Nos dias atuais, a eficiência na gestão empresarial é fundamental para se manter competitivo. Uma das ferramentas mais eficazes para alcançar essa eficiência é o ERP. Mas afinal, o que é um ERP, o que é um sistema ERP e para que serve? Vamos explorar essas questões e entender como os sistemas ERPs podem transformar a sua empresa.
O que é um ERP?
ERP, que significa Enterprise Resource Planning (Planeamento dos Recursos Empresariais), é um software que integra todos os processos essenciais de uma empresa numa única plataforma. Isso inclui áreas como finanças, recursos humanos, produção, cadeia de logística, serviços, compras e muito mais. Os sistemas ERPs são utilizados para facilitar o fluxo de informações entre todas os departamentos da sua empresa, promovendo uma gestão mais eficaz e uma tomada de decisões mais informada.
O que é um sistema ERP e para que serve?
Um sistema ERP serve para unificar os dados e processos de uma empresa numa única base de dados, eliminando redundâncias e melhorando a eficiência operacional. Com um software ERP, as empresas podem gerir todos os seus recursos de maneira integrada, o que ajuda a reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a precisão das informações.
Como funciona o sistema ERP?
O funcionamento de um sistema ERP baseia-se na centralização de dados e processos. Quando uma empresa implementa um ERP, todos os departamentos utilizam o mesmo sistema para registrar e acessar informações. Por exemplo, o departamento de vendas pode inserir um pedido no sistema ERP, e essa informação será instantaneamente acessível para o departamento de controlo de stock para preparação e envio e para o departamento financeiro emitir a fatura.
Como o ERP atua nas empresas?
O ERP atua nas empresas de maneira a proporcionar uma visão completa e integrada de todos os processos de negócios. Também facilita a comunicação entre os diferentes departamentos, melhora a precisão dos dados, aumenta a eficiência operacional e oferece insights valiosos para tomar decisões estratégicas. Com um programa ERP, as empresas podem:
sistemas erps
Automatizar processos: Reduzir o tempo gasto em tarefas manuais.
Melhorar a colaboração: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos.
Aumentar a produtividade: Eliminar redundâncias e otimizar os fluxos de trabalho.
Aprimorar a gestão financeira: Oferecer uma visão clara das finanças da empresa.
Tipos de ERPs
Existem diferentes tipos de ERPs disponíveis no mercado, cada um é adequado para diferentes necessidades empresariais:
ERP Local (On-Premises): Instalado nos servidores da própria empresa. Oferece maior controle, mas pode ser mais caro e exigir mais manutenção.
ERP na Nuvem (Cloud ERP): Hospedado na nuvem e acessível via internet. É mais fácil de implementar e escalar, além de geralmente ser mais econômico.
ERP Híbrido: Combina elementos de ERP local e na nuvem, oferecendo flexibilidade e integração.
Considerações Finais
Em resumo, entender o que é um ERP, o que é um sistema ERP e para que serve, como funciona o sistema ERP, como o ERP atua nas empresas e os diferentes tipos de ERPs disponíveis é crucial para qualquer organização que procura melhorar sua eficiência e competitividade. Os sistemas ERPs são a espinha dorsal das operações modernas, facilitando a gestão integrada e proporcionando uma base sólida para o crescimento sustentável.
Invista em um ERP adequado para sua empresa e colha os benefícios de uma gestão mais eficaz e integrada.
Para mais informações sobre as nossas soluções ERP carregue aqui
A assinatura digital qualificada permite assegurar a assinatura de um documento digital, comprovando a sua autenticidade.
A assinatura digital qualificada é obrigatória em documentos que são enviados eletronicamente, desta forma é assegurada a autenticidade do emissor e confere a integridade do documento.
Como Verificar Se Um Documento Está Assinado Digitalmente?
Para verificar se um documento PDF está assinado digitalmente, basta utilizar um leitor de PDF, neste exemplo vamos utilizar o Acrobat Reader da Adobe que é gratuito
Abra o documento que pretende verificar com o Acrobat Reader da Adobe
Quando o documento é aberto, o programa verifica automaticamente a assinatura digital e informa de que o documento está assinado e que as assinaturas são validas, conforme imagem em baixo
Para mais informações sobre as assinaturas presentes no documento, use a opção Painel De Assinaturas
Teremos todo o prazer em falar consigo sobre as nossas soluções sobre assinatura digital qualificada através do email support@gestix.com para mais detalhes consulte o nosso website
A opção de Custeio por Número de Série permite contabilizar o custo de artigos ao nível de cada unidade transacionada, através do Número de Série.
