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Assinatura Digital De Documentos
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
A assinatura digital qualificada permite assegurar a assinatura de um documento digital, comprovando a sua autenticidade.
A assinatura digital qualificada é obrigatória em documentos que são enviados eletronicamente, desta forma é assegurada a autenticidade do emissor e confere a integridade do documento.
Como Verificar Se Um Documento Está Assinado Digitalmente?
Para verificar se um documento PDF está assinado digitalmente, basta utilizar um leitor de PDF, neste exemplo vamos utilizar o Acrobat Reader da Adobe que é gratuito
- Abra o documento que pretende verificar com o Acrobat Reader da Adobe
- Quando o documento é aberto, o programa verifica automaticamente a assinatura digital e informa de que o documento está assinado e que as assinaturas são validas, conforme imagem em baixo
Para mais informações sobre as assinaturas presentes no documento, use a opção Painel De Assinaturas
Pode também consultar o artigo sobre fatura electrónica .
Teremos todo o prazer em falar consigo sobre as nossas soluções sobre assinatura digital qualificada através do email support@gestix.com para mais detalhes consulte o nosso website
Custeio por Número de Série
A opção de Custeio por Número de Série permite contabilizar o custo de artigos ao nível de cada unidade transacionada, através do Número de Série.
Na compra ou retoma de um produto sujeito a rastreamento por Número de Série, é possível indicar diferentes preços unitários de custo para a mesma referência de artigo. Estes dados ficam associados aos Números de Série de forma a possibilitar determinar com precisão o preço de custo destes artigos quando da sua posterior transação.
Nas listagens de inventário, os artigos com esta modalidade de custeio exibem valores de stock consistentes com o somatório dos custos unitários dos Números de Série disponíveis em armazém, ao invés de terem por base o tradicional método de preço de custo médio ponderado.
Novidades Gestix Primavera 2024
Melhoramentos
Importação de dados de Artigos inclui agora a gestão da Subfamília e da Modalidade de Custeio de Artigo.
Atualização do Preço de Venda por margem de lucro na Compra de Fornecedores agora também disponível no Gestix Business.
Mais rápido no processamento de listagens e relatórios de vendas e de dívida de terceiros com novos algoritmos de gestão de acumulados mensais e anuais.
Parâmetros de Configuração do Gestix passa a mostrar data e hora da última atualização do registo.
Números de Série e Números de Lotes com novas listagens disponíveis no menu Artigos: Inventário de Números de Série e Lotes por Prazo de Validade.
Opção de Custeio de Artigos por Número de Série (em fase de implementação)
Solução de Dificuldades
Suprimir exigência de dados fiscais na Nota de Crédito financeira sobre uma ou mais faturas sem NIF
Prospeção de Vendas, ficha de Lead, solucionado problema na cor do texto.
Campos de Notas/Comentários e Operador não estavam acessíveis na edição de Entradas e Saídas de Armazém.
Ao anular Transferência de Armazém envolvendo Artigo com Número de Série, retornar o N/S ao armazém de origem.
Ordens de Produção: Fabricar Produto a partir de Materiais e Serviços, produto final tipo produto não aparece como opção de escolha no campo “Procurar Produto” em CP modelo de produto > Ordem de Produção
Faturação com Retenção na Fonte
Oque é Retenção na Fonte e como funciona?
Retenção na fonte é uma forma de tributação de impostos ao governo Português com o adiantamento do pagamento do IRS quando lhe entregam os seus rendimentos salariais, ou quando efectua o pagamento de uma fatura de um serviço que adquiriu.
Quando se trata do pagamentos de serviços, é o cliente quem entrega o valor da retenção diretamente à Autoridade Tributária (AT), em uma fatura com o valor de 100€ com retenção de 25€, o cliente paga 75€ ao fornecedor e 25€ diretamente à AT.
