior, sem nunca repetir o número do documento.

Se o utilizador pretender iniciar o numerador no início do ano, recomenda-se que o faça precedendo o número por um prefixo de ano, como por exemplo:

2014-0001, ou 20140001.

No menu Admin | Doc. Faturação, editar cada uma das séries

Numeradores de Faturas/etc

Definir o número do próximo documento

Reiniciar o numerador de uma série de faturação
Reiniciar o numerador de uma série de faturação

Fazer o mesmo para cada uma das séries pretendidas

Numeradores reiniciados para 2014
Numeradores reiniciados para 2014

 

Ao fazer a próxima fatura, o novo número será apresentado

Novo ano, novo número de fatura
Novo ano, novo número de fatura

Se a sua empresa estiver sediada em Portugal, devido a constragimentos do site da AT, é recomendado incluir o prefixo do ano, pois o site das Finanças está a rejeitar documentos que tenham número exatamente igual ao de um documento que já tenha sido comunicado em nome dessa entidade. Dessa forma se recomeçar as faturas do número 1 e já tiver comunicado faturas com a mesma numeração, o ficheiro será rejeitado pelo site das Finanças.

Comunicado da ASSOFT
Comunicado da ASSOFT

Ficheiro SAF-T PT 2014 – Nova opção

A partir de Janeiro de 2014 muitas empresas que não eram obrigadas a utilizar software de faturação certificado passam a ser.

Quem já utilizava software de faturação passa a ter de utilizar em 2014 software certificado, seja ele produzido dentro de portas ou não.

Não podia ser de outra maneira para a AT poder garantir a integração de toda a informação de faturação, de todas as empresas, através do ficheiro SAF-T PT.

O Gestix disponibiliza uma nova ferramenta para processar o SAF-T em versão 1.03, em conformidade com a portaria 274/2013, publicada a 21 de Agosto.

Ao entrar no menu de Auditoria/SAFT, o utilizador tem agora a opção pré-selecionada “1.3 P. 274/2013”, bastando clicar em Testar SAFT para visualizar os valores apurados, ou Extraír SAFT para descarregar o próprio ficheiro XML para análise ou comunicação à AT.

SAFT 2014
SAFT-PT 2014

Todos os novos produtos incluem esta funcionalidade.

Detalhes: Gestix SAFT

Se utiliza uma versão antiga do software e tem plano em dia, a sua atualização é fornecida no âmbito do plano Cloud ou Download que possua. Contacte o nosso Suporte em caso de dúvida.

Fatura com IVA de Obras de Arte, Artigos de Coleção e Antiguidades

O Gestix permite a aplicação do regime especial de IVA a que se refere o D.L. 199/96 de 18 de Outubro, relativo à transação de artigos em segunda mão, obras de arte, antiguidades ou artigos de coleção.

http://www.gestix.pt/pdf/regBens2Mao.pdf

Neste regime, o IVA é calculado sobre a diferença entre o preço de compra e o preço de venda.

Para habilitar esta funcionalidade, primeiro habilitar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão” no menu Gestix Admin | Configuração:

Habilitar a opção "Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão" no menu Gestix Admin | Configuração
Detalhe da opção a ativar no menu Admin | Configuração

O ficheiro de artigos passa a poder ter artigos no regime normal do IVA e artigos no regime especial de Obras de Arte/2ª Mão. O custo do artigo é calculado automaticamente ao registar a entrada em armazém da peça.

O custo do artigo é 11000 euros, a venda será feita por 15000, o IVA incluído é calculado sobre os 4000 da diferença.
O custo do artigo é 11000 euros, a venda será feita por 15000, o IVA incluído é calculado sobre os 4000 da diferença.

 

Na venda, o IVA é calculado de forma específica.

Venda de Obras de Arte
Venda de Obras de Arte

A fatura resultante não ostenta o valor do IVA, não revelando assim dados que possam permitir ao cliente determinar o lucro da peça para o vendedor.

IVA não discriminado na fatura entregue ao cliente
IVA não discriminado na fatura entregue ao cliente

No ficheiro SAF-T de transmissão das faturas ao site da AT, extraído para o período de um dia em que apenas existe uma vendam, para efeitos de teste, pode ver-se o detalhe do movimento gerado.

Extração do SAF-T para efeitos de teste do regime de IVA em Obras de Arte
Extração do SAF-T para efeitos de teste do regime de IVA em Obras de Arte
Detalhe do ficheiro XML de auditoria fiscal
Detalhe do ficheiro XML de auditoria fiscal

O que é uma Fatura? E um Recibo?

Para quem é novo no mundo da logística, o simples pode parecer confuso. Eis alguns elementos fundamentais.

Encomenda é o pedido do cliente, solicitar o produto ou serviço.

Fatura (Factura) é a prova da compra, da transmissão dos bens. Prova que o cliente é agora o dono do produto ou beneficiário do serviço, e é então devedor do respetivo montante.

Recibo é a prova do pagamento da fatura.

Uma venda a prazo (venda a crédito) envolve no mínimo uma fatura, e um recibo quando é recebido o pagamento, mesmo que seja por um cheque pré-datado. (No caso de o cheque pré-datado depois não ter cobertura, só então é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada, já que a dívida da fatura original foi saldada no momento em que foi emitido o recibo.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura

Recibo

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

Uma venda a pronto (venda a dinheiro) é o caso em que a dívida é saldada de imediato no momento da transmissão dos bens, como tal pode dar origem a um único documento, o qual representa simultaneamente a fatura e a prova do respetivo pagamento.  (Aqui também pode dar-se o caso de o meio de pagamento ser cheque pré-datado e depois não ter cobertura. Tal como no caso da venda a crédito, só quando o cheque é devolvido é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura/Recibo*

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

(*) A designação “venda a dinheiro” não é muito correta para identificar o documento “fatura/recibo”, seria como designar a fatura como “venda a crédito”. A designação correta é fatura/recibo para a venda a dinheiro, e apenas fatura para a venda a crédito.

