Criar um utilizador ou alterar definições

 

Criar novo utilizador ou alterar definições do atuais

 Este procedimento apenas poderá ser efetuado com um utilizador  com permissões de administrador no seu Gestix. 

No menu Admin | Utilizadores poderá adicionar utilizadores ou até alterar os atuais.

novo_utilizador

 

Finalize clicando no botão gravar e ficara utilizador habilitado. 

Para alterar o utilizador, na conta clique botão editar (lapis) 

alterar_utilizador

Edite as alterações e no fim grave.

Caso queira eliminar um utilizador bastará clicar no botão eliminar (X  a vermelho)

Imprimir códigos de barras com o Gestix Business 2014

Gestix permite imprimir etiquetas com código de barras, descrição e preço do artigo em folhas de etiquetas autocolantes de 1×1 a 14×4 etiquetas por página.

Este método utiliza um tipo de letra especial (Barcode Font) que deve ser instalado* no posto de trabalho onde se vai imprimir as etiquetas.

Produção das etiquetas

Preparar os artigos: verifique nas fichas que o campo código de barras está devidamente preenchido. Pode utilizar o leitor de códigos de barras para não ter de digitar os códigos.

Códigos de Barras nos artigos
Códigos de Barras nos artigos

No menu Artigos, selecione o mapa Códigos de Barras e escolha o formato pretendido.

Definir o formato das folhas de etiquetas autocolantes
Definir o formato das folhas de etiquetas autocolantes

Ao pressionar Prosseguir pode indicar o número de etiquetas a imprimir de cada referência.

Indicar o número de etiquetas a imprimir para cada artigo
Indicar o número de etiquetas a imprimir para cada artigo

Pressione o botão Imprimir para visionar o resultado antes de imprimir.

gestix-barcodes-4

Pressione novamente o botão Imprimir para escolher a impressora e imprimir o resultado.

*Instalação do tipo de letra “Barcode Font”

A primeira vez que é utilizado este sistema é necessário instalar o tipo de letra de código de barras. Existem versões pagas e versões gratuitas, o utilizador deve selecionar este componente em função das suas necessidades.

Descarregue o tipo de letra de códigos de barras disponibilizado pelo seu fornecedor (neste exemplo, a IDAutomation), e instale-o no computador que está a utilizar. Só é necessário instalar uma vez. Se não ficar logo disponível, reinicie o computador.

Para instalar, abra o ficheiro do tipo de letra descarregado, e clique em Instalar.

Instalar o tipo de letra Código de Barras
Instalar o tipo de letra Código de Barras

(Se necessário, consulte o manual do seu computador/posto de trabalho para informação sobre se suporta o tipo de letra e como o instalar).

Depois, abra o Gestix e edite o parâmetro usr_barcodefont colocando no campo Valor o nome do tipo de letra instalado.

Definir no Gestix o parâmetro usr_barcodefont
Definir no Gestix o parâmetro usr_barcodefont

O Gestix fica então pronto para gerar os códigos de barras da forma anteriormente descrita.

Outras soluções

Soluções alternativas para produzir etiquetas personalizadas de códigos de barras: adquirir uma impressora específica, a qual geralmente vem com programas para compor e imprimir as etiquetas, importando os dados por folha de cálculo ou de outra forma.

Definir um Plano Anual no Gestix Budget

O Gestix Budget associa as transações financeiras (recebimentos, pagamentos) a rubricas (ou categorias) do Plano Financeiro que o utilizador define no menu Budget.

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No menu Rubricas, se não existir um plano para um dado ano, não aparece a possibilidade de selecionar esse ano no topo da página.

budget-pt2

Ao entrar o novo ano, se já trabalhou com o Gestix Budget no ano anterior, pode iniciar o Plano Anual a partir do Plano do ano anterior. Nesse caso é recomendado selecionar o ano anterior e efetuar a operação Rubricas / Check Structure acessível através de links no final da página.

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Neste exemplo, assumimos que estamos em 2015 e temos um plano finceiro de 2014 cuja estrutura pretendemos conservar. Vamos assim escolher a opção de criar o plano de 2015 por cópia do plano de 2014.

Abra o menu Plano do Ano e selecione o ano que pretende criar (neste exemplo selecionamos 2015)

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São então apresentadas as opções disponíveis para criar o plano do ano selecionado.

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Selecionamos o ano cujo plano pretendemos reutilizar e clicamos no botão junto para concretizar. Após uns instantes, é apresentado o resultado, um plano em branco.