É importante saber que o cliente tem a responsabilidade de entregar uma declaração ao prestador de serviços/fornecedor até ao dia 20 de Janeiro do ano seguinte, onde os valores totais de rendimentos e o valor retido na fonte são indicados. Desta forma o fornecedor ficará com o comprovativo dos valores retidos e que serão dedutiveis no valor a pagar ao estado.
como parametrizar o gestix para retenção na fonte
No menu Definições selecione a opção Admin
Na barra lateral selecione a opção Definições.
na zona Fiscal, opção Tratar taxa de IRS selecione a opção pretendida, para incluir Artigos retire o “pisco” na opção Artigos isentos de IRS, conforme imagem em baixo.
Como emitir faturas com retenção na fonte com o Gestix?
É possível faturar produtos e/ou serviços com retenção na fonte e Produtos sem retenção na fonte no mesmo documento, sendo que a retenção é apenas calculada para as linhas com retenção.
No menu faturação carregue no sinal + na série de documentos desejada neste caso vamos criar uma fatura.
Fatura pronta a enviar ao cliente
Pode consultar a conta corrente do cliente pretendido através do menu Clientes opção Conta conforme imagem em baixo
Com o Gestix, pode criar faturas com serviços que estão abrangidos pela retenção na fonte e artigos que não estão abrangidos, sendo que o valor da retenção será calculado apenas sobre os serviços com retenção na fonte.
Questões Frequentes/Pertinentes no Gestix
Sumário das questões respondidas neste artigo, estão por ordem para que possa ir diretamente para a questão pretendida.
- Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
- Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
- Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
- A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
- Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
- Como criar faturas para clientes pontuais?
- É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
- Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
- O texto do corpo dos emails é configurável?
Como fazer uma pesquisa rápida de artigos, de números de série entre outras?
Pode fazer pesquisas rápidas através do menu Supervisor > Dashboard, colocando o que pretende pesquisar, no exemplo em baixo vamos pesquisar um número de série.
Como alterar a senha de acesso ao Gestix?
Para alterar a senha de acesso ao seu Gestix, no menu Definições > Admin > Utilizadores, carregar no “olho” > Alterar, inserir a senha pretendida, confirme a senha e grave no fim.
Tenho de começar uma nova numeração no inicio do novo ano para documentos como faturas, guias de transporte entre outros? Como começar uma nova numeração de documentos para este ano?
A resposta é não, por lei não necessita de começar uma nova numeração, pode continuar a sequência que estava a usar. Mas no caso de querer começar uma nova sequência também o pode fazer siga os passos em baixo.
No menu Vendas, escolha a opção Faturação
Use o botão Séries de Documentos
Use o botão + para criar uma nova Série de Documentos
Das séries pré-definidas, escolha a pretendida, no exemplo em baixo, vamos criar uma nova Série de Faturas (carregue na pretendida).
Preencha os campos necessários, tendo em atenção ao terceiro campo onde deverá introduzir o próximo número da série, no exemplo em baixo a próxima fatura terá o número 1 e seguirá essa sequência. Se pretender que a sua série tenha outra numeração deve colocar o número pretendido, por exemplo 202401, este será no numero da primeira fatura que passar e a segunda será 202402 e assim sucessivamente.
A minha fatura tem a taxa de IVA errada, como posso corrigir?
A maneira mais simples de corrigir a taxa de IVA nas suas faturas é na própria fatura conforme imagem em baixo.
Para evitar estar sempre a ter que escolher a percentagem de IVA nas suas faturas, pode pré-definir a opção de IVA que seja adequada para o seu negócio.
No menu Admin, opção taxas de IVA, carregar na opção que mais se adequa ao seu negócio e carregue em alterar no topo da página.
Selecione Pré-definido e grave.
Agora todas as faturas têm a mesma taxa de IVA (pré-definida), podendo ser modificada diretamente na fatura para situações pontuais.
Como consultar, imprimir ou fazer impressão em massa de documentos cujo as series de documentos não estejam ativas
Séries de documentos não ativas ou não disponíveis, estas séries não estão disponíveis para pesquisa ou para operar. Desta forma é necessário que a série pretendida volte a estar disponível. Siga os passos em baixo.
