Na nova versão do Gestix pode aceder rapidamente à configuração das séries em uso no menu em que está a trabalhar, através do separador Séries de Documentos.
Um novo botão Ecrã permite alternar entre vista agregada e com separadores.
A lista das séries disponíveis no menu dá acesso aos elementos da série com um clique. O botão + permite criar uma nova série de numeração.
A informação na ficha da Série de Numeração está disposta em dois separadores, Geral e Imprimir.
No separador Geral é incluída informação sobre o estado da série relativamente à validação pela Autoridade Tributária (AT).
Séries em utilização antes da obrigatoriedade de comunicação à AT serão comunicadas na primeira utilização após o upgrade do software Gestix de forma a obter o código de validação necessário à impressão do ATCUD, obrigatória a partir de Janeiro de 2023.
De forma a permitir ao Gestix a comunicar a numeração da séries de faturação de forma automática, bem como documentos de transporte caso sejam utilizados, é necessário primeiro, no site da AT, criar um utilizador e respetiva senha, com as seguintes Operações Autorizadas:
WDT – Documentos de Transporte
WSE – Séries de Faturação
Criar Utilizador no site da Autoridade Tributária
Aceda à sua área de contribuinte no site da Autoridade Tributária
Depois de autenticado encontre a opção Todos os Serviços ou Mapa do Site e navegue até à secção Autenticação de Contribuintes.
Abra o link “Gestão de Utilizadores”
Clique Criar Novo Utilizador e preencha os dados pedidos. No nome do utilizador insira o seu NIF seguido de /1, por exemplo 123451234/1
Navegue através das opções e atribua autorização nas operações WDT e WSE.
Depois clique em Submeter – tome nota do nome de utilizador e da senha (serão necessários no passo seguinte, já no sistema Gestix).
Inserir as Credenciais AT no Gestix
No seu Gestix, inserir no menu Admin > Credenciais AT o nome de utilizador e senha atribuídos no site da AT no passo anterior.
Entre Admin | Credenciais AT e clique no ícone “lápis” para editar os dados.
Após concluída a configuração dos dados do utilizador AT no menu Credenciais AT do seu Gestix, as funcionalidades que requerem acesso ao portal da AT ficarão disponíveis aos operadores do Gestix.
Para testar a configuração, no menu principal do Gestix entre em Faturação ^ Séries de Documentos, e clique em Verificar Webservice.
Deverão ser apresentadas as séries já comunicadas ou a mensagem de que não existem séries comunicadas ainda.
A comunicação manual das séries de faturação antes da sua utilização é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2023.
O suporte ao cumprimento desta obrigação e a inclusão do código ATCUD nas faturas está contemplado numa atualização do software Gestix, a realizar em breve.
Não sendo necessária nenhuma ação prévia da parte do utilizador para a ativação desta funcionalidade, será incluída informação sobre o procedimento a seguir antes de utilizar pela primeira vez uma série de faturação (faturas e documentos de retificação, suas variantes).
Portugal a Programar
Num ano que concentrou várias iniciativas legislativas com impacto no software de faturação, as dúvidas relativas à viabilidade da automatização da comunicação das séries de faturação foram ultrapassadas.
A comunicação prévia das séries de faturação à AT, sem a qual não será possível emitir faturação a partir de Janeiro de 2023.
A comunicação das séries por Webservice requer apenas que a criação por parte da entidade utilizadora, de sub-utilizador registado no portal AT, na área Gestão de Utilizadores, à imagem do que acontecia já na comunicação de documentos de transporte. Neste caso, deverá ser atribuída ao utilizador autorização “WSE – Series Communication and Management by Webservice” no portal financeiro, sendo as credenciais obtidas inseridas no menu de administração do Gestix.
Mais informação será divulgada atempadamente aos clientes, pelos canais habituais, assim que a nova versão esteja disponível nos servidores (Gestix Cloud) e por download (Gestix On Premises).
O Gestix ERP oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
Agregar Artigos sob uma Referência
Exemplo de movimentação de dois artigos agregados sob uma referência única designada Kit de Publicidade e formada por um conjunto Bandeira + Suporte.
Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Transformar Produto a Granel em Unidades
Exemplo de transformação de produto obtido a granel em produto vendido ou aplicado à unidade: parafusos são comprados a peso, convertidos numa outra referência através de OP/FP para posteriormente serem movimentados à unidade.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
Uma sequência de Ordem de Produção – Fecho de Produção processam o desconto do stock no produto a granel e o acréscimo do stock na referência para movimentar com base na unidade.
Pormenor: Entre o registo da Ordem de Produção e do Fecho de Produção, o stock do(s) componente(s) já fica indisponível para venda mas o stock do produto final ainda não está disponível para venda.
Após o Fecho de Produção, o stock do produto final fica disponível.
Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços
Exemplo de fabrico de produto composto, uma caldeira a partir de chapa, parafusos e hora máquina.
A ficha para o produto final é do tipo Produto.
As fichas de artigo para os componentes são do tipo Artigo ou Produto.
A ficha de artigo para o produto final é do tipo Produto.
O Modelo de Produto permite criar a fórmula do produto final através da lista de componentes e respetivo rendimento para uma unidade de produto final. Este passo pode ser omitido se o produto em causa for apenas produzido uma vez, podendo ser feita diretamente a Ordem de Produção. Existindo Modelo de Produto, a Ordem de Produção daquele produto final obtém os dados irá buscar os dados àquela.
Ao consultar o Modelo de Produto pode ser iniciada uma nova Ordem de Produção para o mesmo através do botão Ordem de Produção:
Neste ponto verificamos o inventário dos artigos envolvidos, antes do lançamento da Ordem de Produção:
A Ordem de Produção também pode ser realizada através da opção Ordem de Produção – Novo, e ali escolher a opção Modelo de Produto (para copiar o respetivo conteúdo) ou Procurar Produto (para escolher o produto final e introduzir manualmente a sua composição).
Neste exemplo, a Ordem de Produção foi realizada a partir do Modelo de Produto e ficou com o seguinte aspeto:
Após registo da Ordem de Produção, o mapa de inventário mostra que os componentes em fase de produção, a qual decorre entre o registo da Ordem de Produção e o registo do respetivo Fecho de Produção, estão afetos ao armazém F, deixando de estar disponíveis no armazém geral A.
A consulta da lista de Ordens de Produção disponíveis neste momento irá permitir
O Fecho de Produção será depois realizado a partir do botão Fecho de Produção mostrado no menu da Ordem de Produção.
E imediatamente podemos concluir o Fecho de Produção.
O Fecho de Produção após concluída a respetiva elaboração:
O mapa de inventário revela agora a situação em que o stock dos componentes foi descontado do armazém intermédio e o stock do produto final fica disponível no armazém definido.
Para informações contactar Rui Sousa através do Tel. +351 919 844 655
Agora pode integrar o seu Gestix com a plataforma Trustpilot.
“As empresas podem convidar os seus clientes a deixar uma opinião, usando os nossos métodos de convite, gratuitamente. As empresas devem certificar-se que não são tendenciosas na forma como convidam os seus clientes a escrever opiniões. Além disso, não estão autorizadas a oferecer qualquer tipo de pagamento ou incentivo em troca de opiniões.”
TrustPilot
Requisitos
Gestix Enterprise Edition
Trustpilot Account
Funcionamento
Cada vez que uma encomenda ou fatura é enviada para o consumidor por email o Trustpilot é informado do nome do cliente, email e referência da venda. Conforme as definições na plataforma Trustpilot, pode ser enviado um email a convidar o consumidor a transmitir o seu grau de satisfação ou uma avaliação do produto ou serviço.
Imagem mostra exemplo do email recebibo pelo cliente a pedir-lhe o feedback
O que fazer para integrar Gestix e Truspilot
Abrir conta na plataforma Trustpilot como fornecedor de produtos/serviços
Habilitar o módulo Gestix+Trustpilot e configurar o mecanismo AFS (Automatic Feedback Service)
Ao lançar ou editar as compras de fornecedor no Gestix ERP é agora possível retificar a margem mínima definida para o artigo e atualizar o Preço de Venda do artigo.