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Se não tem plano anterior, ou simplesmente pretende criar um plano novo, pode usar o Plano de Exemplo.

Criar Plano Financeiro
Criar Plano Financeiro

Este plano simples, define um número reduzido de rubricas para receitas e para despesas.

gestix-budget-exemplo-2

Pode ser preenchido facilmente com as verbas anuais e é feita a distribuição dos valores pelos meses do ano, ou mês a mês.

Inserir a Previsão no Plano Financeiro
Inserir a Previsão no Plano Financeiro

A apresentação em milhares de Unidades Monetárias facilita a leitura de mapas com números grandes.

O Plano Financeiro em milhares de Euros
O Plano Financeiro em milhares de Euros

Por fim, no menu Preferências, pode atribuir uma rubrica do seu plano a cada uma das séries de faturação/compras que regista no sistema.

gestix-budget-exemplo-3

Como reiniciar os numeradores de faturas?

Se pretende alterar a sequência de numeração das faturas ou outros documentos, antes de emitir um documento no novo ano, pode alterar o numerador (campo Próx. Número) de cada uma das séries de documentos que utiliza.

Se o utilizador não fizer nenhuma alteração, o Gestix mantém a numeração na sequência anterior, sem nunca repetir o número do documento.

Se o utilizador pretender iniciar o numerador no início do ano, recomenda-se que o faça precedendo o número por um prefixo de ano, como por exemplo:

2014-0001, ou 20140001.

No menu Admin | Doc. Faturação, editar cada uma das séries

Numeradores de Faturas/etc

Definir o número do próximo documento

Reiniciar o numerador de uma série de faturação
Reiniciar o numerador de uma série de faturação

Fazer o mesmo para cada uma das séries pretendidas

Numeradores reiniciados para 2014
Numeradores reiniciados para 2014

 

Ao fazer a próxima fatura, o novo número será apresentado

Novo ano, novo número de fatura
Novo ano, novo número de fatura

Se a sua empresa estiver sediada em Portugal, devido a constragimentos do site da AT, é recomendado incluir o prefixo do ano, pois o site das Finanças está a rejeitar documentos que tenham número exatamente igual ao de um documento que já tenha sido comunicado em nome dessa entidade. Dessa forma se recomeçar as faturas do número 1 e já tiver comunicado faturas com a mesma numeração, o ficheiro será rejeitado pelo site das Finanças.

Comunicado da ASSOFT
Comunicado da ASSOFT

Ficheiro SAF-T PT 2014 – Nova opção

A partir de Janeiro de 2014 muitas empresas que não eram obrigadas a utilizar software de faturação certificado passam a ser.

Quem já utilizava software de faturação passa a ter de utilizar em 2014 software certificado, seja ele produzido dentro de portas ou não.

Não podia ser de outra maneira para a AT poder garantir a integração de toda a informação de faturação, de todas as empresas, através do ficheiro SAF-T PT.

O Gestix disponibiliza uma nova ferramenta para processar o SAF-T em versão 1.03, em conformidade com a portaria 274/2013, publicada a 21 de Agosto.

Ao entrar no menu de Auditoria/SAFT, o utilizador tem agora a opção pré-selecionada “1.3 P. 274/2013”, bastando clicar em Testar SAFT para visualizar os valores apurados, ou Extraír SAFT para descarregar o próprio ficheiro XML para análise ou comunicação à AT.

SAFT 2014
SAFT-PT 2014

Todos os novos produtos incluem esta funcionalidade.

Detalhes: Gestix SAFT

Se utiliza uma versão antiga do software e tem plano em dia, a sua atualização é fornecida no âmbito do plano Cloud ou Download que possua. Contacte o nosso Suporte em caso de dúvida.

Fatura com IVA de Obras de Arte, Artigos de Coleção e Antiguidades

O Gestix permite a aplicação do regime especial de IVA a que se refere o D.L. 199/96 de 18 de Outubro, relativo à transação de artigos em segunda mão, obras de arte, antiguidades ou artigos de coleção.

http://www.gestix.pt/pdf/regBens2Mao.pdf

Neste regime, o IVA é calculado sobre a diferença entre o preço de compra e o preço de venda.

Para habilitar esta funcionalidade, primeiro habilitar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão” no menu Gestix Admin | Configuração:

Habilitar a opção "Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão" no menu Gestix Admin | Configuração
Detalhe da opção a ativar no menu Admin | Configuração

O ficheiro de artigos passa a poder ter artigos no regime normal do IVA e artigos no regime especial de Obras de Arte/2ª Mão. O custo do artigo é calculado automaticamente ao registar a entrada em armazém da peça.

