Para quem é novo no mundo da logística, o simples pode parecer confuso. Eis alguns elementos fundamentais.

Encomenda é o pedido do cliente, solicitar o produto ou serviço.

Fatura (Factura) é a prova da compra, da transmissão dos bens. Prova que o cliente é agora o dono do produto ou beneficiário do serviço, e é então devedor do respetivo montante.

Recibo é a prova do pagamento da fatura.

Uma venda a prazo (venda a crédito) envolve no mínimo uma fatura, e um recibo quando é recebido o pagamento, mesmo que seja por um cheque pré-datado. (No caso de o cheque pré-datado depois não ter cobertura, só então é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada, já que a dívida da fatura original foi saldada no momento em que foi emitido o recibo.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura

Recibo

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

Uma venda a pronto (venda a dinheiro) é o caso em que a dívida é saldada de imediato no momento da transmissão dos bens, como tal pode dar origem a um único documento, o qual representa simultaneamente a fatura e a prova do respetivo pagamento.  (Aqui também pode dar-se o caso de o meio de pagamento ser cheque pré-datado e depois não ter cobertura. Tal como no caso da venda a crédito, só quando o cheque é devolvido é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura/Recibo*

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

(*) A designação “venda a dinheiro” não é muito correta para identificar o documento “fatura/recibo”, seria como designar a fatura como “venda a crédito”. A designação correta é fatura/recibo para a venda a dinheiro, e apenas fatura para a venda a crédito.