Na compra ou retoma de um produto sujeito a rastreamento por Número de Série, é possível indicar diferentes preços unitários de custo para a mesma referência de artigo. Estes dados ficam associados aos Números de Série de forma a possibilitar determinar com precisão o preço de custo destes artigos quando da sua posterior transação.
Nas listagens de inventário, os artigos com esta modalidade de custeio exibem valores de stock consistentes com o somatório dos custos unitários dos Números de Série disponíveis em armazém, ao invés de terem por base o tradicional método de preço de custo médio ponderado.
Importação de dados de Artigos inclui agora a gestão da Subfamília e da Modalidade de Custeio de Artigo.
Atualização do Preço de Venda por margem de lucro na Compra de Fornecedores agora também disponível no Gestix Business.
Mais rápido no processamento de listagens e relatórios de vendas e de dívida de terceiros com novos algoritmos de gestão de acumulados mensais e anuais.
Parâmetros de Configuração do Gestix passa a mostrar data e hora da última atualização do registo.
Números de Série e Números de Lotes com novas listagens disponíveis no menu Artigos: Inventário de Números de Série e Lotes por Prazo de Validade.
Opção de Custeio de Artigos por Número de Série (em fase de implementação)
Solução de Dificuldades
Suprimir exigência de dados fiscais na Nota de Crédito financeira sobre uma ou mais faturas sem NIF
Prospeção de Vendas, ficha de Lead, solucionado problema na cor do texto.
Campos de Notas/Comentários e Operador não estavam acessíveis na edição de Entradas e Saídas de Armazém.
Ao anular Transferência de Armazém envolvendo Artigo com Número de Série, retornar o N/S ao armazém de origem.
Ordens de Produção: Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços, produto final tipo produto não aparece como opção de escolha no campo “Procurar Produto” em CP modelo de produto > Ordem de Produção
Retenção na fonte é uma forma de tributação de impostos ao governo Português com o adiantamento do pagamento do IRS quando lhe entregam os seus rendimentos salariais, ou quando efectua o pagamento de uma fatura de um serviço que adquiriu.
Quando se trata do pagamentos de serviços, é o cliente quem entrega o valor da retenção diretamente à Autoridade Tributária (AT), em uma fatura com o valor de 100€ com retenção de 25€, o cliente paga 75€ ao fornecedor e 25€ diretamente à AT.
É importante saber que o cliente tem a responsabilidade de entregar uma declaração ao prestador de serviços/fornecedor até ao dia 20 de Janeiro do ano seguinte, onde os valores totais de rendimentos e o valor retido na fonte são indicados. Desta forma o fornecedor ficará com o comprovativo dos valores retidos e que serão dedutiveis no valor a pagar ao estado.
como parametrizar o gestix para retenção na fonte
No menu Definições selecione a opção Admin
Na barra lateral selecione a opção Definições.
na zona Fiscal, opção Tratar taxa de IRS selecione a opção pretendida, para incluir Artigos retire o “pisco” na opção Artigos isentos de IRS, conforme imagem em baixo.
Como emitir faturas com retenção na fonte com o Gestix?
É possível faturar produtos e/ou serviços com retenção na fonte e Produtos sem retenção na fonte no mesmo documento, sendo que a retenção é apenas calculada para as linhas com retenção.
No menu faturação carregue no sinal + na série de documentos desejada neste caso vamos criar uma fatura.
Fatura pronta a enviar ao cliente
Pode consultar a conta corrente do cliente pretendido através do menu Clientes opção Conta conforme imagem em baixo
Com o Gestix, pode criar faturas com serviços que estão abrangidos pela retenção na fonte e artigos que não estão abrangidos, sendo que o valor da retenção será calculado apenas sobre os serviços com retenção na fonte.
Sumário das questões respondidas neste artigo, estão por ordem para que possa ir diretamente para a questão pretendida.
Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
Como criar faturas para clientes pontuais?
É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
O texto do corpo dos emails é configurável?
Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
Pode fazer pesquisas rápidas através do menu Supervisor > Dashboard, colocando o que pretende pesquisar, no exemplo em baixo vamos pesquisar um número de série.
Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
Para alterar a senha de acesso ao seu Gestix, no menu Definições > Admin > Utilizadores, carregar no “olho” > Alterar, inserir a senha pretendida, confirme a senha e grave no fim.
Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
A resposta é não, por lei não necessita de começar uma nova numeração, pode continuar a sequência que estava a usar. Mas no caso de querer começar uma nova sequência também o pode fazer siga os passos em baixo.
No menu Vendas, escolha a opção Faturação
Use o botão Séries de Documentos
Use o botão + para criar uma nova Série de Documentos
Das séries pré-definidas, escolha a pretendida, no exemplo em baixo, vamos criar uma nova Série de Faturas (carregue na pretendida).