O custo do artigo é 11000 euros, a venda será feita por 15000, o IVA incluído é calculado sobre os 4000 da diferença.
O custo do artigo é 11000 euros, a venda será feita por 15000, o IVA incluído é calculado sobre os 4000 da diferença.

 

Na venda, o IVA é calculado de forma específica.

Venda de Obras de Arte
Venda de Obras de Arte

A fatura resultante não ostenta o valor do IVA, não revelando assim dados que possam permitir ao cliente determinar o lucro da peça para o vendedor.

IVA não discriminado na fatura entregue ao cliente
IVA não discriminado na fatura entregue ao cliente

No ficheiro SAF-T de transmissão das faturas ao site da AT, extraído para o período de um dia em que apenas existe uma vendam, para efeitos de teste, pode ver-se o detalhe do movimento gerado.

Extração do SAF-T para efeitos de teste do regime de IVA em Obras de Arte
Extração do SAF-T para efeitos de teste do regime de IVA em Obras de Arte
Detalhe do ficheiro XML de auditoria fiscal
Detalhe do ficheiro XML de auditoria fiscal

O que é uma Fatura? E um Recibo?

Para quem é novo no mundo da logística, o simples pode parecer confuso. Eis alguns elementos fundamentais.

Encomenda é o pedido do cliente, solicitar o produto ou serviço.

Fatura (Factura) é a prova da compra, da transmissão dos bens. Prova que o cliente é agora o dono do produto ou beneficiário do serviço, e é então devedor do respetivo montante.

Recibo é a prova do pagamento da fatura.

Uma venda a prazo (venda a crédito) envolve no mínimo uma fatura, e um recibo quando é recebido o pagamento, mesmo que seja por um cheque pré-datado. (No caso de o cheque pré-datado depois não ter cobertura, só então é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada, já que a dívida da fatura original foi saldada no momento em que foi emitido o recibo.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura

Recibo

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

Uma venda a pronto (venda a dinheiro) é o caso em que a dívida é saldada de imediato no momento da transmissão dos bens, como tal pode dar origem a um único documento, o qual representa simultaneamente a fatura e a prova do respetivo pagamento.  (Aqui também pode dar-se o caso de o meio de pagamento ser cheque pré-datado e depois não ter cobertura. Tal como no caso da venda a crédito, só quando o cheque é devolvido é que pode ser feita uma nota de débito a titular novamente a dívida daquela importância não cobrada.)

[Proposta – cotação]

[Encomenda]

Fatura/Recibo*

[Notas de Débito e Crédito para descontos, abatimentos, encargos, etc]

(*) A designação “venda a dinheiro” não é muito correta para identificar o documento “fatura/recibo”, seria como designar a fatura como “venda a crédito”. A designação correta é fatura/recibo para a venda a dinheiro, e apenas fatura para a venda a crédito.

Configuração de Documentos Gestix

Os documentos financeiros e logísticos Gestix dispõem de opções de personalização comuns acessíveis a partir do menu Faturação da aplicação.

Configuração da Fatura de Cliente

Série: código da série, pode conter letras e números

Designação: título do documento, atribuído pelo Utilizador

Próx. Número: Número sequencial que só pode ser alterado quando não existem documentos registados no ano corrente

Preferencial: O documento é usado por omissão quando é necessário faturar um outro documento

Nº de Cópias: Indicar o número de vias em que o documento deve ser produzido em papel ou PDF

Incluir Carga/Descarga: disponibiliza os campos para edição e impressão da Data/Hora de Carga e dados relacionados

Imprimir imediatamente: abre de imediato a janela de impressão após gravar o documento

Comportamento IVA: +IVA ou IVA Incluído

  • + IVA: Aos preços unitários apresentados na fatura acresce IVA
  • IVA-Incluído:Os preços unitários são apresentados com IVA incluído

Como Substituir uma Factura no Gestix

No menu Faturação consulte a fatura a anular e substituir.

Clique o botão Anular

Após introduzir a razão para a anulação, escolha a opção “Anular e Susbtituir Documento”

Após processamento da anulação, um novo documento cópia do primeiro está pronto para ser editado e emitido.

Note que mesmo que cancele a edição e escolha não gravar o novo documento, o anterior permanecerá anulado.

Atenção, documentos fiscais não devem ser anulados exceto quando não chegam a ser emitidos por qualquer erro ou engano. Consulte sempre o seu contabilista ou Finanças em caso de dúvida.