Para consultar ou imprimir documentos das séries que se encontrem inativas, selecionar “Séries de Documentos” no topo da pagina de Faturação, selecionar a série pretendida, selecionar “Alterar” no topo da pagina, no campo “Disponível” selecionar “Somente Leitura” e gravar, esta série passará a estar disponível no menu Faturação. Para imprimir um documento ou imprimir em massa, selecione a série pretendida, selecionar as datas pretendidas, clicar em Impressão em Massa se for esse o caso e imprimir. Para que a série volte a ficar oculta, siga o primeiro passo, e altere novamente no campo Disponível para Não Disponível.
Depois de gravar, esta série de documentos estará disponível apenas para consulta, ou seja, não podem ser gerados documentos nesta série mas pode imprimir ou consultar qualquer documento emitido nesta série.
Como criar faturas para clientes pontuais?
Para efeitos de emissão de documento a um cliente pontual, se o cliente desejar que os seus dados estejam presentes na fatura/recibo, pode inserir esses dados deixando o NIF em branco, colocando no campo país da morada do cliente, o país respetivo.
Caso o cliente pontual não deseje ou não precise que seus dados constem na fatura/recibo, podem ser deixados em branco, não inscrevendo qualquer valor no campo NIF.
É possível alterar uma fatura gerada sem ser finalizada? Por exemplo, descrição de artigos?
Uma fatura depois de gerada não pode ser alterada, o que poderá fazer é criar fatura Pro Forma, o que lhe permite corrigir ou alterar os dados na altura de faturar. Como por exemplo descrição, quantidades entre outros
Quantos e-mails é possível colocar para envio de faturação? Podemos definir e-mails diferentes para faturação e pedido de pagamentos? Como posso fazê-lo?
Pode colocar vários email na ficha do cliente, um para cada Pessoa de Contacto, escolhendo no Campo por baixo de “Posição”, a opção pretendida para receber mail conforme o tipo de conteúdo.
Exemplo:
- Encomendas – recebe documentos enviados por email do tipo propostas, pro-formas e encomendas
- Faturação – recebe faturas e recibos
- Pedidos de pagamento – recebe pedidos de pagamentos
- Todos – recebe todos os documentos
O texto do corpo dos emails é configurável?
Sim, pode configurar o texto que é enviado para cada grupo de email, por exemplo, um texto para o email relativo a Faturação, outro texto para emails relativos a Pedidos de Pagamento, pode até ter textos em diferentes idiomas.
Pode personalizar o email no menu Admin > Texto, pode alterar textos já existentes, carregando sobre a linha do texto pretendido e usar a opção Alterar no cimo da página.
Pode também criar novos textos, menu Admin > Texto > Novo, tendo em atenção que no campo Relatório deverá introduzir o nome da série de documentos á qual se destina o email. No exemplo em baixo vamos criar um texto novo para faturação.
Séries De Documentos
As séries de documentos são bastante flexíveis em relação à sua criação, pode criar quantas séries necessitar para o seu negócio, escolher qual sequência de numeração, entre outros.
- Como criar uma nova série de documentos.
- Como alterar uma série de documentos.
- Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
- Cancelar uma série de documento.
Como Criar uma Série de Documentos
A criação de séries de documentos é igual independentemente do género de documentos. No menu Faturação pode criar séries de documentos para faturação, guias de transporte, recibos entre outros. No menu Compras, pode criar séries de documentos de compra, como por exemplo faturas de compra, fatura/recibo entre outros.
O primeiro passo na criação de uma série de documentos é escolher o menu onde se quer criar a série de documentos pretendida. No exemplo em baixo vamos criar uma nova série no menu Faturação.
No menu faturação
Selecionar a opção Séries de Documentos no topo da pagina.
Carregue na opção Novo conforme imagem em baixo.
Neste passo irá ver uma listagem dos tipos de documentos disponíveis, escolha o pretendido, neste exemplo vamos criar uma fatura.
Depois de selecionar o documento pretendido, vamos parametrizar conforme as nossas necessidades. Tenha em atenção a sequência da numeração, pois esta é sequencial.
Na opção imprimir selecionar a opção Incluir Carga/Descarga se este documento for para o acompanhamento legal de mercadorias, conforme imagem em baixo e grave no final.
Neste momento a série de documento criada irá aparecer no menu faturação.
Como alterar uma série de documentos.
