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A nova lei de proteção de dados – RGPD – questões frequentes

Regime Geral de Proteção de Dados – RGPD, a nova lei de proteção de dados

Com a entrada em vigor do RGPD, a 25 de Maio de 2018, são conferidos direitos específicos ao cidadão em geral no que respeita à recolha e utilização dos seus dados pessoais.

Este artigo de mera opinião não tem caráter legal, apenas visa destacar as principais novidades que a entrada em vigor desta lei traz, no âmbito da utilização do Gestix ERP CRM (Software). Deve consultar os organismos oficiais ou  entidades competentes credenciadas para informação ou orientação específica nesta matéria.

Quais as principais implicações do RGPD para uma pequena organização?

A recolha de dados pessoais deve ser feita estritamente para efeitos legais e garantir que é efetuada de forma transparente. Por exemplo, a indicação do nome, morada e número de contribuinte na emissão de uma fatura.

Os dados assim recolhidos não devem ser utilizados para quaisquer outros fins sem o claro e explícito consentimento do titular desses dados.

O consentimento do titular dos dados deve ser feito de forma inequívoca e através de declaração ou ação afirmativa (Opt-in).

A organização deve ter a sua política de privacidade disponível para consulta, designadamente no que respeita a atividades relacionadas com os dados pessoais recolhidos.

O titular tem direito a alterar o seu consentimento, a solicitar a consulta, alteração e mesmo a eliminação dos seus dados pessoais.

Quando possua sites, lojas online, participação em redes sociais, processamento de mailings, inquéritos, entre outras atividades, a organização deve tomar medidas específicas no âmbito do RGPD.

Quais os dados considerados pessoais?

Os dados utilizados para efeitos de identificação, por exemplo, nome, número de contribuinte, e número do cartão de cidadão, não são geralmente considerados dados pessoais sensíveis, exceto quando associados a informação de caráter pessoal. Se estiverem associados a dados sobre o estado de saúde do titular, preferências de consumo, religiosas ou de outro caráter, já podem ser alvo dos critérios do RGPD.

Há impacto sobre as faturas produzidas Software?

Em geral, não existe necessidade de alteração específica ao nível da informação presente nos documentos fiscais/logísticos. A entidade apenas terá de se preocupar com esta questão quando inclua na fatura dados pessoais tais como estado de saúde, operações médicas ou análises clínicas, opções de caráter político, de consumo, etc. Nesse caso será importante incluir a declaração de privacidade de forma explícita.

E os dados que recolho para o Software?

Quando haja recolha e registo no software de dados pessoais abrangidos pelo RGPD, a organização deve ter em conta os seus deveres no âmbito desta lei, e considerar assim os direitos que os titulares desses dados tenham relativamente à consulta, alteração, e eliminação dos mesmos.

Por exemplo, um cliente poderá solicitar a consulta dos dados. Pode ser fornecida uma impressão do ecrã da consulta no software, para apresentação ao cliente. No caso de exigência de alteração ou eliminação, a organização deve proceder a essa operação,  mostrando nova impressão após efetuada.

E se eu tiver muitos dados sensíveis armazenados no Software?

No caso de necessidade de tratamento em massa deste tipo de situações, consulte a Gestix sobre as ferramentas modulares opcionais disponíveis para o efeito.

Pode ser exigida a eliminação de dados fiscais do programa de faturação?

O direito ao esquecimento não deve abranger dados fiscais obrigatórios para efeitos de direitos ou deveres fiscais, tais como nome, morada e NIF no caso da faturação, pelo menos durante o período em que é obrigatória por lei a manutenção do arquivo fiscal (10 anos).

Na data em que este artigo é publicado, aguarda-se com expectativa eventuais tomadas de posição da Autoridade Tributária relativamente ao impacto do RGPD ao nível dos dados ficais, designadamente os incluídos no ficheiro SAF-T, entre outros relatórios e formulários oficiais.

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Controlar a Dívida de Cliente: Limite de Crédito

O Gestix permite gerir a dívida de cada cliente de forma personalizada. Na ficha do cliente, a secção Limite de Crédito, permite atribuir um limite da dívida em moeda e em prazo (dias).

