This example shows how to use the Gestix ERP CRM to generate invoices from CSV files in a custom format.
The first section focus on the routinely operation of importing a CSV file and generating invoices from it. The last section focus on the initial set up that is to be performed only once for a given CSV layout.
We assume all data supplied to the system comes from the CSV file. In the process, when the customer doesn’t exist in the file, it is created. Otherwise it is updated if their details have changed since previous import. The same behavior applies to products (stored in the Articles file) and to services (stored in the Services file).
Note: the user interface language inside Gestix is independent of the language of the produced invoices. Users can as well choose the language in which to print the invoices at the time they print or store the pdf.
Routinely Import Invoices
Gestix ERP CRM is available for European counties as well as for non European countries. Some countries, including Portugal, require the invoicing software to provide the SAF-T xml file reported to the Tax Authority. This particular setup is for a company subject to Portuguese Tax Authority rules. In this case, invoices are to be issued in two steps:
Phase 1, load the CSV into the system producing a batch of proforma invoices;
Phase 2, generate a batch of final invoices from the outstanding proforma invoices imported in phase 1.
Phase 1: Import the CSV file
Enter the Orders menu and select Proforma Invoice. Then click on Data Import.
Select a CSV layout pressing the arrow next to its description.
Press the Choose File button to upload the CSV file for the current batch.
Press the Test button to preview the documents before they are stored on to the system.
The chance to check the data imported before saving the documents in the system.
Press Back when ready.
Proceed importing the CSV File
Finally press the Import File button. Allow some time for the process to complete.
Import completed.
Then the report of stored documents is shown. If an error occurs during the processing of each document it will be noticed in this report.
View the just imported documents to check the result
Click the Search button to list the imported documents.
List of imported proformasCheck the details of the document just imported
Phase 2: Generate the Invoices
Enter the Invoicing menu and open the Report tab.
To issue the final invoices enter the Invoicing menu and go to the Report tab.Choose Automatic Billing by Document
Press the Automatic Billing By Document button.
Select the Document set and press Continue
Select the Document Set for the invoices to be generated. You can specify the Invoice Date as well (current date assumed by default). At this point you can also control which invoices to process by checking or unchecking each line.
Press the Continue button to proceed to the confirmation page.
Press Save to generate the final invoices
Finally, confirm the operation by pressing Save.
The process is finished.
You can find your newly created invoices in the following Fiscal Report.
The overall process terminates at this point.
Initial setup – Define the CSV layout
The first line of the CSV is expected to contain column headings. Each line in the source invoice is represented by a line in the CSV file. If the invoice has three lines, for instance, there will be three lines in the CSV file will all column data repeated except for the columns related to the items.
Customer data (number, name, billing address, shipping address, VAT ID number, etc.)
Invoice header data (invoice number and date, etc.)
Item data (product code, description, quantity, unit price, etc.)
The Item Status Type field allows for telling Gestix whether the item is to be considered an Article (P), a Service (S), or plain Text (T). If the item code is not supplied the item is assumed to be stored as plain text.
Note: you don’t need to go through this steps each time you want to import invoices. Generally this task is required only once, on initial setup.
Sample CSV File for this example (extra blank lines added for clarity):
“2020/DA10562″;”02-12-2020″;”01-01-2021″;”119628/DO0105934″;” Folha de Participação Nº. 31511″;”30 Dias”;;506819523;1111;”WESTIX”;;;;”RUA LUIS CAMOES 32″;;”2130-062 BENAVENTE”;”PT”;0;”1082,4″;”Local de Intervenção: R. José Nº. 1 Lj. Os serviços prestados foram realizados em 30/11/2020(DL. 256/2003 Art. 36) IBAN para transferência: PT50 xxx 34333 YYYYY (pf indicar nº. de factura ou Nota Visita nas transferências)”;149;”desentupimento e/ou limpeza: rede geral de esgotos residuais e/ou pluviais”;1;;880;23;0;0;”Factura Por Liquidar”;”S”
“2020/DA10562″;”02-12-2020″;”01-01-2021″;”119628/DO0105934″;” Folha de Participação Nº. 31511″;”30 Dias”;;506819523;1111;”WESTIX”;;;;”RUA LUIS CAMOES 32″;;”2130-062 BENAVENTE”;”PT”;0;”1082,4″;”Local de Intervenção: R. José Nº. 1 Lj. Os serviços prestados foram realizados em 30/11/2020(DL. 256/2003 Art. 36) IBAN para transferência: PT50 xxx 34333 YYYYY (pf indicar nº. de factura ou Nota Visita nas transferências)”;;”Serviços de Limpeza”;;;;;;0;”Factura Por Liquidar”;”T”
“2020/DA10562″;”02-12-2020″;”01-01-2021″;”119628/DO0105934″;” Folha de Participação Nº. 31511″;”30 Dias”;;506819523;1111;”WESTIX”;;;;”RUA LUIS CAMOES 32″;;”2130-062 BENAVENTE”;”PT”;0;”1082,4″;”Local de Intervenção: R. José Nº. 1 Lj. Os serviços prestados foram realizados em 30/11/2020(DL. 256/2003 Art. 36) IBAN para transferência: PT50 xxx 34333 YYYYY (pf indicar nº. de factura ou Nota Visita nas transferências)”;;”Deslocação para o local de intervenção”;;;;;;0;”Factura Por Liquidar”;”T”
Enter the Orders menu, select Pro-forma Invoice and then enter the Data Import menu from the top menu.
