As séries de documentos são bastante flexíveis em relação à sua criação, pode criar quantas séries necessitar para o seu negócio, escolher qual sequência de numeração, entre outros.
Como criar uma nova série de documentos.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Cancelar uma série de documento.
Como Criar uma Série de Documentos
A criação de séries de documentos é igual independentemente do género de documentos. No menu Faturação pode criar séries de documentos para faturação, guias de transporte, recibos entre outros. No menu Compras, pode criar séries de documentos de compra, como por exemplo faturas de compra, fatura/recibo entre outros.
O primeiro passo na criação de uma série de documentos é escolher o menu onde se quer criar a série de documentos pretendida. No exemplo em baixo vamos criar uma nova série no menu Faturação.
No menu faturação
Selecionar a opção Séries de Documentos no topo da pagina.
Carregue na opção Novo conforme imagem em baixo.
Neste passo irá ver uma listagem dos tipos de documentos disponíveis, escolha o pretendido, neste exemplo vamos criar uma fatura.
Depois de selecionar o documento pretendido, vamos parametrizar conforme as nossas necessidades. Tenha em atenção a sequência da numeração, pois esta é sequencial.
Na opção imprimir selecionar a opção Incluir Carga/Descarga se este documento for para o acompanhamento legal de mercadorias, conforme imagem em baixo e grave no final.
Neste momento a série de documento criada irá aparecer no menu faturação.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Seguir os passos em cima, na opção disponível escolher a opção pretendida.
Opção Sim – série disponível
Opção Sim, com Refª MB – série disponível com opção de gerar Refª MB
Opção Somente Leitura – série indisponível para a emissão de documentos, mas disponível para consulta
Opção Não Disponível – série indisponível para a emissão de documentos e consulta.
Cancelar uma série de documento.
É apenas possível apagar uma série de documentos apenas quando ainda não há documentos gerados, neste caso, carregue em séries de documentos > selecione a série pretendida e carregue em apagar, conforme imagem em baixo.
Para apagar uma série de documentos em que haja documentos gerados, como foi dito anteriormente, não é possível, o que recomendamos é que altere a disponibilidade desta série para indisponível, desta forma esta série não estará presente no menu nem estará disponível para consulta.
Usually four types of situations happen when managing the sale and repair of technological devices:
Sale of new devices with warranty provided that is controlled by serial number (or IMEI)
Return of devices for refurbishment and resale as pre-owned (these items require as well individual control for warranty purposes)
Sale of refurbished devices the general public under the Used VAT Regulations
Device repair with our without warranty
With Gestix you can control and manage your stock, buy and sell devices using serial numbers or IMEI.
Sell used and/ or refurbished devices such as Smart Phones, Smart Watches and others. Follow the steps below.
Select Admin
Select Settings
Select the option Handle Tax regime for Works of Art and Second-Hand Goods
After setting up your profile, your business is now able to buy new or used items, in small or big quantities, sell new or refurbished items with or with out serial number and even offer a repair service.
It is a very simple process to buying an item that is controlled by a serial number IMEI, to later sell:
1st – Create a item, or you can import a list of pre-existent item in a CSV file, and make the necessary changes, as showed in the image below,
2nd – if the items you are creating are new, do not select the option “VAT Regime for Gross Margin” this option should only be used for used items.
Your items are now setup,
Let’s see how to buy a used item and sell it as a refurbished item.
Select Purchasing from the Supply menu
In the menu Purchasing you can create as many new set of document as you need, or you can use the preset documents already in the data base.
Use the + sign to create a new Invoice/receipt, fill in the necessary information, bearing in mind that you will need the serial number or IMEI of the item you are buying , at the end click save.
For your and the seller’s control, the serial number is recorded on the document.
To sell these items, as in the previous step, we created a new Document Set within the invoice menu, you can create one or as many as you need or you can use the predefined ones.
To create a new Invoice/Receipt (as in the exemple below), click on the + sign, fill in all of the necessary information, please be aware that the Serial Number or IMEI for the item you are selling is required,
You can either enter the Serial Number manually or use the search button, where all of the available serial numbers associated with the item you are selling will be listed, you just have to select the correct one.
Validate the Serial Number and save the document.