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1. Limite de Crédito

Coloque um visto para ativar o controlo da dívida do cliente

2. Valor em Moeda

Coloque o valor máximo de dívida antes de o sistema impedir mais faturação. O valor zero não permite fazer faturas a crédito.

3. Dias de Crédito

Coloque o número de dias máximo que o cliente tem para pagar faturas em dívida. Se a fatura em dívida tiver mais do que aqueles dias, o sistema não deixa fazer mais faturas a crédito.

O Gestix permite assim, de forma simples, controlar o endividamento dos clientes de forma sistematizada. Os operadores comuns podem registar guias de remessa e/ou faturas até ao limite definido pela Gestão. Uma vez atingido esse limite, seja em montante seja em prazo, o sistema impede o envio de mercadoria/serviços quer por guias de remessa quer por faturas a crédito.

 

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Gestix ERP CRM since 1986 on Earth, 2004 on the Cloud

Gestix: to manage is the key, to invoice is a joy

https://www.youtube.com/channel/UC6Fjo-yGM3hBp6Go-Hl55tg

Multi-level Budget / Financial Planning
Checking accounts (Banks)
Department and branch management
Customer Relationship Management (CRM)
Project billing and costing advanced
Easy to operate POS Touch-Screen
Management of warehouse and storage location
Inventory management advanced
Electronic Transmission of Inventory
Sales Force Access Control
Team and follow up tasks management
Production costing and manufacturing
After Sale Customer Support / Repairs / RMA
Suppliers RMA
Product Traceability Batch / Lot and validity period control
Guarantee/Warranty control by Serial Number / IMEI / Chassis number
Shipment API (DHL, Chronopost, etc)
Invoicing and customer accounts
Automated processing of outstanding bills
Automated billing of contracts/fees
Automated electronic transmission of documents
Direct e-mailing of documents
Automatic pricing and discount by product/customer
Bulk document import
Online Store Integration API
EDI – Electronic Document Interchange
Online and ATM Payment Gateways
Dashboard and global search
Full Multi-Language
Role-based access control to functions and data
Rated simultaneous users
Certified for VAT, IVA, GST, Stamp Duty and Eco taxes
Optional LDAP based user authentication

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Motivos de isenção Artigo 9º do CIVA

Isenção de IVA ao abrigo do Art. 9º

Profissionais e atividades profissionais abrangidas pela isenção de IVA (Artº 9º)

Médicos
Odontologistas
Enfermeiros
Parteiros
Anestesistas
Proteses
Atores
Chefes de orquestra
Músicos
Desportistas
Profissionais de Saúde diversos

Atividades abrangidas (consultar Contabilista Certificado ou Finanças)

Transmissões de órgãos
Transmissão de sangue e leite humanos
Atividades públicas de rádio e televisão
Serviços médicos, sanitários proporcionados por entidades acreditadas como clínicas e hospitais
Serviços de segurança social
Aluguer de cofres
Assistência social
Serviços de Alojamento
Serviços Fúnebres diversos
Serviço público de remoção de resíduosServiços de Creches
Jardins-de-infância
Serviços de ATL tempos livres, Lares e estabelecimentos para Crianças, Jovens e Idosos
Arrendamento de imóveis
Ambulâncias de transporte de doentes e/ou feridos
Visitas a bibliotecas
Visitas a castelos, palácios e outros monumentos classificados

Consulte a Base legal Artigo 9º do CIVA

Visite gestix.pt

 

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Faturas de Consignação

A entrega de mercadorias à consignação é uma transmissão de bens em que a liquidação do IVA fica suspensa até ao momento em que as mercadorias são vendidas pelo consignatário ao adquirente, ou até ao fim do prazo de um ano, desde a data da fatura de consignação, o que ocorrer primeiro.

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Assim, dentro de 5 dias úteis a contar do envio das mercadorias à consignação, o consignante deverá emitir a fatura de consignação. Desta deve constar a informação IVA não sujeito ou não tributado (M99).

O consignatário transmite ao fornecedor a relação de mercadorias vendidos com referência à fatura de consignação em que se encontram abrangidos.

O consignatário emitirá então uma fatura ao consignatário, com referência à respetiva fatura de consignação, das mercadorias respetivas.