Crate a New Layout by pressing the plus sign (+).
Create the layout for this type of CSV
Give it a name and press the Choose File button.
Adding a new layout to the system – step 1 of 2
Then press Save.
Adding a new layout to the system – step 2 of 2
Select the newly added layout by pressing the arrow next to its Description.
Assign each input column in the CSV to a table and field in Gestix (we can do this for you)
Go through each column and press Check as needed to update the view with your choices.
When ready, press the Test button to preview the results.
When no column are shown in orange color, press the Test button.This information is stored in the system and will be reused each time you need to upload CSV files to test or import as long as they use the same internal format.
At this time the system is ready for the routinely operations.
O menu Clientes do Gestix Business disponibiliza a opção Pedido de Pagamento, na secção de listagens. Esta opção permite imprimir uma carta a alertar o cliente para os documentos vencidos.
O Gestix Enterprise permite também enviar estes pedidos de pagamento diretamente por mail, para todos os clientes selecionados que tenham mail na ficha de cliente.
É apresentada a lista de pedidos de pagamento, com botões para imprimir, PDF, e envio de mail.
Quando algum dos clientes selecionados não tem endereço de mail no campo principal, o botão de Enviar Mail aparece rosado, mas permite enviar para os clientes que tiverem email.
Nota: caso nenhum cliente tenha o campo Email preenchido na ficha, não aparece mesmo a opção Enviar Mail, como no exemplo seguinte.
Ao clicar Enviar Mail é pedida confirmação e, ao avançar, são enviados os mails e apresentado o resultado no ecrã.
Esta funcionalidade está disponível nas novas edições Gestix Enterprise.
Era para entrar em vigor em Janeiro de 2020, o software Gestix estava preparado, mas entretanto, a 13 de Dezembro, saiu despacho a adiar para 2021.
Despacho n.º 66/2019-XXII-SEAF, de 13/12
Comunicação de informação relativa aos inventários – artigo 41.º do
Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que altera a redação do n.º
1 do artigo 3º-A do Decreto-Lei n.º198/2012 de 24 de agosto Por
despacho n.º 66/2019–XXII, de 13 de dezembro de 2019, do Senhor
Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, foi determinado que:
• a estrutura do ficheiro através do qual deve ser efetuada à
Autoridade Tributária e Aduaneira a comunicação dos inventários,
aprovada pela Portaria n.º 126/2019, de 02 de maio, entre em vigor para
as comunicações de inventários relativas a 2020 a efetuar até 31 de
janeiro de 2021.
• a comunicação de inventários a que se refere o artigo 3º-A do
Decreto-Lei n.º198/2012 de 24 de agosto, mantenha a estrutura atualmente
em vigor para as comunicações de inventários relativas a 2019 a efetuar
até 31 de janeiro de 2020 para os sujeitos passivos que se encontram
obrigados nos termos da atual redação do referido artigo.
Nova opção na introdução de faturas e outros documentos, Gravar e Continuar, para agilizar o processo de lançamento de vários documentos do mesmo tipo
Nova opção para obter o Certificado de Licença Gestix a partir do menu Admin / Licenciamento
Configuração de Texto padrão para o envio de mails com nova opção para preencher assinatura (Admin | Texto | SENDMAIL: com parágrafo 1 em branco, o parágrafo 2 funciona como assinatura)
Otimização dos menus de Faturação, Encomendas e Central de Reparações para maior fluidez na operação
Revisão da Listagem ABC de Clientes (acumulado)
Nova Listagem ABC de Clientes por País (acumulado)
Envio direto do ficheiro SAF-T por mail
Corrigida falha que obrigava a introdução manual do Serial Number do Artigo ao fazer Guia de Remessa a partir de Encomendas importadas de aplicação externa (Amazon)
Corrigida falha na exportação de dados para CSV que fazia sair o CSV em branco
Atribuição de preço em Kit/Pacote na Gestão de Produção não considerava corretamente o respetivo Modelo de Produto
Correção de falha que podia permitir erro no cálculo do desconto em documento de compra
Correção de falha na procura nas descrições das Tarefas Correção de falha na duplicação de Modelo de Produto na Gestão de Produção
Versões anteriores
Modelo de fatura “Portugal” com QR-Code
QR-Code em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, exceto no modelo “Europa”, para quem não pretenda incluir o QR-Code antes de 2022.