Preencha os campos necessários, tendo em atenção ao terceiro campo onde deverá introduzir o próximo número da série, no exemplo em baixo a próxima fatura terá o número 1 e seguirá essa sequência. Se pretender que a sua série tenha outra numeração deve colocar o número pretendido, por exemplo 202401, este será no numero da primeira fatura que passar e a segunda será 202402 e assim sucessivamente.
A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
A maneira mais simples de corrigir a taxa de IVA nas suas faturas é na própria fatura conforme imagem em baixo.
Para evitar estar sempre a ter que escolher a percentagem de IVA nas suas faturas, pode pré-definir a opção de IVA que seja adequada para o seu negócio.
No menu Admin, opção taxas de IVA, carregar na opção que mais se adequa ao seu negócio e carregue em alterar no topo da página.
Selecione Pré-definido e grave.
Agora todas as faturas têm a mesma taxa de IVA (pré-definida), podendo ser modificada diretamente na fatura para situações pontuais.
Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
Séries de documentos não ativas ou não disponíveis, estas séries não estão disponíveis para pesquisa ou para operar. Desta forma é necessário que a série pretendida volte a estar disponível. Siga os passos em baixo.
Para consultar ou imprimir documentos das séries que se encontrem inativas, selecionar “Séries de Documentos” no topo da pagina de Faturação, selecionar a série pretendida, selecionar “Alterar” no topo da pagina, no campo “Disponível” selecionar “Somente Leitura” e gravar, esta série passará a estar disponível no menu Faturação. Para imprimir um documento ou imprimir em massa, selecione a série pretendida, selecionar as datas pretendidas, clicar em Impressão em Massa se for esse o caso e imprimir. Para que a série volte a ficar oculta, siga o primeiro passo, e altere novamente no campo Disponível para Não Disponível.
Depois de gravar, esta série de documentos estará disponível apenas para consulta, ou seja, não podem ser gerados documentos nesta série mas pode imprimir ou consultar qualquer documento emitido nesta série.
Como criar faturas para clientes pontuais?
Para efeitos de emissão de documento a um cliente pontual, se o cliente desejar que os seus dados estejam presentes na fatura/recibo, pode inserir esses dados deixando o NIF em branco, colocando no campo país da morada do cliente, o país respetivo.
Caso o cliente pontual não deseje ou não precise que seus dados constem na fatura/recibo, podem ser deixados em branco, não inscrevendo qualquer valor no campo NIF.
É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
Uma fatura depois de gerada não pode ser alterada, o que poderá fazer é criar fatura Pro Forma, o que lhe permite corrigir ou alterar os dados na altura de faturar. Como por exemplo descrição, quantidades entre outros
Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
Pode colocar vários email na ficha do cliente, um para cada Pessoa de Contacto, escolhendo no Campo por baixo de “Posição”, a opção pretendida para receber mail conforme o tipo de conteúdo.
Exemplo:
Encomendas – recebe documentos enviados por email do tipo propostas, pro-formas e encomendas
Faturação – recebe faturas e recibos
Pedidos de pagamento – recebe pedidos de pagamentos
Todos – recebe todos os documentos
O texto do corpo dos emails é configurável?
Sim, pode configurar o texto que é enviado para cada grupo de email, por exemplo, um texto para o email relativo a Faturação, outro texto para emails relativos a Pedidos de Pagamento, pode até ter textos em diferentes idiomas.
Pode personalizar o email no menu Admin > Texto, pode alterar textos já existentes, carregando sobre a linha do texto pretendido e usar a opção Alterar no cimo da página.
Pode também criar novos textos, menu Admin > Texto > Novo, tendo em atenção que no campo Relatório deverá introduzir o nome da série de documentos á qual se destina o email. No exemplo em baixo vamos criar um texto novo para faturação.
As séries de documentos são bastante flexíveis em relação à sua criação, pode criar quantas séries necessitar para o seu negócio, escolher qual sequência de numeração, entre outros.
Como criar uma nova série de documentos.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Cancelar uma série de documento.
Como Criar uma Série de Documentos
A criação de séries de documentos é igual independentemente do género de documentos. No menu Faturação pode criar séries de documentos para faturação, guias de transporte, recibos entre outros. No menu Compras, pode criar séries de documentos de compra, como por exemplo faturas de compra, fatura/recibo entre outros.
O primeiro passo na criação de uma série de documentos é escolher o menu onde se quer criar a série de documentos pretendida. No exemplo em baixo vamos criar uma nova série no menu Faturação.
No menu faturação
Selecionar a opção Séries de Documentos no topo da pagina.
Carregue na opção Novo conforme imagem em baixo.
Neste passo irá ver uma listagem dos tipos de documentos disponíveis, escolha o pretendido, neste exemplo vamos criar uma fatura.
