Com a aproximação de mais uma data, a de 1 de Julho de 2022, para a suposta legitimidade da exigência de Fatura Eletrónica da Administração Pública (FEAP), esclarecemos que continuamos a disponibilizar em opção a FEAP às entidades que queiram implementar, com base nas normas vigentes.
Sobre a legitimidade da exigência de FEAP por parte das entidades públicas, lamentavelmente não temos mais informação além do histórico de sucessivos adiamentos da entrada em vigor da lei por parte da autoridade competente.
A nossa solução é disponibilizada em parceria com a Saphety e envolve:
- Consultoria/Formação para esclarecimento de questões administrativas e opções possíveis para diferentes níveis de implementação com menor ou maior automação)
- Implementação do tipo de solução adequado à Empresa
- Assistência ao utilizador em questões FE e manutenção do serviço
Caso a empresa deseje implementar a FEAP apenas se for obrigatório, é de aguardar novidades da AT. Caso pretenda avançar já, recomendamos a nossa consultoria a partir da qual avaliaremos todos os requisitos e prestaremos esclarecimentos.
Comunicado da Ordem dos Contabilistas Certificados
https://www.occ.pt/pt/noticias/assinatura-digital-qualificada/
Excerto:
Assinatura digital qualificada
17-10-2021
Determinada
entidade emite faturas através de um software e grava essas faturas em
pdf. Posteriormente, sem as rubricar ou assinar, envia aos nossos
clientes via e-mail. A assinatura digital qualificada é uma exigência
para as faturas eletrónicas. Um documento pdf é uma fatura eletrónica?
A software house
informou esta entidade que todas as faturas que fossem enviadas
eletronicamente, ou seja, por e simplesmente não terem sido impressas e
assinadas mas sim retiradas do programa e enviadas por email aos
clientes, são consideradas faturas eletrónicas e por isso têm que passar
a ter uma assinatura digital qualificada para as tornar legais. Uma
fatura retirada do programa da faturação, gravada no computador em
formato PDF e enviada por e-mail, necessita ou não desta assinatura
digital qualificada?
Parecer técnico
A
questão colocada refere-se à validação de faturas, nomeadamente no que
respeita à assinatura eletrónica qualificada, bem como no que se refere à
possibilidade de poderem ser aceites faturas em formato PDF.
As
obrigações de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos
sujeitos passivos de IVA decorrem do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de
fevereiro e do Código do IVA.
Os sujeitos passivos podem processar as
suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos
do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:
– Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;
–
Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente
certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal
das Finanças);
– E, ainda, através de outros meios eletrónicos.
Nos
termos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA e artigo 12.º e seguintes do
Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo
destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a
autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua
legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma
pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se
adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema
de intercâmbio eletrónico de dados.
Os artigos 12.º a 14.º e 28.º a
30.º todos do Decreto-Lei n.º 28/2019, regulam as condições técnicas
para a emissão, conservação e arquivamento das faturas emitidas por via
eletrónica.
As faturas emitidas por via eletrónica, para além de
terem que conter todos os elementos obrigatórios previstos no artigo
36.º e 40.º do CIVA, devem ainda ser emitidas através de sistemas que
garantam a autenticidade da origem, com a comprovação da identidade do
fornecedor ou prestador ou do emitente da fatura e da integridade do
conteúdo, estabelecendo-se tecnicamente a impossibilidade de alteração
do conteúdo da fatura, conforme previsto no artigo 6.º do Decreto-Lei
n.º 28/2019.
Nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º
28/2019, considera-se garantida a autenticidade da origem e a
integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado,
nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
– Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
–
Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento
(UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho
de 2014
– Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de
dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um
acordo que siga as condições jurídicas do ‘Acordo tipo EDI europeu’,
aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de
outubro.
Nos termos do artigo 13.º do Decreto-lei n.º 28/2019, além
dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção
de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via
eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:
– A validação cronológica das mensagens emitidas;
– O não repúdio da origem e receção das mensagens;
– A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
–
Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado
utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado
ou suspenso na respetiva data de emissão.
Nos termos do art.º 14.º do
mesmo diploma, note que os acordos celebrados entre os emitentes e os
destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes
emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao
utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica,
devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração
tributária.
Até 31/12/2020, a emissão de faturas por via eletrónica
pode continuar a ser efetuada mediante a aposição de uma assinatura
eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado.
Contudo, o Despacho
n.º 437/2020-XXII do SEAF, de 09/11, veio permitir que, até 31 de março
de 2021, devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas
faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação
fiscal. Posteriormente, o Despacho n.º 260/2021-XXII, de 27/07, veio
alargar essa possibilidade até 31 de dezembro de 2021.
Assim, só a
partir de 1 de janeiro de 2022 é que será obrigatória a emissão de
faturação eletrónica, com assinatura qualificada, selo eletrónico
qualificado ou sistema EDI.
A partir de 1 de janeiro de 2022, a
emissão de faturas por via eletrónica requer que seja efetuada mediante a
aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico
qualificado, emitidos mediante a aquisição de certificado a uma entidade
privada devidamente credenciada para o efeito pelo organismo estatal de
tutela (Gabinete Nacional de Segurança).
Conforme previsto no n.º 10
do artigo 36.º do CIVA, para além do cumprimento destas formalidades
técnicas na emissão da fatura por via eletrónica, esta apenas pode ser
emitida quando o adquirente ou destinatário aceite previamente receber a
fatura nesse formato eletrónico.
Como resulta destes procedimentos
para as faturas eletrónicas, os sujeitos passivos podem emitir e enviar
as suas faturas de forma desmaterializada, mediante determinadas
condições ali previstas acordadas entre as partes.
Desta forma, os
procedimentos de emissão de faturação por via eletrónica a emitir a
adquirentes do setor privado (sujeitos passivos ou consumidores finais)
não são obrigatórios, sendo uma mera opção a adotar pelos sujeitos
passivos, desde que cumpridos os referidos requisitos legais
mencionados.
Tal como acima referido, os procedimentos de assinatura
eletrónica avançada estão previstos legalmente no Regulamento (UE) n.º
910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, e
anteriormente no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, que foi
substituído pelas normas do referido regulamento comunitário.
Já os
procedimentos para implementação da assinatura eletrónica qualificada
são de natureza informática e legal, estando fora do âmbito de resposta
do departamento de consultoria da Ordem dos Contabilistas Certificados.
Finalmente,
em relação ao Certificado Digital de Fatura Eletrónica, informa-se que
estão em curso alterações legislativas nesta matéria, nomeadamente
através da Portaria n.º 305/2020, de 29/12, que veio regulamentar a
disponibilização de mecanismos de assinatura eletrónica qualificada, com
certificação dos atributos empresariais, utilizando a infraestrutura
existente na administração pública, nomeadamente os meios disponíveis no
sítio autenticacao.gov.pt, o sítio oficial dos meios de identificação
eletrónica, assinatura eletrónica e autenticação segura do Estado.
Assim, por exemplo, através da portaria referida, possibilita -se a
utilização dos atributos empresariais do Sistema de Certificação de
Atributos Profissionais (SCAP) para a assinatura de faturas eletrónicas.
Contacto: info@gestix.com