The Invoice/Receipt is now created (for your control, the serial number is included within the document), if the item is being sold with warranty, you can add the details in the “Notes/Comments” area.
PURCHASE OF ITMES IN LARGE QUANTITIES
The process for buying large quantities of items is very easy and a quick process, you should proceed as per above, you just need to enter all of the Serial Numbers for the items you are receiving, as shown in the following images:
CHECK THE SERIAL NUMBERS OR IMEI OF AN ITEM THAT ARE AVAILABLE ON THE SYSTEM
In the Products menu, select the option Articles, select the wanted item and click on Product Traceability option
All of the Serial Numbers that have ever been processed within Gestix will be listed as shown in the image below, you can customize your search, by sold, on hand or production orders as per image below:
EQUIPMENT REPAIR
In the Sales menu, select the option Repair centre
The first step will have to be to create a service order to record the details of the repair and the item to be repaired (including the Serial Number).
When creating the Service Order, in the status area select Unchecked
After saving, you will be able to check and trace the repairs you have on the system and the stages they are in.
The status of the repair can be updated, for that, go back into the Service Order and change the status situation for the desired one
To finalize the quote, a technical report should be included and save at the end. You can now print or send it directly to the customer.
After the quote is approved by the customer, change the status to Repair and save. After saving at the top of the page you will have the option Bill of Materials, click on it
Check if all of the information is correct, add prices of the services provided and materials used. all left to do is to invoice your customer, you can do it by using the option Invoice at the top of the page.
Direcionado para representantes ou instaladores e prestadores de assistência técnica a máquinas e equipamentos sujeitos a controlo de prazos de garantia quer perante clientes como fornecedores
Pensado para as empresas que importam ou revendem, instalam e prestam assistência técnica a equipamentos abrangidos por prazos de garantia perante os clientes, bem como da parte dos fornecedores, proporciona a gestão fácil da base instalada, ao longo dos anos, por cliente e por produto, além de permitir a assemblagem de várias partes num produto final único, sem deixar de contemplar a discriminação dos componentes para efeitos de controlo de RMA (peças deficientes) quer da parte de clientes quer a fornecedores.
Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes e fornecedores já existentes por ficheiro CSV,
Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
Criação de produtos compostos
1 – Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes já existentes por ficheiro CSV
Pode criar fichas de clientes e fornecedores de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes ou fornecedores, ou se o número de clientes ou fornecedores já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes ou fornecedores.
O procedimento para a criação de fichas de cliente e fichas de fornecedores é o mesmo, apenas diferindo o menu, conforme imagens em baixo.
Para a criação de clientes, no menu Contas, escolha a opção Clientes
Para a criação de fornecedores, no menu Aprovisionamento, escolha a opção Fornecedores
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a sua importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carregue em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
Para mais informações relativas à criação de fichas de clientes e fornecedores, carregue aqui.
2 – Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
Assim como no ponto anterior, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.
No menu Produtos, escolha a opção Artigos
Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.
Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.
No menu Produtos, selecionar a opção Multi-Armazém
Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +
Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fim da pagina.
Para uma informação mais detalhada em como criar grupos de desconto para clientes e fornecedores carregue aqui.
3 – Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
Independentemente do tipo de artigos que comercialize, no Gestix tem a facilidade de gerir os seus artigos através de números de série, lotes com ou sem data de validade. Para isso quando cria um artigo selecione o tipo de rastreamento que pretende,
Depois de gravar, o modo de rastreamento ficará ativo e a partir desse momento poderá fazer o rastreamento de artigo através do menu Supervisor > Dashboard.
No exemplo em baixo vamos criar um artigo com rastreio através de lote com data de validade.