Alteração da disponibilidade de séries de documentos.
Seguir os passos em cima, na opção disponível escolher a opção pretendida.
- Opção Sim – série disponível
- Opção Sim, com Refª MB – série disponível com opção de gerar Refª MB
- Opção Somente Leitura – série indisponível para a emissão de documentos, mas disponível para consulta
- Opção Não Disponível – série indisponível para a emissão de documentos e consulta.
Cancelar uma série de documento.
É apenas possível apagar uma série de documentos apenas quando ainda não há documentos gerados, neste caso, carregue em séries de documentos > selecione a série pretendida e carregue em apagar, conforme imagem em baixo.
Para apagar uma série de documentos em que haja documentos gerados, como foi dito anteriormente, não é possível, o que recomendamos é que altere a disponibilidade desta série para indisponível, desta forma esta série não estará presente no menu nem estará disponível para consulta.
Gestix in the Sale and Repair of Mobile Phones, Smartwatches and Tablets
Usually four types of situations happen when managing the sale and repair of technological devices:
- Sale of new devices with warranty provided that is controlled by serial number (or IMEI)
- Return of devices for refurbishment and resale as pre-owned (these items require as well individual control for warranty purposes)
- Sale of refurbished devices the general public under the Used VAT Regulations
- Device repair with our without warranty
With Gestix you can control and manage your stock, buy and sell devices using serial numbers or IMEI.
Sell used and/ or refurbished devices such as Smart Phones, Smart Watches and others. Follow the steps below.
Select Admin
Select Settings
Select the option Handle Tax regime for Works of Art and Second-Hand Goods
After setting up your profile, your business is now able to buy new or used items, in small or big quantities, sell new or refurbished items with or with out serial number and even offer a repair service.
It is a very simple process to buying an item that is controlled by a serial number IMEI, to later sell:
1st – Create a item, or you can import a list of pre-existent item in a CSV file, and make the necessary changes, as showed in the image below,
2nd – if the items you are creating are new, do not select the option “VAT Regime for Gross Margin” this option should only be used for used items.
Your items are now setup,
Let’s see how to buy a used item and sell it as a refurbished item.
Select Purchasing from the Supply menu
In the menu Purchasing you can create as many new set of document as you need, or you can use the preset documents already in the data base.
Use the + sign to create a new Invoice/receipt, fill in the necessary information, bearing in mind that you will need the serial number or IMEI of the item you are buying , at the end click save.
For your and the seller’s control, the serial number is recorded on the document.
To sell these items, as in the previous step, we created a new Document Set within the invoice menu, you can create one or as many as you need or you can use the predefined ones.
To create a new Invoice/Receipt (as in the exemple below), click on the + sign, fill in all of the necessary information, please be aware that the Serial Number or IMEI for the item you are selling is required,
You can either enter the Serial Number manually or use the search button, where all of the available serial numbers associated with the item you are selling will be listed, you just have to select the correct one.
Validate the Serial Number and save the document.
The Invoice/Receipt is now created (for your control, the serial number is included within the document), if the item is being sold with warranty, you can add the details in the “Notes/Comments” area.
PURCHASE OF ITMES IN LARGE QUANTITIES
The process for buying large quantities of items is very easy and a quick process, you should proceed as per above, you just need to enter all of the Serial Numbers for the items you are receiving, as shown in the following images:
CHECK THE SERIAL NUMBERS OR IMEI OF AN ITEM THAT ARE AVAILABLE ON THE SYSTEM
In the Products menu, select the option Articles, select the wanted item and click on Product Traceability option
All of the Serial Numbers that have ever been processed within Gestix will be listed as shown in the image below, you can customize your search, by sold, on hand or production orders as per image below:
EQUIPMENT REPAIR
In the Sales menu, select the option Repair centre
The first step will have to be to create a service order to record the details of the repair and the item to be repaired (including the Serial Number).
When creating the Service Order, in the status area select Unchecked
After saving, you will be able to check and trace the repairs you have on the system and the stages they are in.
The status of the repair can be updated, for that, go back into the Service Order and change the status situation for the desired one
To finalize the quote, a technical report should be included and save at the end. You can now print or send it directly to the customer.
