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O Gestix na Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets

Solução para Tecnológicas

Destina-se a todas as lojas e empresas que comercializam e reparam equipamentos tecnológicos novos e recondicionados, com atendimento direto ao público e ou venda online.

Na gestão de venda e reparação de dispositivos tecnológicos geralmente ocorrem quatro tipos de situações:

  • Venda de equipamentos novos, com garantia controlada por Número de Série (ou IMEI)
  • Retoma de equipamentos para recondicionar e revender como semi-novos (estes produtos também carecem de controlo individual para efeitos de garantia)
  • Venda de equipamentos recondicionados ao público sob o Regime de IVA de Usados
  • Reparação de Equipamentos em garantia ou não

Estas situações estão previstas no sistema por forma a acelerar a resposta ao cliente. As duvidas e pedidos de esclarecimento do cliente face a avarias ou eventuais garantias são facilmente pesquisáveis a partir do Dashboard.

Com Gestix pode controlar e gerir o seu inventário, comprar e vender os seus produtos através de números de série ou IMEI.

Depois de configurar o seu perfil, (carregue aqui para configuração) a empresa pode efetuar retomas, comprar a fornecedores equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.

Quando compra um artigo usado ou faz uma retoma que irá ser controlado por Número de Série ou IMEI para venda, o processo é simples:

No menu lateral, opção Artigos, pode criar um artigo novo ou importar uma listagem em ficheiro CSV de produtos já existentes, e fazer as alterações necessárias. Na ficha do artigo marcar a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, esta opção deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas figuras em baixo:

Usar o botão + para criar novo artigo

Agora que os seus artigos já estão parametrizados.

Vamos ver como comprar um artigo unico usado e vender-lo como artigo recondicionado. Selecione Compras no menu Aprovisionamento:

No menu Compras pode criar uma nova série de documentos à sua medida ou quantas precisar, ou então, pode usar as séries predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o número de série ou IMEI para que possa ter a opção de gerir este equipamento através de número de série ou IMEI do artigo que está a comprar, não se esqueça de validar o N/S, no final é só gravar.

O número de série é registado no documento para o seu controlo e para informação do vendedor.

Nesta altura, este artigo começa a estar controlado através da informação inserida (Número de série e/ou IMEI). O rastreamento deste artigo pode ser feito de maneira rápida através da opção Dashboard no menu da barra lateral, bastando apenas introduzir a informação de rastreamento introduzida na compra do equipamento pretendido.

Para venda de artigos, como no passo anterior, no menu Faturação poderá criada uma nova Série de Documentos, ou pode usar as predefinidas.

Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o Número de Série ou IMEI para o artigo que está a vender, pode usar o botão “Procurar N/S” ou introduzir manualmente.

A fatura/Recibo está criado (para controlo inclui o Número de Série). Para o caso de o artigo ser vendido com garantia, poderá adicionar os detalhes da garantia no campo “Notas/Comentários”. Este documento passa a fazer parte do rastreamento deste artigo que para sua conveniência poderá ser consultado no menu Dashboard a qualquer momento.

COMPRA DE ARTIGOS A FORNECEDORES

Se compra artigos a fornecedores o processo também é muito fácil e rápido, deve proceder como demonstrado em cima, apenas tem que inserir todos os Números de Série dos artigos que recebeu. Relembramos de que a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas imagens seguintes:

Como anteriormente todos os movimentos dos números de série nesta compra podem ser rastreados através do menu Dashboard, pode também pesquisar por artigo.

Pode também consultar todos os números de série para um determinado artigo. No menu Artigos, selecionar o artigo pretendido e usar o botão Rastreio de Produto.

Aqui pode filtrar por artigos existentes, vendidos, todos os artigos e por armazém, pode também ver os documentos de entrada em stock associados a cada número de série.

REPARAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

No menu Vendas, Selecionar a opção Central de Reparações

O primeiro passo será criar uma ordem de serviço, onde se regista os detalhes da reparação e do artigo a reparar incluindo o Número de Série.

Na criação da Ordem de Serviço, use o botão Texto para introduzir o artigo toda a informação que desejar, também pode utilizar o campo Notas / Relatório Técnico para relatar ou descrever qualquer informação desejada ao longo do processo de reparação bem como o relatório técnico para a reparação do artigo, no campo Situação, neste passo, deve selecionar a opção Verificar, o que poderá significar que a avaria está ou irá se verificada pelo técnico. Grave no fim.

Depois de gravar pode verificar em que situação estão todas as reparações em curso, usando a opção “Em Curso” no menu no topo da pagina Central de Reparações, conforme imagem em baixo, pode também verificar relatórios disponíveis podendo facilmente gerir e informar clientes sobre o curso das reparações em sistema.