Agora que o artigo está criado, vamos fazer uma entrada de stock inicial
No menu Produtos, opção Multi Armazém
Carregue no sinal + para uma nova entrada de stock
Como na figura em baixo, pode escolher o armazém pretendido. Carregue no botão Artigo para selecionar o artigo pretendido, introduza a quantidade e o preço unitário (opcional) e grave a linha, pode acrescentar quantas linhas e artigos desejar.
o proximo passo será criar o lote e datas de validade, depois de gravar a linha do artigo (imagem em cima), conforme imagem em baixo, terá de introduzir o lote do artigo e neste caso a date de validade carregue em Validar Lote para gravar no final da linha, grave no final no topo ou fim da pagina
Depois do artigo estar criado pode comprar e vender, o processo é igual em ambos os casos apenas diferindo o menu em que trabalha,
Para comprar, no menu Aprovisionamento escolha a opção Compras
Para vender, no menu Vendas, escolha a opção Faturação
No exemplo em baixo, vamos vender um artigo que tenha a opção de rastreamento de Número de Lote com data de validade, para comprar os passos são os mesmos
Vamos usar uma Fatura/Recibo para este exemplo, carregue no sinal + para criar novo.
Depois de escolher o artigo e gravar como mostra na imagem em cima, vai ter a opção de escolher o lote pretendido conforme imagem em baixo, no final grave.
Depois de gravar, a operação está completa fica registado o lote utilizado, este pode ser pesquisado rapidamente através do menu Dashboard.
4 – Criação de produtos compostos
O Gestix oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
1º – Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
2º – Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Neste artigos vamos falar de como é fácil de transitar do software que está a utilizar, para o Gestix, e não importa se é uma pequena ou grande empresa.
Vamos ver de como é fácil e como proceder nos seguintes tópicos, pode usar este artigo como um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.
2 – Criação de fichas de clientes com ou sem saldos iniciais, importação por CSV, vertente CRM, tarefas
3 – Criação de fichas de fornecedores, aludindo à semelhança que tem com cliente
4 – Criação de fichas de artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor
Vamos falar de como é fácil e como proceder nos tópicos em cima, este artigo é um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.
Pode e deve ir alternando entre os tópicos conforme for mais conveniente para si, não precisando seguir o artigo do principio até ao fim.
1 . Personalização Fatura/Documentos Fiscais e Logótipo
O primeiro passo será importar o logótipo ou imagem pretendida
No menu Definições escolher opção Admin
Nas opções do menu da barra lateral carregar na opção Logótipo
Para importar imagem usar a opção Escolher Ficheiro
Depois de importar a imagem pretendida para o logotipo, carregue em atualizar e pode ver de imediato de como ficará o aspeto dos seus documentos, existem vazios parâmetros que pode definir para que os documento fiquem personalizados às suas necessidades, também tem a possibilidade de manter as mesmas definições para todos os documentos, bastando carregar no botão “Modificar Todos” como pode ver na imagem em baixo.
No menu Definições, opção Admin, Definições, é neste menu que pode definir os parâmetros de como quer que o seu Gestix funcione. Pode definir os Detalhes da Empresa Titular, Formato dos Números, Impostos, Documentos de Vendas, Documentos de compras, Inventário, Segurança, Impressão de Faturas e não se esqueça de gravar tudo no fim.
Pode usar as opções de escolha no lado esquerdo do ecrã, para ir diretamente para a opção pretendida
2 . Criação de Fichas de Clientes
Pode criar fichas de clientes de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes, ou se a sua lista de clientes já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes, desde o mais básico como nome, morada, telefone; até ao mais complexo como saldo inicial, dia de pagamento entre outros.
No menu Contas, opção Clientes
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.
No menu da barra lateral CRM, tem a opção de criar e gerir tarefas que pode criar e atribuir a clientes, como reuniões, fecho de vendas, apresentações entre outras. Pode gerir o seu dia a dia através da agenda que se encontra no mesmo meu (CRM)
3 – Criação de fichas de fornecedores e atribuição do Saldo Inicial
À semelhança do ponto anterior, a criação de fichas de fornecedores possibilita a importação de ficheiro CSV com toda a informação dos seus fornecedores, ou criar fichas de fornecedores individualmente. Em geral, o processo é o mesmo ao da criação de fichas de clientes como pode ver em baixo.
No menu Aprovisionamento escolha a opção Fornecedores
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de fornecedores em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de fornecedores individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus fornecedores carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Tal como no ponto anterior, pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Para criar manualmente as fichas de fornecedores, carregue no botão +, que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.
4 – Criação de fichas de artigos e carregamento do Stock Inicial
Assim como nos pontos anteriores, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.
No menu Produtos, escolha a opção Artigos
Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.
Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.
No menu Produtos, usar a opção Multi-Armazém
Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +
Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fundo da pagina.