Configuração de Documentos Gestix

Os documentos financeiros e logísticos Gestix dispõem de opções de personalização comuns acessíveis a partir do menu Faturação da aplicação.

Configuração da Fatura de Cliente

Série: código da série, pode conter letras e números

Designação: título do documento, atribuído pelo Utilizador

Próx. Número: Número sequencial que só pode ser alterado quando não existem documentos registados no ano corrente

Preferencial: O documento é usado por omissão quando é necessário faturar um outro documento

Nº de Cópias: Indicar o número de vias em que o documento deve ser produzido em papel ou PDF

Incluir Carga/Descarga: disponibiliza os campos para edição e impressão da Data/Hora de Carga e dados relacionados

Imprimir imediatamente: abre de imediato a janela de impressão após gravar o documento

Comportamento IVA: +IVA ou IVA Incluído

  • + IVA: Aos preços unitários apresentados na fatura acresce IVA
  • IVA-Incluído:Os preços unitários são apresentados com IVA incluído

Como Substituir uma Factura no Gestix

No menu Faturação consulte a fatura a anular e substituir.

Clique o botão Anular

Após introduzir a razão para a anulação, escolha a opção “Anular e Susbtituir Documento”

Após processamento da anulação, um novo documento cópia do primeiro está pronto para ser editado e emitido.

Note que mesmo que cancele a edição e escolha não gravar o novo documento, o anterior permanecerá anulado.

Atenção, documentos fiscais não devem ser anulados exceto quando não chegam a ser emitidos por qualquer erro ou engano. Consulte sempre o seu contabilista ou Finanças em caso de dúvida.

Como adicionar uma série de Facturação específica no Gestix

Questão

Preciso de criar uma nova série factura/recibo para facturar rendas com a seguinte nota:
Isenção de IVA ao abrigo do art.º 9, alínea 29.

Como devo fazer?
Esta sequência de facturas deverá ser separada da facturação actual, podendo ter uma letra antes dos algarismos, por exemplo.

Resposta

No menu Facturação, Série de Documentos clique o botão Novo (+)

Clique no tipo de documento da nova série.

Escolha a tipologia da nova série  
Identificação da Série, da Designação e Descrição do documento, e do seu numerador (Próx. Números).

Ao preencher os dados envolvidos e clicar no botão gravar a série fica ou não disponível no menu Facturação, conforme tenha ou não o visto no campo Disponível.

Nova série criada e disponível

E está pronta a usar. Pode sempre voltar ao passo anterior e editar a série, para utilizar uma Designação diferenciada, por exemplo Factura de Renda, ou fazer outras alterações.

A nova série está pronta a usar

Nota: depois de ser registado um documento numa série já não é possível alterar o numerador dessa série (campo Próx. Número | Séries de Documentos).

Facturação Certificada Moçambique

Gestix está adequado ao licenciamento de empresas sediadas em Moçambique, de acordo com o disposto no Boletim da República nº 9 – I Série, de 29 de Fevereiro de 2012, o qual atualiza os procedimentos para a impressão de facturas e o seu processamento por mecanismos de saída por computador.

1. Aquisição do software

Na compra do Software Gestix, o cliente deve informar o nome ou designação social da entidade a licenciar, a morada da sede, e o NUIT.

O software e é fornecido juntamente com a Memória Descritiva a que se refere o nº 8 do Despacho, para efeitos de autorização da Direção Geral dos Impostos.

2. Autorização Prévia do Ministério das Finanças de Moçambique

O Utilizador deve então solicitar a autorização para utilização do software à Direção da Área Fiscal ou Unidade de Grandes Contribuintes, em minuta própria, juntando a Memória Descritiva do Gestix disponibilizada para o efeito na aquisição da Licença Gestix.

Até receber a autorização da Direção Geral dos Impostos de Moçambique, o Utilizador pode utilizar todas as funções de gestão que o Gestix disponibiliza apenas não pode emitir Facturas ou documentos equivalentes.

3. Emissão de Facturas e Documentos Equivalentes

Uma vez recebida a autorização da parte da Direção Geral de Impostos de Moçambique, o Utilizador pode usar plenamente as funcionalidades de facturação e de gestão de contas correntes que o Gestix disponibiliza, na emissão de facturas e documentos equivalentes.

Página: http://www.gestix.pt/pt/produtos/mz

Informações: Lara.Niny @ gestix.com

Adicionar Notas/Comentários pré-definidos para uma série de Faturas

O Gestix permite definir notas/comentários a adicionar aos documentos (encomendas, faturas, recibos), manualmente ou de forma automática.

Faturação | Notas/Comentários

A função Notas/Comentários está disponível no canto superior direito do menu Faturação

Adicionar/editar Nota/Comentário

Exemplo de preenchimento da Nota/Comentário a ser automaticamente adicionada ao fazer documento da série FAT

Comentário: preencher com o texto a aparecer no final do documento.

Pré-definido: ativar quando se queira que o comentário seja automaticamente inserido ao criar novo documento da série indicada a seguir.

Série: escolher a série de documentos para a qual o comentário fica disponível, deixar em branco para ficar disponível em todas as séries.

O novo registo é agora visível na lista de Notas/Comentários definidos.

Fazer novo documento FAT – Fatura

O comentário pré-definido surge de imediato ao escolher a função FAT – Fatura, Novo.

Resultado final