O consignatário pode também registar uma ou mais guias de devolução de forma associada a uma fatura de consignação. No final do prazo de um ano após emissão da fatura de consignação, o total dos bens deverão ter sido alvo ou de faturação final, sujeita a IVA, ou de devolução.

O Gestix permite gerir de forma visual e analítica o estado das guias de consignação.

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Fluxo de operação:

1) envio da mercadoria à consignação, pelo consignante, ao consignatário, acompanhada de:
a) fatura de consignação (CONS),
ou de:
b) guia de transporte (GT), a qual dá origem a fatura de consignação (CONS) (prazo 5 dias úteis)
2) emitir fatura(s) dos bens vendidos ao adquirente, que pode ser de parte ou totalidade da CONS.
 
3) emitir guia(s) de devolução (DEV) dando entrada dos bens eventualmente retornados pelo consignatário ao emissor. Podem estas DEV ser de parte ou da totalidade da CONS.
 
4) Utilizar o mapa Clientes / Consignações para controlar a situação de consignações pendentes
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Referências:

Informações: suporte@gestix.com

 

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Regime de IVA por Margem de Lucro

Regime da Margem de Lucro

O Regime de IVA por Margem de Lucro está previsto na lei para Galerias de Arte, Bens em 2ª mão, etc.

  • Regime da margem de lucro – Bens em segunda mão

  • Regime da margem de lucro – Objetos de arte

  • Regime da margem de lucro – Objetos de coleção e antiguidades

  • Regime da margem de lucro – Agências de viagens

O Gestix foi o primeiro software de faturação certificado a tratar esta modalidade de IVA sendo um sistema ERP CRM bastante completo e versátil.

Como funciona o regime especial de IVA por margem de lucro?

Ao optar por este regime, o artigo está na mesma sujeito a IVA mas o mesmo não é apresentado na fatura, não dando direito a dedução.

O Regime de IVA de Margem de Lucro – Bens em Segunda Mão permite que empresas que comercializam bens usados, objetos de arte, antiguidades e colecionáveis paguem o IVA apenas sobre a margem de lucro e não sobre o valor total da venda. Esse regime é especialmente útil para revendedores que adquirem bens de particulares ou de entidades sem direito à dedução do IVA.

Passos para Utilizar o Regime de IVA de Margem de Lucro

1. Verificar a Elegibilidade

Este regime pode ser aplicado a:

• Bens em segunda mão (ex.: automóveis usados, móveis, eletrônicos).

• Objetos de arte, antiguidades e bens de coleção.

• Bens adquiridos a:

• Particulares.

• Empresas sem direito à dedução do IVA.

• Outros sujeitos passivos que já aplicaram o regime de margem.

2. Registar-se no Regime (se aplicável)

• Na maioria dos casos, não é necessário um registo formal para aplicar o regime, mas deve ser mencionado na contabilidade e nas faturas.

• Certifique-se de que sua atividade está devidamente enquadrada no Código CAE apropriado.

3. Emissão de Faturas

• A fatura deve indicar explicitamente que o regime de margem foi aplicado. Utilize menções como:

• “IVA – Regime de Margem – Bens em Segunda Mão”

• “IVA – Regime de Margem – Objetos de Arte” (caso aplicável)

• Não pode discriminar o IVA na fatura (ele já está embutido na margem).

4. Cálculo do IVA

O IVA incide somente sobre a margem de lucro, e não sobre o valor total da venda. Existem dois métodos:

1. Regime de Margem Global (mais comum)

• Calcula-se o IVA sobre a margem global obtida num determinado período (por ex., mensalmente).

• Fórmula:

Margem Tributável = Total das Vendas – Total das Compras

IVA a pagar = Margem Tributável × Taxa de IVA aplicável (ex.: 23% em Portugal)

2. Regime de Margem Individual

• Calcula-se o IVA individualmente para cada bem vendido.

• Fórmula:

Margem Tributável = Preço de Venda – Preço de Compra

IVA a pagar = Margem Tributável × (Taxa IVA / (1 + Taxa IVA))

(Exemplo para taxa de 23%: IVA = Margem × 18,7%)

5. Contabilidade e Declaração do IVA

• O IVA devido deve ser reportado na Declaração Periódica de IVA.

• Deve manter um registo claro das compras e vendas para fins fiscais.