5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor
No Gestix pode criar categorias para os seus artigos, dando oportunidade de segregar artigos por essas mesmas categorias.
No menu Produtos, escolha a opção artigos
Carregue no botão Categorias no topo do ecrã
Carregue no botão + para criar uma nova categoria
Preencha os dados necessários e não se esqueça de gravar no fim
Depois de criar as categorias para os seus artigos como demonstra em cima, o passo seguinte é a criação de grupos de desconto que pretende.
Pode criar grupos de desconto tanto para clientes como para fornecedores, sendo o processo idêntico, apenas tem de ter em atenção se está no menu Clientes ou Fornecedores.
carregue na opção Grupos de Desconto, use o sinal + para criar um grupo de desconto novo. Preencha os campos necessários e grave no fim
No exemplo em baixo, criamos dois grupos de desconto, Altas Compras e Baixas Compras, conforme mostra a imagem em baixo.
O próximo passo é atribuir a percentagem de desconto por cada grupo de desconto relativa a cada categoria de artigo.
No menu Artigos, use a opção Tabela de Descontos no topo da pagina e carregue em alterar.
Agora defina a percentagem de desconto que pretende, introduzindo os valores na tabela conforme imagem em baixo, gravando no final.
Pode agora selecionar o grupo de desconto na ficha do cliente/fornecedor.
É possível inserir muitas outras informações relevantes, seja manualmente seja através da importação de dados. Por exemplo, é possível importar transações de clientes e de fornecedores, com movimento de contas correntes e de inventário a partir de ficheiros CSV.
Destina-se a todas as lojas e empresas que comercializam e reparam equipamentos tecnológicos novos e recondicionados, com atendimento direto ao público e ou venda online.
Na gestão de venda e reparação de dispositivos tecnológicos geralmente ocorrem quatro tipos de situações:
Venda de equipamentos novos, com garantia controlada por Número de Série (ou IMEI)
Retoma de equipamentos para recondicionar e revender como semi-novos (estes produtos também carecem de controlo individual para efeitos de garantia)
Venda de equipamentos recondicionados ao público sob o Regime de IVA de Usados
Reparação de Equipamentos em garantia ou não
Estas situações estão previstas no sistema por forma a acelerar a resposta ao cliente. As duvidas e pedidos de esclarecimento do cliente face a avarias ou eventuais garantias são facilmente pesquisáveis a partir do Dashboard.
Com Gestix pode controlar e gerir o seu inventário, comprar e vender os seus produtos através de números de série ou IMEI.
Depois de configurar o seu perfil, (carregue aqui para configuração) a empresa pode efetuar retomas, comprar a fornecedores equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.
Quando compra um artigo usado ou faz uma retoma que irá ser controlado por Número de Série ou IMEI para venda, o processo é simples:
No menu lateral, opção Artigos, pode criar um artigo novo ou importar uma listagem em ficheiro CSV de produtos já existentes, e fazer as alterações necessárias. Na ficha do artigo marcar a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, esta opção deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas figuras em baixo:
Usar o botão + para criar novo artigo
Agora que os seus artigos já estão parametrizados.
Vamos ver como comprar um artigo unico usado e vender-lo como artigo recondicionado. Selecione Compras no menu Aprovisionamento:
No menu Compras pode criar uma nova série de documentos à sua medida ou quantas precisar, ou então, pode usar as séries predefinidas.
Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o número de série ou IMEI para que possa ter a opção de gerir este equipamento através de número de série ou IMEI do artigo que está a comprar, não se esqueça de validar o N/S, no final é só gravar.
O número de série é registado no documento para o seu controlo e para informação do vendedor.
Nesta altura, este artigo começa a estar controlado através da informação inserida (Número de série e/ou IMEI). O rastreamento deste artigo pode ser feito de maneira rápida através da opção Dashboard no menu da barra lateral, bastando apenas introduzir a informação de rastreamento introduzida na compra do equipamento pretendido.
Para venda de artigos, como no passo anterior, no menu Faturação poderá criada uma nova Série de Documentos, ou pode usar as predefinidas.