After the quote is approved by the customer, change the status to Repair and save. After saving at the top of the page you will have the option Bill of Materials, click on it
Check if all of the information is correct, add prices of the services provided and materials used. all left to do is to invoice your customer, you can do it by using the option Invoice at the top of the page.
Gestix No Comércio De Equipamentos
Soluções para Máquinas e Equipamentos
Direcionado para representantes ou instaladores e prestadores de assistência técnica a máquinas e equipamentos sujeitos a controlo de prazos de garantia quer perante clientes como fornecedores
Pensado para as empresas que importam ou revendem, instalam e prestam assistência técnica a equipamentos abrangidos por prazos de garantia perante os clientes, bem como da parte dos fornecedores, proporciona a gestão fácil da base instalada, ao longo dos anos, por cliente e por produto, além de permitir a assemblagem de várias partes num produto final único, sem deixar de contemplar a discriminação dos componentes para efeitos de controlo de RMA (peças deficientes) quer da parte de clientes quer a fornecedores.
- Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes e fornecedores já existentes por ficheiro CSV,
- Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
- Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
- Criação de produtos compostos
1 – Criação de Fichas de Clientes e fornecedores, importação de clientes já existentes por ficheiro CSV
Pode criar fichas de clientes e fornecedores de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes ou fornecedores, ou se o número de clientes ou fornecedores já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes ou fornecedores.
O procedimento para a criação de fichas de cliente e fichas de fornecedores é o mesmo, apenas diferindo o menu, conforme imagens em baixo.
Para a criação de clientes, no menu Contas, escolha a opção Clientes
Para a criação de fornecedores, no menu Aprovisionamento, escolha a opção Fornecedores
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a sua importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carregue em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
Para mais informações relativas à criação de fichas de clientes e fornecedores, carregue aqui.
2 – Criação de Fichas de Artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
Assim como no ponto anterior, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.
No menu Produtos, escolha a opção Artigos
Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.
Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.
No menu Produtos, selecionar a opção Multi-Armazém
Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +
Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fim da pagina.
Para uma informação mais detalhada em como criar grupos de desconto para clientes e fornecedores carregue aqui.
3 – Compra e venda de artigos com ou sem numero de série, com ou sem lote e data de validade
Independentemente do tipo de artigos que comercialize, no Gestix tem a facilidade de gerir os seus artigos através de números de série, lotes com ou sem data de validade. Para isso quando cria um artigo selecione o tipo de rastreamento que pretende,
Depois de gravar, o modo de rastreamento ficará ativo e a partir desse momento poderá fazer o rastreamento de artigo através do menu Supervisor > Dashboard.
No exemplo em baixo vamos criar um artigo com rastreio através de lote com data de validade.
Agora que o artigo está criado, vamos fazer uma entrada de stock inicial
No menu Produtos, opção Multi Armazém
Carregue no sinal + para uma nova entrada de stock
Como na figura em baixo, pode escolher o armazém pretendido. Carregue no botão Artigo para selecionar o artigo pretendido, introduza a quantidade e o preço unitário (opcional) e grave a linha, pode acrescentar quantas linhas e artigos desejar.
o proximo passo será criar o lote e datas de validade, depois de gravar a linha do artigo (imagem em cima), conforme imagem em baixo, terá de introduzir o lote do artigo e neste caso a date de validade carregue em Validar Lote para gravar no final da linha, grave no final no topo ou fim da pagina
Depois do artigo estar criado pode comprar e vender, o processo é igual em ambos os casos apenas diferindo o menu em que trabalha,
Para comprar, no menu Aprovisionamento escolha a opção Compras
Para vender, no menu Vendas, escolha a opção Faturação
No exemplo em baixo, vamos vender um artigo que tenha a opção de rastreamento de Número de Lote com data de validade, para comprar os passos são os mesmos
Vamos usar uma Fatura/Recibo para este exemplo, carregue no sinal + para criar novo.
Depois de escolher o artigo e gravar como mostra na imagem em cima, vai ter a opção de escolher o lote pretendido conforme imagem em baixo, no final grave.