Exemplo Prático

• Compra um telemóvel usado por 200€ a um particular.

• Revende por 300€.

• Margem: 300€ – 200€ = 100€.

• IVA devido (à taxa de 23%): 100€ × 18,7% = 18,70€.

Este regime pode ser vantajoso para revendedores, pois reduz a carga fiscal e torna os produtos mais competitivos no mercado.

Mais informação: Guia Regime de IVA de Margem de Lucro

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No menu Admin / Definições, entre as várias opções de ordem fiscal, encontra-se a possibilidade de habilitar o regime especial, colocando um visto no campo “Tratar regime de IVA para Obras e Arte e Bens em 2ª Mão”. Esta opção é comum às restantes situações de Regime de Margem de Lucro.

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Gestix 5.5.3 histórico de alterações

Registo de Alterações

Histórico de alterações e melhoramentos realizados ao longo do tempo com indicação da versão do software em que ocorreu.

Destaque para o POS – Touch a Sale com toda a funcionalidade para Touch ou Rato, tablete, etc.

 

Screen Shot 2017-11-13 at 08.54.58Gestix 5.5.3 ERP+CRM

  • Devolução obtinha o valor da lista de preços do cliente e não o do doc.origem [5.5.3]
  • Pesquisar Artigo em várias séries no menu Compras / Faturação, etc. [5.5.3]
  • Não deixar apagar contratos com faturação exceto se estiver fechado [5.5.3]
  • Mostrar saldo no menu SAF-T vs listagem fiscal faturação com devoluções [5.5.3]
  • Fazer PL / GT a partir de encomenda* sem fechar (*Proposta/Quote, Estimativa) [5.5.3]
  • Permitir guardar Encomenda em Esboço de documento [5.5.3]
  • Guia de transporte sem preços – o montante de envio e manuseio também escondido. [5.5.3]
  • AT ID / Código AT imprimir na mesma fonte que os detalhes de envio [5.5.3]
  • Geração de referências multibanco e outros meios de pagamento eletrónico [5.5.3]
  • Atribuir Razão de Isenção de Imposto automaticamente na Importação de Documento (opção de adicionar) [5.5.3]
  • Faturação Automática por Documento com IVA a 0% assumir motivo pre-definido [5.5.3]
  • Fatura simplificada até 100 euros ou 1000 em caso de Retalhista / V. Ambulante [5.5.3]
  • Fatura em moeda Estrangeira: incluir sempre contravalor Moeda Base [5.5.3]
  • Facturação do contrato – fatura pendente – Calcule a data de vencimento em conformidade [5.5.3]
  • Encomenda de Proposta respeitar Vendedor e Projeto [5.5.3]
  • O link para o recibo da fatura, na janela de estado do documento, abria a fatrura em vez do recibo [5.5.2]
  • Sistema de ponto de vendas / POS – pesquisar item por Descrição / Família [5.5.1]
  • Nota de crédito sem fatura inválido para SAF-T – idem Recibo sem Fatura [5.5.1]
  • Avisar o usuário antes de fechar a janela durante a edição do documento [5.5.1]
  • List customers with VAT ID information. Exclude customers with empty VAT ID field. List alphabetically (By ID checked) and by VAT ID number (By ID unchecked) [5.3.2]
  • Nova versão 5.2.03.006 [5.2.5]
  • Gestão de tarefas associadas a fornecedores e vendedores no Corporate [5.2.4]
  • Kit/Package – show net prices in articles listing [5.2.4]
  • Adding kit/package to document looses prices when edited [5.2.4]
  • Não é permitida a edição de dados de documentos fechados ou anulados [5.2.4]
  • Opção para não deixar repetir o código de barras do artigo. Reposicionamento dos códigos de barras na ficha do artigo para melhor leitura. [5.2.4]
  • Novo inventário por data no Gestix Business 5.3 [5.2.4]
  • Nova possibilidade de criar um documento cópia de um anulado [5.2.4]
  • Novo Gestix Bill um programa de faturação grátis até 60 kEUR volume de faturação, suporte por serviço Help Desk a pedido [5.2.3]
  • Alterar entrada de stock era possível mesmo com Rastreio por LOTES e stock do lote ficava incorreto – corrigido [5.2.2]
  • Aviso de quantidade mínima inválido quando artigo tem Quantidade Mínima de venda definida [5.2.2]
  • Definir motivo de IVA através da Gestix API: dci_reason_N disponível [5.2.2]
  • A transportadora definida na encomenda não era preservada ao converter em Factura [5.2.2]
  • Não aceitar números de lote duplicados nas vendas para evitar quebra do stock disponível [5.2.2]
  • Nova Tabela Normalizada de Exceções IVA (a constar na Fatura e no SAF-T) [5.2.2]
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Gestix 5.5.3 changes log