Para criar uma Fatura/Recibo (como no exemplo seguinte) basta clicar no sinal +, preencher os campos necessários tendo em atenção de que é necessário o Número de Série ou IMEI para o artigo que está a vender, pode usar o botão “Procurar N/S” ou introduzir manualmente.
A fatura/Recibo está criado (para controlo inclui o Número de Série). Para o caso de o artigo ser vendido com garantia, poderá adicionar os detalhes da garantia no campo “Notas/Comentários”. Este documento passa a fazer parte do rastreamento deste artigo que para sua conveniência poderá ser consultado no menu Dashboard a qualquer momento.
COMPRA DE ARTIGOS A FORNECEDORES
Se compra artigos a fornecedores o processo também é muito fácil e rápido, deve proceder como demonstrado em cima, apenas tem que inserir todos os Números de Série dos artigos que recebeu. Relembramos de que a opção “IVA Regime de Margem de Lucro”, deverá apenas ser utilizada para a compra de artigos usados e posterior venda como artigos recondicionados, como nas imagens seguintes:
Como anteriormente todos os movimentos dos números de série nesta compra podem ser rastreados através do menu Dashboard, pode também pesquisar por artigo.
Pode também consultar todos os números de série para um determinado artigo. No menu Artigos, selecionar o artigo pretendido e usar o botão Rastreio de Produto.
Aqui pode filtrar por artigos existentes, vendidos, todos os artigos e por armazém, pode também ver os documentos de entrada em stock associados a cada número de série.
REPARAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
No menu Vendas, Selecionar a opção Central de Reparações
O primeiro passo será criar uma ordem de serviço, onde se regista os detalhes da reparação e do artigo a reparar incluindo o Número de Série.
Na criação da Ordem de Serviço, use o botão Texto para introduzir o artigo toda a informação que desejar, também pode utilizar o campo Notas / Relatório Técnico para relatar ou descrever qualquer informação desejada ao longo do processo de reparação bem como o relatório técnico para a reparação do artigo, no campo Situação, neste passo, deve selecionar a opção Verificar, o que poderá significar que a avaria está ou irá se verificada pelo técnico. Grave no fim.
Depois de gravar pode verificar em que situação estão todas as reparações em curso, usando a opção “Em Curso” no menu no topo da pagina Central de Reparações, conforme imagem em baixo, pode também verificar relatórios disponíveis podendo facilmente gerir e informar clientes sobre o curso das reparações em sistema.
Na imagem em baixo, pode verificar que apenas existem três reparações em curso, todas na situação “Verificar”
À medida que a reparação dos artigos for sendo atualizada, pode ir alterando a situação do estado em que se encontra a reparação. Tem à sua disposição cinco situações previstas que pode utilizar conforme os seus procedimentos.
Sempre que a situação de reparação for atualizada ordem de serviço, também será automaticamente atualizada na opção “Em Curso” conforme imagem em baixo.
Para finalizar o orçamento tem de incluir um relatório técnico, gravar e de seguida tem a opção de imprimir ou enviar por email ao cliente:
Quando o orçamento for aprovado pelo cliente, modificar a Situação da Ordem de Serviço para Reparar e Grave. Depois de gravar no topo da página tem a opção de criar uma Folha De Obras para efetuar a reparação.
Depois de gravar, quando a reparação estiver finalizada, pode faturar na opção Fatura que se encontra no topo da página e desta forma o processo fica completo.
Venda artigos tecnológicos como Smart Phones, Smart Watches, entre outros, usados e ou recondicionados.
Siga as parametrizações em baixo
No menu Admin
Selecionar Definições
Selecionar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão
Depois de configurar o seu perfil, a empresa pode efetuar retomas, comprar grandes quantidades de equipamentos novos ou usados, vender artigos recondicionados ou novos com ou sem número de série e pode inclusive oferecer um serviço de reparação com gestão através de número de série e ou IMEI.
Com o Gestix Enterprise solução para Tecnologias, pode através do número de telemóvel, IMEI ou outros detalhes, pesquisar e ter acesso imediato ao registo do cliente, detalhes de faturação e toda a informação relacionada.
No menu Supervisor, opção Dashboard, inserir o número de telemóvel ou IMEI para ver todos os registos relacionados
Para poder inserir o IMEI juntamente com o número de serie quando faz uma venda, tem que primeiramente configurar o seu Gestix.