Na imagem em baixo, pode verificar que apenas existem três reparações em curso, todas na situação “Verificar”

À medida que a reparação dos artigos for sendo atualizada, pode ir alterando a situação do estado em que se encontra a reparação. Tem à sua disposição cinco situações previstas que pode utilizar conforme os seus procedimentos.

Sempre que a situação de reparação for atualizada ordem de serviço, também será automaticamente atualizada na opção “Em Curso” conforme imagem em baixo.

Para finalizar o orçamento tem de incluir um relatório técnico, gravar e de seguida tem a opção de imprimir ou enviar por email ao cliente:

Quando o orçamento for aprovado pelo cliente, modificar a Situação da Ordem de Serviço para Reparar e Grave. Depois de gravar no topo da página tem a opção de criar uma Folha De Obras para efetuar a reparação.

Depois de gravar, quando a reparação estiver finalizada, pode faturar na opção Fatura que se encontra no topo da página e desta forma o processo fica completo.

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Configuração para Venda de Usados e Recondicionados

Regime de Margem de Lucro

Venda artigos tecnológicos como Smart Phones, Smart Watches, entre outros, usados e ou recondicionados.

Siga as parametrizações em baixo

No menu Admin

Selecionar Definições

Selecionar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão

Depois de configurar o seu perfil, a empresa pode efetuar retomas, comprar grandes quantidades de equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.

Ver o artigo sobre Venda e Reparação de Telemóveis, Smartwatches e Tablets, Solução para Tecnológicas.

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Faturação para venda de dispositivos tecnológicos: rastreamento/pesquisa através de número de telemóvel ou IMEI

Com o Gestix Enterprise solução para Tecnologias, pode através do número de telemóvel, IMEI ou outros detalhes, pesquisar e ter acesso imediato ao registo do cliente, detalhes de faturação e toda a informação relacionada.

No menu Supervisor, opção Dashboard, inserir o número de telemóvel ou IMEI para ver todos os registos relacionados

Para poder inserir o IMEI juntamente com o número de serie quando faz uma venda, tem que primeiramente configurar o seu Gestix.

No menu Admin, opção Definições, na área Processamento de Itens do Stock, Números de Série.

Na Opção Números de Série, escolha uma das opções disponíveis, fazendo que o Gestix se comporte de maneira diferente relativamente à duplicação de números de série e números de série que não estão disponíveis em stock.

Escolha a opção para:

Sem duplicados; No rupture para fazer que o Gestix rejeite números de série duplicados e para garantir de que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.

Com duplicados; no rupture para fazer que o Gestix permita números de série duplicados e garantir que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.

Sem duplicados; Allow rupture para permitir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, mas não permite a duplicação de números de série.

Com duplicados; Allow rupture para garantir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, permitindo a duplicação de números de série

Neste exemplo vamos usar a opção Sem duplicados; Allow rupture para que apenas tenhamos que usar o número de série e IMEI quando formos vender.

Escolha a opção pretendida e grave (no fim da pagina).

No menu Produtos, opção Artigos pode pode entrar na ficha dos artigos e alterar o Rastreio de Produto para Número de Série.

Vamos fazer uma venda.

Criar uma nova Fatura/Recibo, escolha o artigo pretendido, coloque o Número de Série e o IMEI

Na fatura está identificado o dispositivo vendido para o cliente

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Como automatizar a Faturação Recorrente

Um dos problemas mais comuns no que respeita à faturação das empresas, é o tempo e os recursos necessários, que são despendidos durante o período de faturamento.

Com o Gestix é possível poupar tempo e libertar recursos nestes períodos tão importantes para a sua empresa, para que estes possam ser canalizados para outras tarefas que possivelmente sejam mais úteis para o dia a dia da sua organização.

A Faturação Recorrente no Gestix assenta naquilo a que chamamos Contrato de Cliente, o qual define o período com que se repete a emissão da fatura e o valor a faturar, entre outros elementos.

O processo é simples e rápido e as longas horas passadas ao computador a passar faturas vai ser uma coisa do passado.

Se nunca utilizou a Faturação Recorrente no Gestix, tudo começa por:

Criar um novo cliente, no menu “Clientes”, clicar no sinal +

Preencher os campos de informação referentes ao novo Cliente

Segundo passo é a criação de um novo Contrato, no menu “Faturação Automática”, clicar no sinal +

Preencher os campos relativos ao novo Contrato e Gravar

Terceiro passo, depois do contrato estar criado, para faturar, use o menu “Faturação Automática”, opção Pendente de Faturação, escolher o período de faturação pretendido e clicar em Atualizar

Todos os contratos pendentes de faturação para o período selecionado estarão visíveis conforme figura em baixo

Neste passo pode consultar as faturas individualmente, selecionar todas as faturas ou apenas as que desejar.