Depois de gravar, a operação está completa fica registado o lote utilizado, este pode ser pesquisado rapidamente através do menu Dashboard.
4 – Criação de produtos compostos
O Gestix oferece duas formas de agregar vários artigos e/ou serviços num Produto Composto.
1º – Kit/Pacote (Agregado)
A composição do produto final do tipo Kit/Pacote é definida uma vez e movimentada uma ou mais vezes. O produto final nunca acumula stock, ao invés, são movimentados diretamente os seus componentes.
Ao inserir o produto numa fatura, por exemplo, são automaticamente inseridas as linhas referentes aos respetivos componentes, conforme definidos na composição.
O stock destes componentes é assim descontado no momento do processamento da fatura ou documento de venda.
2º – Ordem de Produção
A composição do artigo é definida uma vez e movimentada em duas fases: Ordem de Produção e Fecho de Produção. O stock dos componentes é descontado no momento da Ordem de Produção; o stock do produto final é contabilizado no momento do Fecho de Produção.
Para informação detalhada em como proceder em ambos os casos click aqui.
Como é Facil Mudar para Gestix
Neste artigos vamos falar de como é fácil de transitar do software que está a utilizar, para o Gestix, e não importa se é uma pequena ou grande empresa.
Vamos ver de como é fácil e como proceder nos seguintes tópicos, pode usar este artigo como um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.
1 – Personalização fatura/documentos fiscais, logotipo
2 – Criação de fichas de clientes com ou sem saldos iniciais, importação por CSV, vertente CRM, tarefas
3 – Criação de fichas de fornecedores, aludindo à semelhança que tem com cliente
4 – Criação de fichas de artigos, entradas de stock inicial, e eventual importação por CSV
5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor
Vamos falar de como é fácil e como proceder nos tópicos em cima, este artigo é um guia para o ajudar a configurar o Gestix para si.
Pode e deve ir alternando entre os tópicos conforme for mais conveniente para si, não precisando seguir o artigo do principio até ao fim.
1 . Personalização Fatura/Documentos Fiscais e Logótipo
O primeiro passo será importar o logótipo ou imagem pretendida
No menu Definições escolher opção Admin
Nas opções do menu da barra lateral carregar na opção Logótipo
Para importar imagem usar a opção Escolher Ficheiro
Depois de importar a imagem pretendida para o logotipo, carregue em atualizar e pode ver de imediato de como ficará o aspeto dos seus documentos, existem vazios parâmetros que pode definir para que os documento fiquem personalizados às suas necessidades, também tem a possibilidade de manter as mesmas definições para todos os documentos, bastando carregar no botão “Modificar Todos” como pode ver na imagem em baixo.
No menu Definições, opção Admin, Definições, é neste menu que pode definir os parâmetros de como quer que o seu Gestix funcione. Pode definir os Detalhes da Empresa Titular, Formato dos Números, Impostos, Documentos de Vendas, Documentos de compras, Inventário, Segurança, Impressão de Faturas e não se esqueça de gravar tudo no fim.
Pode usar as opções de escolha no lado esquerdo do ecrã, para ir diretamente para a opção pretendida
2 . Criação de Fichas de Clientes
Pode criar fichas de clientes de duas maneiras, individualmente se ainda forem poucos clientes, ou se a sua lista de clientes já tem um tamanho considerável e teria de despender muito tempo a fazê-lo, pode importar um ficheiro CSV com toda a informação relativa aos seus clientes, desde o mais básico como nome, morada, telefone; até ao mais complexo como saldo inicial, dia de pagamento entre outros.
No menu Contas, opção Clientes
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de clientes em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de clientes individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus clientes carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Se preferir usar a opção de criar manualmente as fichas dos seus clientes, carregue no botão mais que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.
No menu da barra lateral CRM, tem a opção de criar e gerir tarefas que pode criar e atribuir a clientes, como reuniões, fecho de vendas, apresentações entre outras. Pode gerir o seu dia a dia através da agenda que se encontra no mesmo meu (CRM)
3 – Criação de fichas de fornecedores e atribuição do Saldo Inicial
À semelhança do ponto anterior, a criação de fichas de fornecedores possibilita a importação de ficheiro CSV com toda a informação dos seus fornecedores, ou criar fichas de fornecedores individualmente. Em geral, o processo é o mesmo ao da criação de fichas de clientes como pode ver em baixo.