No menu Admin, opção Definições, na área Processamento de Itens do Stock, Números de Série.
Na Opção Números de Série, escolha uma das opções disponíveis, fazendo que o Gestix se comporte de maneira diferente relativamente à duplicação de números de série e números de série que não estão disponíveis em stock.
Escolha a opção para:
Sem duplicados; No rupture para fazer que o Gestix rejeite números de série duplicados e para garantir de que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.
Com duplicados; no rupture para fazer que o Gestix permita números de série duplicados e garantir que o número de série está disponível em stock quando estiver a fazer uma venda.
Sem duplicados; Allow rupture para permitir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, mas não permite a duplicação de números de série.
Com duplicados; Allow rupture para garantir a venda de números de série que ainda não tenham sido introduzidos no sistema, permitindo a duplicação de números de série
Neste exemplo vamos usar a opção Sem duplicados; Allow rupture para que apenas tenhamos que usar o número de série e IMEI quando formos vender.
Escolha a opção pretendida e grave (no fim da pagina).
No menu Produtos, opção Artigos pode pode entrar na ficha dos artigos e alterar o Rastreio de Produto para Número de Série.
Vamos fazer uma venda.
Criar uma nova Fatura/Recibo, escolha o artigo pretendido, coloque o Número de Série e o IMEI
Na fatura está identificado o dispositivo vendido para o cliente
Um dos problemas mais comuns no que respeita à faturação das empresas, é o tempo e os recursos necessários, que são despendidos durante o período de faturamento.
Com o Gestix é possível poupar tempo e libertar recursos nestes períodos tão importantes para a sua empresa, para que estes possam ser canalizados para outras tarefas que possivelmente sejam mais úteis para o dia a dia da sua organização.
A Faturação Recorrente no Gestix assenta naquilo a que chamamos Contrato de Cliente, o qual define o período com que se repete a emissão da fatura e o valor a faturar, entre outros elementos.
O processo é simples e rápido e as longas horas passadas ao computador a passar faturas vai ser uma coisa do passado.
Se nunca utilizou a Faturação Recorrente no Gestix, tudo começa por:
Criar um novo cliente, no menu “Clientes”, clicar no sinal +
Preencher os campos de informação referentes ao novo Cliente
Segundo passo é a criação de um novo Contrato, no menu “Faturação Automática”, clicar no sinal +
Preencher os campos relativos ao novo Contrato e Gravar
Terceiro passo, depois do contrato estar criado, para faturar, use o menu “Faturação Automática”, opção Pendente de Faturação, escolher o período de faturação pretendido e clicar em Atualizar
Todos os contratos pendentes de faturação para o período selecionado estarão visíveis conforme figura em baixo
Neste passo pode consultar as faturas individualmente, selecionar todas as faturas ou apenas as que desejar.
Para gerar as faturas pretendidas clicar em Gerar
Clicar em Gravar
Neste momento a fatura é gerada, poderá ser imprimida, enviada por email e / ou gravada no seu PC
Impressão de Faturas em Massa,
Para poupar tempo e recursos, é possível fazer uma Impressão em Massa, onde todas as faturas selecionadas serão impressas de uma só vez.
Menu “Faturação”, selecionar o período de faturação, selecionar Pendente e clicar em “Impressão em Massa”
As normas fiscais em vigor em matéria de IVA obrigam agora à emissão de Fatura de Adiantamento com relevância fiscal, a qual pode ser simplesmente uma Fatura/Recibo para simplificar o processo.
Podem ser registados vários Adiantamentos, ficando os valores devidamente registados em conta-corrente até ao momento da emissão da fatura final.
Ao fazer a fatura final, o valor a incluir nesta fatura deverá ser o total sem descontar os adiantamentos.
Após fazer a fatura final, fazer a nota de crédito da fatura/recibo do adiantamento. Para tal, basta consultar a fatura do adiantamento e clicar no topo, na opção Crédito/Devolução.
Finalmente, após gravar a nota de crédito, fazer o recibo da diferença a pagar.
A conta corrente do cliente deverá de imediato refletir a situação atual, em que o saldo relativo ao conjunto das faturas e nota de créditos envolvidos na transação é zero.