O cálculo é feito a partir do preço de compra e da margem mínima de lucro bruto pela seguinte fórmula:
Como fazer para deixar de utilizar o Gestix como programa de Faturação, como por exemplo no fecho da empresa?
Após término da utilização do Gestix pode optar por:
Extrair os dados para arquivo físico (papel) ou eletrónico (Excel/CSV, XML) e terminar o serviço Gestix Cloud
Conservar o acesso integral ao seu Gestix Cloud em Modo de Consulta por um valor anual inferior
O modelo de funcionamento do Gestix não obriga à manutenção de arquivo eletrónico online, sendo apenas obrigatório conservar cópias impressas da faturação emitida bem como todos os documentos fiscais relevantes.
Em geral, recomenda-se a extração e arquivo do ficheiro SAF-T de cada ano bem como o ficheiro SAF-T de cada mês, relativamente ao período de exploração do Gestix.
Após término do serviço, é disponibilizada cópia da base de dados em ficheiro SQL e o serviço é seguidamente abatido. Esta cópia é essencial para aceder à informação porém não é suficiente: para consultar a informação posteriormente, requer sempre um serviço Gestix Cloud ou Download para poder ser recuperada em caso de necessidade.
Se é a primeira vez que vai trabalhar com uma dada moeda, pode ter que adicionar essa moeda no menu Moedas, como se mostra nos passos seguintes.
Adicionar a Moeda no Menu Moedas
Clicar no botão + para adicionar uma moeda, neste caso USD.Após clicar em + devem ser introduzidos os dados relativos à moeda em causa.
A taxa de conversão de USD para EUR deve ser introduzida inicialmente e atualizada sempre que necessário. No exemplo utilizou-se o valor seguinte: 1,0 EUR = 1,1266 USD.
No fim clicar na disquete para juntar a nova moeda à lista.
Podem ser adicionadas tantas moedas quanto necessário.
A Moeda Base continuará a ser aquela que foi definida na configuração do programa, assinalada a negrito na lista do menu Moedas. A Moeda Base não pode ser alterada e a sua Taxa de Conversão é sempre unitária.
Emitir uma Fatura em USD
Para emitir uma fatura em USD, proceder como se mostra nos passos seguintes, por exemplo.
O contra-valor na Moeda Base é apresentado junto ao Total.
Estamos a fazer o upgrade do seu Gestix para a versão 7.0 de forma progressiva.
A nova versão Gestix ERP 6.9.90 agora publicada integra a funcionalidade ATCUD exigida pela Autoridade Tributária contudo mantém o modo de operação simples e o visual pouco altera.
No menu encontra a opção “Versão Anterior” que permite abrir a versão descontinuada em caso de necessidade.
Para permitir a comunicação automática das séries de faturação, crie se necessário um utilizador no site eFatura e atribua a operação WSE, WDT e WFA.
Consulte o artigo seguinte para detalhes da criação do utilizador no site da Autoridade Tributária: https://blog.gestixsoftware.com/2022/12/criar-utilizador-no-site-da-autoridade-tributaria/
Quando é feita uma venda a cliente estrangeiro com IVA incluído e posteriormente aquele reclama a devolução do IVA no balcão Tax Free, o procedimento mais conveniente para a regularização dos documentos fiscais envolvidos é o seguinte:
Emissão de Nota de Crédito/Devolução da Fatura original com IVA
Emissão de nova Fatura sem IVA
Emissão de Recibo de Pagamento de Devolução de IVA ao Cliente – o valor negativo do recibo corresponde ao valor devolvido ao comprador.
Uma vez que as regras aplicáveis ao software de faturação certificado impedem o recibo normal de assumir valores negativos, esta operação requer a criação de uma série específica para o efeito.
Criar Série para Pagamento de Devolução de IVA
No menu Admin | Documentos Financeiros, adicionar uma série de recibos com a opção Comportamento do IVA a indicar “Devolução de IVA”.
Após validar os restantes detalhes da nova Série grave-a e está pronta para ser utilizada a partir do menu Faturação.