Depois de selecionar o documento pretendido, vamos parametrizar conforme as nossas necessidades. Tenha em atenção a sequência da numeração, pois esta é sequencial.
Na opção imprimir selecionar a opção Incluir Carga/Descarga se este documento for para o acompanhamento legal de mercadorias, conforme imagem em baixo e grave no final.
Neste momento a série de documento criada irá aparecer no menu faturação.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Seguir os passos em cima, na opção disponível escolher a opção pretendida.
Opção Sim – série disponível
Opção Sim, com Refª MB – série disponível com opção de gerar Refª MB
Opção Somente Leitura – série indisponível para a emissão de documentos, mas disponível para consulta
Opção Não Disponível – série indisponível para a emissão de documentos e consulta.
Cancelar uma série de documento.
É apenas possível apagar uma série de documentos apenas quando ainda não há documentos gerados, neste caso, carregue em séries de documentos > selecione a série pretendida e carregue em apagar, conforme imagem em baixo.
Para apagar uma série de documentos em que haja documentos gerados, como foi dito anteriormente, não é possível, o que recomendamos é que altere a disponibilidade desta série para indisponível, desta forma esta série não estará presente no menu nem estará disponível para consulta.
Usually four types of situations happen when managing the sale and repair of technological devices:
Sale of new devices with warranty provided that is controlled by serial number (or IMEI)
Return of devices for refurbishment and resale as pre-owned (these items require as well individual control for warranty purposes)
Sale of refurbished devices the general public under the Used VAT Regulations
Device repair with our without warranty
With Gestix you can control and manage your stock, buy and sell devices using serial numbers or IMEI.
Sell used and/ or refurbished devices such as Smart Phones, Smart Watches and others. Follow the steps below.
Select Admin
Select Settings
Select the option Handle Tax regime for Works of Art and Second-Hand Goods
After setting up your profile, your business is now able to buy new or used items, in small or big quantities, sell new or refurbished items with or with out serial number and even offer a repair service.
It is a very simple process to buying an item that is controlled by a serial number IMEI, to later sell:
1st – Create a item, or you can import a list of pre-existent item in a CSV file, and make the necessary changes, as showed in the image below,
2nd – if the items you are creating are new, do not select the option “VAT Regime for Gross Margin” this option should only be used for used items.
Your items are now setup,
Let’s see how to buy a used item and sell it as a refurbished item.
Select Purchasing from the Supply menu
In the menu Purchasing you can create as many new set of document as you need, or you can use the preset documents already in the data base.
Use the + sign to create a new Invoice/receipt, fill in the necessary information, bearing in mind that you will need the serial number or IMEI of the item you are buying , at the end click save.
For your and the seller’s control, the serial number is recorded on the document.
To sell these items, as in the previous step, we created a new Document Set within the invoice menu, you can create one or as many as you need or you can use the predefined ones.
To create a new Invoice/Receipt (as in the exemple below), click on the + sign, fill in all of the necessary information, please be aware that the Serial Number or IMEI for the item you are selling is required,
You can either enter the Serial Number manually or use the search button, where all of the available serial numbers associated with the item you are selling will be listed, you just have to select the correct one.
Validate the Serial Number and save the document.
The Invoice/Receipt is now created (for your control, the serial number is included within the document), if the item is being sold with warranty, you can add the details in the “Notes/Comments” area.
PURCHASE OF ITMES IN LARGE QUANTITIES
The process for buying large quantities of items is very easy and a quick process, you should proceed as per above, you just need to enter all of the Serial Numbers for the items you are receiving, as shown in the following images:
CHECK THE SERIAL NUMBERS OR IMEI OF AN ITEM THAT ARE AVAILABLE ON THE SYSTEM
In the Products menu, select the option Articles, select the wanted item and click on Product Traceability option
All of the Serial Numbers that have ever been processed within Gestix will be listed as shown in the image below, you can customize your search, by sold, on hand or production orders as per image below:
EQUIPMENT REPAIR
In the Sales menu, select the option Repair centre
The first step will have to be to create a service order to record the details of the repair and the item to be repaired (including the Serial Number).
When creating the Service Order, in the status area select Unchecked
After saving, you will be able to check and trace the repairs you have on the system and the stages they are in.
The status of the repair can be updated, for that, go back into the Service Order and change the status situation for the desired one
To finalize the quote, a technical report should be included and save at the end. You can now print or send it directly to the customer.
After the quote is approved by the customer, change the status to Repair and save. After saving at the top of the page you will have the option Bill of Materials, click on it
Check if all of the information is correct, add prices of the services provided and materials used. all left to do is to invoice your customer, you can do it by using the option Invoice at the top of the page.