Opção para tornar obrigatório o registo do mail do cliente em Admin | Definições
Quer fazer o inventário a 1 de Janeiro de 2020 sem ter de acertar tudo para trás?
Faça login no seu Gestix (back-office) e aceda ao menu Admin.
Introduza a data 2020-01-01 no menu Parâmetros (os movimentos anteriores a esta data serão ignorados para efeito de inventário)
Clique no lápis para editar o parâmetro usr_stock_dateIntroduza esta data sempre no formato AAAA-MM-DDApós gravar confirme que está no formato correto (AAAA-MM-DD, por exemplo 2019-12-31).
Abra o menu Verificação de Consistência e clique em Verificar todos os itens.
No final, verifique no menu Artigos (back-office), que a existência é zero. Seguidamente pode introduzir as entradas no menu Armazém (back-office) conforme a contagem física, caso se aplique.
Registar aprovisionamento de artigos e respetivos Números de Lote e Prazos de Validade
A entrada do artigo em stock através do aprovisionamento no Gestix, pode ser realizado de duas maneiras, através do documento Guia de Receção ou diretamente no documento de Fatura de Compra, no menu Compra na secção de Fornecedores.
Definir que o Artigo tem Lote/Validade
No menu Artigos, ao criar a ficha para o Artigo, indicar que pretende Rastreio por Lote/Validade.
Listagem de Lotes em Stock
Listagem Números de Lote / Data de Validade
Critério: Data de Validade
Verifique os filtros a serem aplicados de acordo com critérios pretendidos, no exemplo a seguir selecionado o critério de Data de Validade e o armazém Stock e respetivas datas para filtro de validade
Obtém o seguinte resultado, podendo exportar para folha de calculo ou imprimir
Critério: Armazém
Filtros utilizados no exemplo a seguir, apenas stock a positivo e com mesmo período entre datas, sendo selecionado a opção qualquer em armazém (dessa maneira o Gestix indicará os resultados tendo em conta todos os armazém virtuais existentes)
Obtendo o seguinte resultado em seu ecrã
Devolução de Artigos por parte do Cliente
Ao Registar uma devolução a cliente, o Gestix permite a operação para Números de Lote registados em documento que corresponda aquele cliente, não permitindo que seja Devolvido um Lote que não vendido para aquele Cliente
Devolução Registada a Fornecedor
O Gestix trabalha de igual maneira, permite Devolução apenas de Lotes relativos a Documento Origem de devolução
Sua empresa trabalha com muitos artigos, os quais estão sempre a mudar? São artigos únicos cujo stock não é renovado e com isso cria-se uma grande dificuldade em manter seu POS organizado e atualizado?
Com o Gestix POS você consegue ultrapassar essa situação sem dificuldades, pois agora tem a possibilidade de trabalhar com páginas editáveis, o que permite adicionar e remover artigos do seu POS e também organizá-los, independente de sua estrutura de inventário.Quando necessário retirar as Famílias existentes no POS atual, para passar a utilizar as páginas editáveis, vá por favor ao menu “Famílias” no vosso Gestix e ao editar a ficha da família desmarque por favor a opção “POS”, conforme imagem abaixo.Para começar a trabalhar com as páginas editáveis veja o Post:
Depois de retirar a exposição no POS das “Famílias” dos “Artigos”, ao abrir o POS, faça “Atualizar” e ficará em branco então as “Famílias”, mostrando apenas os serviços que estiver registados no Gestix
Para criar novas páginas, clique em “Novo Botão” ou para editar página, selecione a família na parte superior e clique em “Editar (nome da pagina)”, abrirá a página onde colocará o título do Botão e carregará em baixo os artigos que aparecerá na página no POS. Ao adicionar “Artigos” registados, basta adicionar a referencia do artigo e fazer Enter
Ao fazer “Gravar” voltará para o POS e poderá confirmar os itens carregados na página
Ao entrar no vosso Gestix b-POS aparecerá no menu lateral as funcionalidades do vosso Gestix
Menus e Funcionalidades de que Dispõe
Menu Clientes, onde pode fazer toda a gestão de seus clientes
Menu Faturação
Menu Serviço, onde regista os serviços a faturar. Ao registar um serviço e marcar a opção listado no Ponto de Venda, aparecerá a Página de serviços no seu POS
Comece a usar o seu POS tátil
Ao abrir o POS
Para criar novas páginas, clique em “Novo Botão” ou para editar página, selecione a família na parte superior e clique em “Editar (nome da pagina)”, abrirá a página onde colocará o título do Botão e carregará em baixo os artigos que aparecerá na página no POS.
Ao fazer “Gravar” voltará para o POS e poderá confirmar os itens carregados na página. Carregue então as Páginas com os respetivos artigos ou serviços que desejar.
Agora já pode faturar normalmente, através do seu POS
Para configurar o modelo de impressão vá ao menu Admin > Logotipo.
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