No menu Aprovisionamento escolha a opção Fornecedores
Use a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de fornecedores em quantidade ou o sinal mais para criar fichas de fornecedores individualmente.
Para importar o ficheiro com a informação dos seus fornecedores carregue na opção “Importar Ficheiro”.
Tal como no ponto anterior, pode descarregar um exemplo para que possa ver como deve estar configurado o ficheiro para a importação, usando o botão “Exemplo”, quando o seu ficheiro estiver pronto, carregue no botão “Escolher Ficheiro” e carreguem em Seguinte como mostra a imagem em cima.
Para criar manualmente as fichas de fornecedores, carregue no botão +, que irá abrir uma ficha de cliente em branco onde pode preencher toda a informação do seus cliente como mostra imagem em baixo
O Saldo Inicial permite atribuir o valor em dívida transitado do sistema anterior, para possibilitar a posterior emissão de recibos até ao montante especificado. Este dado pode ser editado manualmente ou através do carregamento por ficheiro.
4 – Criação de fichas de artigos e carregamento do Stock Inicial
Assim como nos pontos anteriores, o processo para criar novos artigos é o mesmo, pelo que, para criar fichas de artigos, pode fazer-lo através da importação de ficheiro CSV ou criar artigos individualmente.
No menu Produtos, escolha a opção Artigos
Pode usar a opção “Importar Ficheiro” para criar fichas de artigos em quantidade ou usar o sinal + para criar artigos individualmente.
Importando o ficheiro CSV o Gestix assume as quantidades de stock existentes e descriminadas por cada artigo no ficheiro, não sendo necessário dar entrada de stock inicial. Se optar por criar artigos individualmente, terá de fazer uma entrada de stock inicial por cada artigo criado.
No menu Produtos, usar a opção Multi-Armazém
Use a opção Entrada de Stock, carregando no sinal +
Escolha o Armazém em que quer dar entrada de stock, carregue em artigo, uma nova janela irá abrir com uma lista de todos os artigos criados, escolha o pretendido, digite a quantidade de stock que pretende, e carregue no botão gravar no fim da linha, pode inserir quantos artigos desejar, e não se esqueça de guardar no fim no topo ou no fundo da pagina.
5 – Criação de categorias de artigos e grupos de desconto de cliente/fornecedor
No Gestix pode criar categorias para os seus artigos, dando oportunidade de segregar artigos por essas mesmas categorias.
No menu Produtos, escolha a opção artigos
Carregue no botão Categorias no topo do ecrã
Carregue no botão + para criar uma nova categoria
Preencha os dados necessários e não se esqueça de gravar no fim
Depois de criar as categorias para os seus artigos como demonstra em cima, o passo seguinte é a criação de grupos de desconto que pretende.
Pode criar grupos de desconto tanto para clientes como para fornecedores, sendo o processo idêntico, apenas tem de ter em atenção se está no menu Clientes ou Fornecedores.
carregue na opção Grupos de Desconto, use o sinal + para criar um grupo de desconto novo. Preencha os campos necessários e grave no fim
No exemplo em baixo, criamos dois grupos de desconto, Altas Compras e Baixas Compras, conforme mostra a imagem em baixo.
O próximo passo é atribuir a percentagem de desconto por cada grupo de desconto relativa a cada categoria de artigo.
No menu Artigos, use a opção Tabela de Descontos no topo da pagina e carregue em alterar.
Agora defina a percentagem de desconto que pretende, introduzindo os valores na tabela conforme imagem em baixo, gravando no final.
Pode agora selecionar o grupo de desconto na ficha do cliente/fornecedor.
É possível inserir muitas outras informações relevantes, seja manualmente seja através da importação de dados. Por exemplo, é possível importar transações de clientes e de fornecedores, com movimento de contas correntes e de inventário a partir de ficheiros CSV.
Para mais informações não hesite em nos contactar – https://www.gestix.com/#about-us