Para gerar as faturas pretendidas clicar em Gerar

Clicar em Gravar

Neste momento a fatura é gerada, poderá ser imprimida, enviada por email e / ou gravada no seu PC

Impressão de Faturas em Massa,

Para poupar tempo e recursos, é possível fazer uma Impressão em Massa, onde todas as faturas selecionadas serão impressas de uma só vez.

Menu “Faturação”, selecionar o período de faturação, selecionar Pendente e clicar em “Impressão em Massa”

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Fatura de Adiantamento no Gestix

As normas fiscais em vigor em matéria de IVA obrigam agora à emissão de Fatura de Adiantamento com relevância fiscal, a qual pode ser simplesmente uma Fatura/Recibo para simplificar o processo.

Podem ser registados vários Adiantamentos, ficando os valores devidamente registados em conta-corrente até ao momento da emissão da fatura final.

Ao fazer a fatura final, o valor a incluir nesta fatura deverá ser o total sem descontar os adiantamentos.

Após fazer a fatura final, fazer a nota de crédito da fatura/recibo do adiantamento. Para tal, basta consultar a fatura do adiantamento e clicar no topo, na opção Crédito/Devolução.

Finalmente, após gravar a nota de crédito, fazer o recibo da diferença a pagar.

A conta corrente do cliente deverá de imediato refletir a situação atual, em que o saldo relativo ao conjunto das faturas e nota de créditos envolvidos na transação é zero.

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Erro ao submeter pedido à API do Gestix ERP

Questão

Estamos a ter dificuldades com os movimentos de transferencia através da API com a seguinte mensagem de erro: “Erro Gestix: 400 Gestix: document data not valid | entity not found in API (.items). No items data received. 2023-12-28 16:38:23 (login: Test company: iServices, lda.)”

Segundo conseguimos apurar, são caracteres incomuns como os que coloco abaixo na foto que estão na origem do erro. Conseguem ajudar?

Resposta

Recapitulando o processo de envio de dados para o Gestix através da API, a vossa aplicação deve

1º formar o JSON que encapsula esses dados
2º submeter o JSON à API
3º escutar o retorno da API

O retorno que obtém no passo 3º indica que o JSON formado pela vossa fonte de dados no passo 1º não é válido. Para ser mais fácil aos vossos engenheiros encontrarem o problema na fonte dos dados podem “pegar” nesse JSON gerado no 1º passo e submete-lo manualmente num validador on-line. Assim, o validador vai indicar quando o JSON estiver isento de erros.

Exemplo de um validador JSON online pode ser encontrado no seguinte link: https://jsonlint.com/

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Fatura Eletrónica

A partir de 1 de janeiro de 2024 a fatura eletrónica passa a ser obrigatória para as micro, pequenas e médias empresas, no âmbito da execução de contratos públicos, os cocontratantes são obrigados a emitir faturas eletrónicas, sem prejuízo dos requisitos exigidos na legislação fiscal.
Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou publicas, desde que ajam como fornecedores da Administração Publica (AP) na execução de contratos públicos.

Embora a faturação eletrónica B2G (Business-to-Government) se tenha tornado obrigatória a 1 de janeiro de 2023, o Decreto-Lei n.º 54/2023, publicado a 14 de julho de 2023, veio adiar mais uma vez esta obrigatoriedade para 31 de dezembro de 2023.

O governo português tem vindo a introduzir a obrigatoriedade da fatura eletrónica B2G nos últimos anos, a par de outras obrigações para a digitalização do cumprimento do IVA no país, alinhado com os esforços da União Europeia no sentido de harmonizar a adoção da fatura eletrónica nos contratos públicos.

Para atingir este objetivo, a UE implementou a Diretiva 2014/55/UE de forma a definir as responsabilidades e os critérios de faturação eletrónica nos processos de contratação pública. A UE exige que os Estados-Membros imponham a obrigação de a AP receber as faturas por via eletrónica.

Em que consiste a Faturação Eletrónica para a Administração Pública?

A Fatura Eletrónica é emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico, com a informação devidamente estruturada para permitir o seu tratamento de forma automática. Uma fatura em formato pdf deixa de ser considerada fatura eletrónica.

Todas as entidades adjudicantes públicas devem de ser capazes de receber e processar faturas eletrónicas de remetentes nacionais e estrangeiros.