Release History (up to date)

Changes log and improvements made over time indicating the software version in which it occurred.

Highlight for POS – Touch a Sale with all the functionality for Touch or Mouse, tablet, etc.

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Gestix 5.5.3 ERP+CRM

  • Return memo obtained the value of the customer’s price list and not the value of the source document [5.5.3]
  • Search Article in several series in the menu Purchasing / Billing, etc. [5.5.3]
  • Do not allow delete invoiced contracts unless closed [5.5.3]
  • Show balance in SAF-T menu vs Invoicing Fiscal Report Listing [5.5.3]
  • Make PL / GT from order * without closing (* Proposal / Quote, Estimate) [5.5.3]
  • Enable saving Order as a draft document [5.5.3]
  • Picking list no prices – check Shipping & Handling amount is hidden as well [5.5.3]
  • AT ID / Código AT print in same font as the Shipping details [5.5.3]
  • Generation of ATM references and other means of electronic payment [5.5.3]
  • Assign Tax Exemption Reason automatically on Document Import (add option) [5.5.3]
  • Automatic Billing Per Document with 0% VAT assuming pre-defined reason [5.5.3]
  • Simplified invoice up to 100 euros or 1000 in case of Retailer / V. Ambulante [5.5.3]
  • Invoice in foreign currency: always include countervalue Base Currency [5.5.3]
  • Contract billing – pending invoice – Calculate Due Date accordingly [5.5.3]
  • Order of Proposta/Quote respect Seller and Project [5.5.3]
  • The link to the invoice receipt in the document status window would open the invoice instead of the receipt [5.5.2]
  • Point of Sales / Till system – search item by Description/Family [5.5.1]
  • Credit memo without Invoice invalid for SAF-T – idem Receipt without Invoice [5.5.1]
  • Warn user before closing window during document edit [5.5.1]
  • List customers with VAT ID information. Exclude customers with empty VAT ID field. List alphabetically (By ID checked) and by VAT ID number (By ID unchecked) [5.3.2]
  • Nova versão 5.2.03.006 [5.2.5]
  • Enable task management in suppliers and salespersons (Corporate) [5.2.4]
  • Kit/Package – show net prices in articles listing [5.2.4]
  • Adding kit/package to document looses prices when edited [5.2.4]
  • Não é permitida a edição de dados de documentos fechados ou anulados [5.2.4]
  • Option to disallow users from entering duplicate barcode items. Barcode fields repositioned for easier access. [5.2.4]
  • New Inventory by Date in Gestix Business 5.3 [5.2.4]
  • New possibility, create invoice from a void one [5.2.4]
  • New Gestix Bill a free invoicing application for up to 60 kEUR billing volume, on demand technical support by Help Desk service [5.2.3]
  • It was possible to edit stock transactions even when involving Batch Numbers, yielding wrong item stock – fixed [5.2.2]
  • Invalid Min.Qty warning in Invoice when Article’s minimum sale quantity not zero [5.2.2]
  • Set VAT Reasons using Gestix API: dci_reason_N now available [5.2.2]
  • The carrier defined in the order was not preserved when converting to Invoice [5.2.2]
  • Avoid accepting duplicate batch numbers in sales to prevent breaking the available stock [5.2.2]
  • New standard VAT Exemptions Table (for SAF-T enabled countries, shows exemptions reasons in invoice’s notes/comments and SAF-T file) [5.2.2]
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Nos melhores data centres o Gestix ERP CRM

O Gestix ERP CRM, o primeiro software de gestão 100% Cloud em Portugal, um dos primeiros no mundo, é-lhe disponibilizado a partir dos melhores data centres Claranet, para que o tenha a 100% de forma global.

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