Soluções disponíveis para Fatura Eletrónica

Fatura Eletrónica/EDI ( Electronic Data Interchange ) – esta solução permite transmitir eletrónicamente dados estruturados entre entidades. Isto é, permite que a fatura (ou documentos com relevância fiscal) gerada num dispositivo, seja recebida e importada de maneira correta e automáticamente noutros dispositivo

Fatura em PDF – às faturas PDF utilizadas atualmente vai ser necessário inserir uma assinatura digital qualificada, que vai servir para confirmar a autoria do documento em formato eletrónico.

Vantagens da Fatura Eletrónica

  • Redução de custos evita custos administrativos, perdas de tempo no processamento de documentos e gastos em papel, tinteiros e no envio das faturas pelos CTT ;
  • Visibilidade e garantia de entrega, visibilidade sobre os diferentes estados da fatura e confirmação da receção pelo cliente
  • Mais transparência na relação entre clientes e fornecedores, otimizando tempos de processamento, conferência, aprovação de faturas e pagamentos
  • Mais lucros, a entrega imediata de faturas permite diminuir o prazo de pagamento, melhorando a liquidez das empresas.

Para qualquer esclarecimento de dúvidas contate-nos através do nosso e-mail: info@gestix.pt

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Novidades Gestix ERP

  • A implementação da assinatura digital do PDF no Gestix é transparente para o Utilizador que subscreva o respetivo serviço. O PDF é assinado tanto quando é enviado por email como quando é descarregado para ficheiro. Para verificar os detalhes do selo digital do PDF, abrir o PDF com o Adobe Acrobat Reader e abrir a opção “Verificar Painel de Assinaturas”
  • Novo modo de configuração da Série de Documentos “apenas para consulta” https://blog.gestixsoftware.com/2024/01/series-de-documentos-apenas-para-leitura/
  • Talão de Oferta no Ponto de Venda e em Faturação com POS
  • Na Visão Global mostrar o Líquido de IVA no resumo analítico
  • Código Aduaneiro – Nova coluna opcional por linha de documento
  • Correção de dificuldade que existia ao inserir um valor de Portes, não assumia de imediato a respetiva taxa de IVA
  • Nova opção de Fatura Eletrónica JEDI (JSON EDI) para integração direta de documentos entre empresas que utilizam Gestix ERP
  • Margem de Lucro por Projeto não era exata quando havia notas de crédito parcelares envolvidas
  • ID de Séries de Documentos com até 15 carateres alfanuméricos
  • Botões configurados pelo utilizador no Ponto de Venda/POS Ecrã Tátil não assumiam preço no momento da venda
  • Ao atualizar stock de artigos por CSV permitir múltiplos operadores a trabalhar em diferentes lojas ou armazéns
  • Ao importar bases de dados de clientes por CSV ignorar fichas incompletas mas prosseguir importação dos dados
  • Permitir alterar o meio de pagamento em Faturas/Recibo e Recibos se o operador tiver privilégios de Administração do Sistema, mesmo que o documento já tenha sido imprimido

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Novidades Gestix ERP Outono 2023

Séries de Documentos

Ao criar novas séries de numeração de faturas ou quaisquer outros tipos de documentos dispõe agora de até 15 carateres para o código da Série. Exemplo: FAT2024 1234

Fatura Eletrónica/EDI para Administração Pública e Entidades Privadas

Se o seu cliente requer Fatura Eletrónica/EDI para que esta seja lançada automaticamente no seu sistema, o Gestix Enterprise oferece o desenvolvimento necessário para se ligar ao interface apropriado através da Saphety Invoice Network (SIN). Aceite o nosso convite para se registar no SIN e simplifique este processo, adquire os créditos em documentos EDI a enviar de forma completamente automática e integrada no seu Gestix ERP, à medida das suas necessidades mensais ou anuais.

PDF com Assinatura Digital Qualificada

A partir de 2024, para enviar faturas e outros documentos por via eletrónica (mail, whatsapp, etc) deverá fazê-lo utilizando PDF com Selo Digital Certificado no nome de pessoa qualificada para assinar em nome da sua empresa. O seu Gestix simplifica este processo. Aceite o nosso convite para se registar no SIN e obtém o pacote de assinaturas digitais qualificadas para as necessidades anuais da sua atividade. Caso entregue sempre faturas em papel ao seu cliente, não precisa de subscrever este serviço.

No caso de entregar sempre ao seu cliente faturas em papel, não precisa desta tecnologia.

Pagamento Online do seu Serviço Gestix Cloud

Em breve poderá realizar o pagamento online do seu serviço Gestix Cloud para maior comodidade. Assim, deixa de depender da Fatura Proforma para poder renovar a sua licença Gestix Cloud. Poderá também subscrever outros serviços ou upgrades se necessário.